《地方志索引编制规则（草案）》编制说明

衡中青

（佛山科学技术学院图书馆     广东佛山  528000）

一、制定《地方志索引编制规则（草案）》可行性分析

1 地方志概况

什么是地方志？各家定义大同小异。因本文所涉为现代方志，故采用2006年5月18日以国务院令形式颁布的《地方志工作条例》中的定义。其第三条规定：“第三条  本条例所称地方志，包括地方志书、地方综合年鉴。地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。地方志分为：省（自治区、直辖市）编纂的地方志，设区的市（自治州）编纂的地方志，县（自治县、不设区的市、市辖区）编纂的地方志。”

显然，上述定义是针对现代方志而言的，包括地方志书和地方综合年鉴，分为省级、市级、县级三个级别，常称为“三级志书”、“三级地方综合年鉴”。

地方志是我国特有的地方文献，起源于秦汉时期的地记，至今已有两千多年的历史。地方志记述的内容重点，随着时代的变化而变化。秦汉时期的地记、人物传等是这一时期地方志的主要表现形式；嗣后出现了异物志、物产志；图经是隋唐时期的代表形式；到了北宋和南宋，地方志体例和内容基本成型；《元一统志》纂修完成开创了后世“一统志”先河；明、清时期大规模、大范围官修方志，使我国古代方志发展达到鼎盛，民国及新中国亦盛援此例。据《中国地方志联合目录》统计，宋代至民国时期存世的方志有8264种，11万余卷，约占中国古籍的十分之一。

新中国成立后，我国政府即着手官修方志工作。据国家档案局的统计，到1960年，全国已有20多个省、自治区、直辖市的530多个县开展了修志工作，其中有250多个县编写出了初稿。后因文革出版的很少。

改革开放后的1980年代初，恢复官修方志，首轮修志开始。据中国地方志指导小组统计，截至2010年底，首轮省、市、县三级志书规划5993部，出版5803部（第二轮修志业已开始，三级志书规划5995部，目前出版近千部）。省、市、县三级地方综合年鉴出版约1510种10200部，乡镇村志3500部。^[1]持续不断地编修地方志是我国优秀的文化传统，新中国成立后所修地方志书，再加上1980年代陆陆续续创刊的地方综合年鉴，数量十分庞大。

但是，可惜的是这些志书和年鉴大多没有编制索引。有索引的也多不规范。据有关专家估测^[2]，能查到编制了索引的志书不到总数的1%。年鉴索引情况稍好，2004年有专家估计^[3]，编制较为规范索引的各类年鉴，可能连20%都不到。地方志缺乏索引，缺乏规范的索引，已成各界共识。

2 可性分析^[①]

（1）索引已纳入方志体例，客观上需要索引标准作为指导

1980年代第一轮修志之时，倡导地方志要编制索引。而后历经发展，至2008年9月，中国地方志指导小组印发的《关于地方志书质量规定》把“索引”列为第八种体裁，形成“述、记、志、传、图、表、录、索引”八体。把“索引”纳为地方志体裁之一，意即缺乏索引的地方志是不完备的。

索引纳入新编方志体例的规定,意味着今后新编出版的方志必须编制索引,方志纂修人员必须按照其他七个体例一样认真对待索引的问题。可是,近年发布的地方志纂修有关法令、法规除了把索引纳入体例外,并没有对索引编制作出其他要求,更谈不上方志索引的编制准则和规范。这种情况势必造成这样的尴尬局面:一方面全部新编方志需要编制索引,另一方面索引编制人员又无章可循。其最终结果是编制出来的索引格式不一、五花八门。要消除这种尴尬局面就必须制订《地方志索引编制规则》之类标准文献,供索引编制人员遵章执行。

（2）方志是工具书，必须编制索引

地方志是汇集一方基本知识和系统资料的地方百科全书。因此, 地方志是一种资料性工具书，篇幅巨大, 动辄百万言, 上千万言的比比皆是。读志用志时不可能逐页浏览, 而志书本身提供的目录这种检索工具则是太简略, 不能担当基于内容的检索重任。索引正好弥补这种缺陷, 其编排顺序异于目录, 能够深入揭示方志的信息内容。读者使用它能够快速检索到所需信息。事实上, 工具书是专供查找知识信息的文献、资料系统, 但需要时才查考使用。因此为地方志编制索引理所当然。

