佛山地区年鉴索引编制研究

衡中青

（佛山科学技术学院图书馆  528000）

一、前言

年鉴是一种以一年内的重要时事、文献和统计资料为记述对象，提供详尽的事实、数据和统计数字的工具书，记载的信息主要来源于当年的政府出版物、国家重要报刊和统计部门的数据，具有权威性、翔实性、及时性和连续性特点，能全面、系统、准确地反映某年度政治、经济、科技、文化及社会发展概况。年鉴的功能多样，集辞典、手册、年表、图录、书目、索引、文摘、表谱、统计资料、指南、便览等功能于一身，具有全面的总结和统计意义以及连续的参考作用。

在现代信息社会，如何充分利用年鉴中的信息资源问题，日益受到各行各业的关注。而年鉴索引则是揭示、查找年鉴中包含的情报内容，并按照不同于年鉴本身的排列方式组织的检索工具，是利用年鉴、开发年鉴信息资源的重要手段。

1980年代，我国开始掀起“年鉴热”，各种机构纷纷编制年鉴，呈现出欣欣向荣的态势，从1980年的6种发展到2010年的3000种。^[1]但是，年鉴索引的编制状况却令人堪忧。有的虽有索引，但其款目的数量不多，检索途径小；一些大型的、综合性很强的省级年鉴，其发行量虽在万册左右，但编制的索引也仅为广告或彩色图片的索引；有的年鉴虽编有内容分析索引，但索引的质量却不尽人意。^[2]

本文将对佛山地区年鉴的索引进行研究。主要内容包括佛山年鉴概况、佛山年鉴索引概况、编制佛山年鉴索引的可行性和必要性、索引的编制过程和技术要点、佛山年鉴索引编制方案。

二、佛山地区年鉴及其索引概况

（一）佛山地区年鉴概况

现有佛山年鉴大多诞生于1990年代初。目前，笔者统计，在佛山编辑的年鉴16种之多，分为地方综合年鉴、统计年鉴、部门年鉴和行业年鉴，大都为政府资助出版，如《佛山年鉴》，等等；少数由行业协出版，如《中国建筑卫生陶瓷年鉴》。表一列出在佛山地区编辑的年鉴信息。

表一  佛山地区年鉴信息

笔者所能调查到的佛山地区出版的年鉴有17种，其中的16种的编辑出版单位为佛山地区的政府部门或行业。只有，《中国建筑卫生陶瓷年鉴》是非佛山部门或行业主办，因其编辑部设在佛山，故笔者也把这部年鉴列入佛山年鉴范畴。这17部年鉴分为地方综合年鉴、统计年鉴、部门年鉴、行业年鉴四种类型。地方志综合年鉴是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献，属地方志范畴。统计年鉴是由政府统计部门编印，反映国民经济和社会发展情况的资料性年刊。部门年鉴是政府某一部门编印的有关本部门的资料性年刊。行业年鉴是某一行业编纂的本行业的资料性年刊。部门年鉴和行业年鉴涉及范围较窄，其信息内容多包含于综合年鉴和统计年鉴中。统计年鉴中，表格占相当大的篇幅。但在综合年鉴中也有不少统计表格。所以，综合年鉴的内容包含了其他年鉴内容，只是较专业年鉴较为简略罢了。下文将以地方综合年鉴为例讨论佛山年鉴索引编制问题。

（二）佛山地区年鉴索引概况

佛山年鉴绝大部分没有编制索引，只有少部分综合年鉴部分编制书后索引。正文详细说明索引概况。本报告收集到的佛山年鉴截止为2010年。故本项研究的对象是截止2010年的佛山各类年鉴。

●南海年鉴。（1）彩页索引，该年鉴1996年至1998年曾编制过彩页索引。索引量只有一页。排列顺序按照款目在志书中出现顺序及栏目顺序。所有彩页没有页码，即没有编入全书的页码系统。款目中显示的页码是索引编制者人为所加。实际上，这个彩页索引的本质是“彩页目录”，不能算是真正意义上的索引。（2）主题索引，南海年鉴的主题索引从2004年开始编制，一直没有中断过。索引规模分别为6页、7页、9页、7页、5.5页、5.5页。也是按音序排列。2004年《南海年鉴》有“代”、“见”等参照系统，以后各期都没有设立。根据索引款目查验，《南海年鉴》主题索引的标引范围是正文中的一、二、三、四级标题。但“特载”、“大事记”、“人物·荣誉”、“文献法规”等篇目均未作索引。（3）表格索引，2008年及2009年的《南海年鉴》开始设立表格索引，索引规模有半页。因为近年，综合年鉴中的表格越来越多。编制表格索引势在必行。