为工具书编制索引, 在国内外已形成共识, 国外甚至规定工具书不附索引不能出版。我国虽无此规定, 但我们相信总有一天会走到这一步。这一点, 从中国地方志指导小组发布的《关于地方志书质量规定》可以看出端倪。这个规定把“索引”纳入方志体例, 其实质的含义是：没有索引志书不能出版。

（3）现有的基础和条件

①现有国家标准。2008年11 月3日, 由中国索引主持制订的国家标准《GB/T22466 -2008<索引编制规则(总则)>》颁布, 并于2009年4 月1日正式实施。该标准为各种类型索引的编制提供有关内容、表示及其组织的一般规则和说明性的规定及实例, 既适用于任何类型文献的索引编制, 也适用于人工编制的和计算机编制的各种类型的索引(包括纸质印刷索引、索引数据库等), 并可作为今后制订各类索引编制规则(细则)的依据。《地方志索引编制规则》制订以此为据, 并作为其细则之一来颁布、实施。

此外, 为了配合在全国推广、实施《索引编制规则(总则)》, 中国索引学会还主持编写了《索引编制手册》和《索引编制规则(总则)应用指南》, 两书业已出版, 专设“地方志索引编制”章节, 重点说明地方志索引的性质、类型和特点, 编制过程及技术要点,并附有示例及其说明。

国家标准GB/T22466 -2008 及《索引编制手册》、《索引编制规则(总则)应用指南》在技术规范上为《地方志索引标准》的制订奠定了技术基础

②中国索引学会提供了组织保证。成立于1991年中国索引学会, 是索引研究和编纂的非营利性学术组织, 以促进索引理论研究、繁荣索引编辑出版、培训索引编纂人才、加强国内外学术交流为宗旨, 下设学术研究、编译出版、教育培训和宣传联络四个专业委员会, 组织机构健全, 目前在全国图书馆、信息、学术文化和编辑出版领域有会员1000余人, 其中有国内索引学领域的一流学者, 也有致力于地方志索引理论研究和编制实践的专家。因此, 中国索引学会完全可以为《地方志索引编制规则》提供组织和人才保证。

此外, 分布于全国各地的方志编修机构,亦是提供制订《地方志索引编制规则》的组织和人才保证的重要源泉。从第一轮大规模修志到现在30多年了, 方志编修机构拥有一支庞大的队伍, 其中新编方志索引不少是出自他们之手, 积累了丰富的经验。理论和实践结合才能制订出切合实际的标准。事实上, 标准的最终使用者就是方志编修机构。

二、编制说明

1 范围

本标准规定了地方志索引的编制规则,为各种类型的地方志索引的编制提供一般规则和说明性的规定。本标准适用于《地方志工作条例》（2006年5月18日颁布，第476号国务院令）所定义的地方志的索引，即地方志书和地方综合年鉴的索引,包括人工编制和计算机编制的各种类型的索引。其他各类现代地方志（志书和综合年鉴）和作为古籍的地方志书亦可参考本规则有关规定执行。

2 规范性引用文件

本标准引用的规范性文件及其相关条款。

GB/T 22466-2008《索引编制规则（总则）》，全部条款；

《地方志工作条例》（2006年5月18日颁布，第476号国务院令）第三条；

《地方志书质量规定》（中国地方志指导小组“中指组字[2008]3号）第十一条第八款；

《地方志综合年鉴编纂出版规定（试行）》（2012年7月13日中国地方志指导小组四届三次会议通过）第三十条、第三十五条；

GB/T3468-1983检索期刊编辑总则；

GB/T3860-1995文献叙词标引规则；

GB/T13418-1002汉语叙词表编制规则；

GB/T13418-92文字条目通用排序规则（ISO7154：1983，NEQ）；

ISO 999:1996《情报工作和文献工作  索引的内容、组织和表示准则》,全部条款；

ISO 7154：1983文献工作—书目排档规则；

ISO/IEC 10646—1：2000信息技术通用多重八位长字节编码特征集 第一部：结构体系和多语种平面。

3 术语定义

定义地方志相关术语、索引相关术语。

地方志：2006年颁布的《地方志工作条例》规定：本条例所称地方志,包括地方志书、地方综合年鉴。

地方志书：是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。

地方综合年鉴,是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。

地方志分为：省（自治区、直辖市）编纂的地方志，设区的市（自治州）编纂的地方志，县（自治县、不设区的市、市辖区）编纂的地方志。

地方志索引：指向地方志文献或地方志文献集合中的概念、语词及其他项目等的信息检索工具，由一系列款目及参照组成，索引款目不按照地方志文献或地方志文献集合自身的次序排列，而是按照字顺或其他可检的顺序编排。

其他索引术语：如索引款目、索引标目、索引副标目、限义词、标目注释、索引出处、参照、见参照、参见参照、规范档、索引项，等索引术语，参考《GB/T 22466-2008<索引编制规则（总则）>》相关条款。

4 地方志索引的功用

地方志索引的功用在于向地方志用户提供多种有效的信息检索手段,是一种开发利用地方志文献资源的重要工具。

（1）能够全面、深入地揭示地方志文献所含的重要主题或特征信息，确定其位置，为用户快速、准确检索提供方便。[②]

（2）专题索引或综合索引的结果，可作为地方志研究的工具；亦可作为该地方某一学科或某一领域研究的工具指引。

5 地方志索引的类型^[③]

概述《索引编制规则（总则）》中的索引类型，详细说明地方志索引的类型。

（1）群志索引，为多部地方志编制索引。

（2）专书索引，为一部志书编制的索引；或为某一年度的地方综合年鉴编制的索引。

（3）索引类型举隅

① 综合主题索引：主题索引的主题包含人物、事件、机构等等,经分析、标引后不再分门别类,而按标目的某种顺序逐个排列。地方志记述的主题很广泛,涉及政治、经济、文化、科技、社会生活等各个方面。而综合主题索引采用内容分析技术,揭示信息内容较全面。内容分析技术能把分散或隐蔽在年鉴中的有价值信息的内容,经分析、标引后按相应主题词(关键词)集中,综合、全面地揭示出来。

②条目索引：把分类目录中的条目,经主题分析后提取主题词作为标目,按不同于目录的顺序重新排列,让读者从另外一个角度查找信息。

③人物索引：人物的索引有两种选择,一种是对全部人物的人名进行标引,另一种是对重要人物进行索引。

④机构索引：机构索引是以地方志正文的机构名称为标目的索引,标引时与人物索引一样也有两种选择,一是只标引重要机构名称,二是标引所有的机构名称。若是对重要机构进行标引,则要事先确定哪些是重要机构,要确定一个取舍标准。

⑤图片索引：图片索引的编制可从两种途径入手,一是直接把图片的标题按某种顺序排列,如字顺、音序等等;二是把图片的标题进行内容分析,析出主题词(标引词),然后按主题词排序并集中图片。

⑥表格索引：编制的途径也从两方面入手,一是直接把表格标题按某种顺序排列；二是把表格标题进行内容分析,析出主题词(标引词),再按主题词排序并集中表格。

以上列举了较为常见的地方志索引,实际上索引类型不止这些。到底要编制哪些类型的索引,要从地方志的信息内容出发考虑,例如地方志书和综合性年鉴以编制综合主题索引为主,统计年鉴以表格索引为主。总之,地方志索引类型的选择要根据志鉴的内容、性质、费用、篇幅等因素综合衡量。

6 地方志索引的编制

《索引编制规则（总则）》中描述的内容为：索引的学科范围、索引的文献范围和载体、索引规模、综合索引与专门索引、索引项与索引单元、标引深度、索引词汇管理、可标引内容的范围。本规则针对地方志文献的特点和索引要点，择要描述如下：

（1）编制过程

地方志索引的编制过程与其他图书的编制过程没有多大的区别,都要经历选书、确定索引类型、标引、编配参照系统、生成款目、排序、印刷的过程。

（2）索引类型的选择

根据索引的目的，选择适当的索引类型。

（3）标引的范围

地方志是一种资料性工具书,其每一部分都具有重要的信息价值。因此,标引范围,除了正文以外,还将特载、专文、图、表等也列入总之，述、记、志、传、图、表、录中有意义的内容都要做索引。多年来,不断增加的图和表格,特别是内容丰富、设计精美的宣传彩页,已成为一些年鉴的特色,如果对这部分不作标引,很多重要内容就无法查到。