●三水年鉴，从2005年开始编制索引，观其内容，实为主题索引，按音序排列。索引规模为16页。没有参照系统。索引范围是正文的章、节、目。但“特辑”、“专文”、“特载”、“重要纪事”、“先进单位与先进个人”、“社会经济统计资料”、“文献选编”、“便民服务”等篇不作索引。

●高明年鉴，只有2001年度编有彩页索引，且只有一页。按彩页在书中出现的先后顺序编排。

据以上调查分析，佛山地区年鉴索引编制呈下列现状：（1）索引编制很少，17种年鉴中只有3种编有索引。（2）编制的索引种类少，三种年鉴的索引只有“主题索引”、“表格索引”和实为目录的“彩页索引”。（3）参照系统不完善。只有2004年的《南海年鉴》曾编有参照系统。缺乏参照系统的索引不能揭示款目之间的关系。（4）标引范围不全面。所有主题索引只对正文标题进行索引，且不是全部正文都列入标引范围，如“特载”等，不知何故。（5）主题索引的标引范围仅于正文中的标题名称，而除此之外的大量图片、表格没有标引。笔者以为年鉴的主题索引应为综合主题索引。标引对象为包括图片在内的所有内容。

《南海年鉴》索引、《三水年鉴》索引为整个佛山地区年鉴编制索引开了个好头。在2006年《地方志工作条例》发布之前即编制索引，其意义和见识非同寻常，为五区的各类年鉴索引编制起了表率作用。

三、佛山年地区年鉴索引编制方案

（一）佛山年鉴索引编制的必要性和可行性

1  必要性

（1）年鉴是工具书，为工具书编制索引是国际上的通行做法。年鉴是工具书，而且不是一般的工具书，与普通图书比起来它具有收录广泛、内容概括、信息密集、资料浓缩、编排特殊、功能齐全等一系列特点，目的是方便读者翻检查阅，解决实际的疑难问题。年鉴的主要部分是条目，可读性差，资料性强，它的工具性是第一位的。因此年鉴索引的实质是工具书索引。工具书必须配备索引在国内外已成共识。一套篇幅浩大的工具书若没有完备的检索手段，是无法使用的。一部年鉴篇幅往往在数百万字，可谓卷帙浩繁，系统阅读的话，费时费力。再说，由于年鉴是资料性工具书，信息内容涉及各个学科领域，具有特定信息需求读者不需要从头至尾通篇阅读，往往是出于某种检索需要就某一个或几个主题而有意识或有目的地从中查找自己感兴趣的资料。而索引正好具备这个功能，能够提供这个“大部头”的主要内容线索，用户通过索引能够快捷地找到所需资料，达到一索即得的效果。

（2）地方志编辑出版的大势所趋。

国务院于2006年5月18日颁布《地方志工作条例》，第三条规定：本条例所称地方志，包括地方志书、地方综合年鉴。地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。2008年9月16日，中国地方志指导小组制订、印发了《关于地方志书质量的规定》，阐明了地方志编修细则。其中的第三章“体例”之第十一条把“索引”列为第八种体裁，形成“述、记、志、传、图、表、录、索引”八体。这是地方志编修史上首次正式、明确地把“索引”纳入地方志的编修体例。

地方志书与年鉴同为地方志，性质相同，党和国家都十分重视地方志书和地方综合年鉴的编纂。地方综合年鉴是新生事物，兴起于1980年代，其历史远远不如地方志书。但是，由于其实用性、及时性日益增强，地方综合年鉴日益受到各方面的重视。党和国家把地方综合年鉴纳入地方志范围即是明证。目前，地方志指导小组在《地方志书质量的规定》中明确要求为地方志书编制索引。作为同为地方志一部分的地方综合年鉴，政府部门明确要求其须编制索引也为时不远。因此，为地方综合年鉴编制索引是大势所趋。

一些综合年鉴一直在编制索引，如《中华人民共和国年鉴》、《广东省年鉴》，等等。随着时间的推移和检索的需要，越来越多的年鉴编制索引，因此，为年鉴编制索引这个潮流是不可阻止的。

2  可行性^[3]

（1）现有国家有关标准提供了技术基础

2008年11月3日，由中国索引学会主持制订的国家标准GB/T 22466-2008《索引编制规则（总则）》颁布，并于2009年4月1日正式实施。该标准为各种类型索引的编制提供有关内容、表示及其组织的一般规则和说明性的规定及实例,既适用于任何类型文献的索引编制,也适用于人工编制的和计算机编制的各种类型的索引(包括纸质印刷索引、索引数据库等),并可作为今后制订各类索引编制规则(细则)的依据。地方综合年鉴索引的编制可以此为据。