（4）标引深度

标引时要对包括条目在内的正文进行内容分析,分析出显性、隐性的主题,也要对辅助主题进行分析,从不同角度抽取索引内容,提供标引深度。为了保证各栏目造词尽可能做到均衡,编制索引时要大致确定造词的“级别”,即根据条目内容层次或内容规定一个适当“深度”。

（5）条目索引问题

条目是地方志的重要内容，也是重要的标引对象。若条目字数不多，可直接标引。若字数较多，可以这样处理:不要简单地把条目按某种不同于目次的顺序编排就作为条目索引,要对每个条目进行主题分析,把具有复杂主题的条目分析成多个单一主题,然后用这些单一主题词作为标引词。通过内容分析,尽可能地把隐性主题分析出来,同分析出的显性主题一起为标引词。

（6）索引的分合问题

索引的分合问题意即是把主题索引、人名索引、机构索引等等,分立开来单独编制,还是综合起来只编一种综合主题索引。对于专书的索引,常常因为篇幅、费用等条件限制,只编制一种索引,如综合主题索引,不再编其他索引。因为地方志信息内容的主题是由事件、人物、地名、机构名等等因素组成。一个综合主题索引的标目即已包含了从事件、人物、地名、机构名等等中提取的标引词。编制综合主题索引能够满足一般用户的检索需求。但是,若是群书索引,由于其单独出版,不会过分考虑篇幅、费用、人工等问题,则要分别编制各种类型的索引,从多个角度充分地揭示地方志的信息内容,最大限度地满足各类用户的信息需求。

（7）图、表索引问题

当今时代是个读图的年代,彩图因其直观、炫丽,越来越受到年鉴编纂人员及读者的喜爱,所占篇幅越来越大。因此根据时代的趋势和要求,有必要为彩图单独编制索引。

当今时代又是个喜欢用数字表达的时代,地方志中表格也越来越多,而一些统计年鉴几乎是用表格说明问题。因此,十分有必要为表格编制索引。

（8）机构索引问题

地方志中的机构就是平时俗称的单位,种类和数量庞大。若条件许可的话,则要编制机构索引,满足用户的特殊检索需求。索引时,除了全部标引外,还可以按机构的重要性分成若干等级,选择重要程度高的机构进行标引,以减少篇幅。

7 地方志索引款目及其编制

参考《索引编制规则（总则）》相应条款。主要内容如下：

索引标目的选择；索引标目和副标目的形式；索引标目和副标目的用法；专有名词的标目选择和形式：人名、团体名称、地名、文献题名；索引出处：索引出处往往采用被标引文献本身具有的特征,例如页码、章节号、条目号等。索引出处的标示方法直接关系到用户检索的方便程度。

8 地方志索引参照系统

参考《索引编制规则（总则）》相应条款。

索引的参照系统一般包括为同义标目和相关标目编制的参照,通常分为见参照(用“见”表示)和参见参照(用“参见”表示)。

9 地方志索引款目排序

参考《索引编制规则（总则）》相应条款。

10 地方志索引的形式

参考《索引编制规则（总则）》相应条款及地方志出版有关规定。

索引的形式有印刷品、缩微品、联机数据库、光盘数据库及网络等多种形式。

11 质量管理

参考《索引编制规则（总则）》相应条款及地方志出版有关规定，以及《地方志书质量规定》、《地方志综合年鉴编纂出版规定（试行）》等有关条款。

12 计算机编制地方志索引规定

特别规定机编索引系统的基本要求和组成部分。地方志是政府出版物的大宗，数量庞大，手工编制已远远不能满足需求，开发专门的切实可用的地方志索引机编系统迫在眉睫，也是大势所趋。因此本标准将详细描述对机编索引系统作出规范性规定。

参考文献

1 中国地方志指导小组.2011年工作总结.[2014-10-13]. http://www.difangzhi.cn/web/news/58/454.htm

2 夏侯炳.论续修志书推广索引体裁的必然性[J].中国索引,2010(1):21-26

3 沈美新等.编好年鉴索引，促进年鉴信息资源深度开发[J].年鉴信息与研究，2004(5)：39-40

注释