此外，为了配合在全国推广、实施《索引编制规则（总则）》，中国索引学会主持编写的《索引编制手册》和《索引编制规则（总则）应用指南》两书即将由中国标准出版社和国家图书馆出版社出版，其中专设“年鉴索引”章节，重点说明年鉴索引的性质、类型和特点，编制过程及技术要点，并附有示例及其说明。

上述标准、手册及指南为年鉴索引的编制在技术上准备了条件，提供可咨可考的依据。

（2）现有年鉴索引的理论和实践为新志索引的编制积累了经验

1980年代的“年鉴热”以来，不断有专家学者探讨如何为年鉴编制索引。据中国期刊网数据，1991年至2010年间有40篇关于年鉴索引方面的论议。这些论议主要内容有：年鉴索引存在的必要性、年鉴索引编制技术理论、年鉴索引的实践编制经验、如何利用计算机编制年鉴索引、年鉴索引标准的制定等，从理论上为年鉴索引的编制准备了条件。此外，现今出版的3000种年鉴中^[1]，编制索引的不在少数，约有20%^[4]。这些年鉴索引的编制，从实践上为大规模年鉴索引编制准备了条件。

（二）佛山地区年鉴索引编制方案

1  索引类型的选择

索引的类型十分复杂，从不同的角度可划分出不同类型的索引，如从索引的标目角度可分为著者索引、主题索引、题名索引等等；从索引编制方式角度可分为手工索引、机编索引；从索引的排序方式可分为字顺索引、音序索引、分类索引等等，不一而足。随着现代信息技术日益普及，索引编制技术不断创新，新的索引载体不断出现，新的索引功能不断开发，新兴的索引类型也会不断涌现。^[5]

对于按年度出版的资料性工具书—年鉴来说，从索引的对象是整体还是部分的角度来说，可分为群书索引（累积索引）和专书索引。年鉴虽是按年度出版的连续出版物，但是每一年度的年鉴是自成体系的，其内容只是涉及本年度的事物。如果针对的是历年出版的一整套年鉴，是群书索引；如果针对的是某一年度的年鉴，则是专书索引。

（1）群书索引

佛山地方综合年鉴基本上采用国际标准连续出版物，详情如下：《佛山年鉴》1993--2005年各刊由广东人民出版社出版，2006-2008年各刊由广东科技出版社出版；《南海年鉴》创刊号（1994年）由广东年鉴社出版，1995—2005年由广东人民出版社出版，2006-2009年各刊由广东经济出版社出版；《顺德年鉴》2008—2009年由广东经济出版社出版；《三水年鉴》1996—2000年由广东人民出版社出版，2001—2009年由中华书局出版；《高明年鉴》1999-2001年由广东人民出版社出版，2002—2009年由中华书局出版。

佛山地方综合年鉴中，只有《南海年鉴》创刊号采用CN刊号出版外，其他的全部采用ISBN号作为普通图书的形式出版。群书索引是针对多种图书中具有相同或相似主题而编制的专门索引。年鉴的群书索引是把多个年度出版的某种年鉴整体作为索引对象，对某个或几个专题进行标引。因此，针对佛山地方综合年鉴作为普通图书出版的状况，可就一个或多个专题对创刊以来的各年度年鉴编制群书索引。群书索引能够把散布于多种图书中的知识点串连起来，使得读者能够全面快速地检索知识。

佛山地方综合年鉴起源早，最早的创刊的《佛山年鉴》1993年就已创刊，记录了佛山改革开放后经济大发展的历史。其主题鲜明、内容丰富，可资参证的资料十分详实。因年鉴记载的事物具有同一主题连续性，即同一主题的内容，每年出版的年鉴都要记载，少有中断的。这种情况下，编制群书主题索引十分必要。如,《佛山年鉴》的“城市建设”，从创刊号到最近的2009年刊都载有这方面的内容。但“城市建设”除了载于专栏外，其他栏目中也有分布，刊载领导讲话的专文和特载栏目中也会涉及到城市建设内容。另外，一些彩图和插图中有大量城市建设的内容。因此，只有编制“城市建设”专题的群书索引，才能了解《佛山年鉴》中的“城市建设”内容概况。这是一种年鉴的群书专题索引，佛山地区有五种综合年鉴，其他各种年鉴也载有城市建设内容，要想对佛山地区综合年鉴中的“城市建设”内容有个清晰的脉络，就必须编制五大综合年鉴的群书索引。至于为佛山地区综合年鉴编制什么样的专题群书索引，须视实际需要而定。现代社会是讲究效益的时代，须把有限人力、物力用于做有意义的事情。当然，如果有足够的人力、物力，全面编制各个专题的群书索引也未尝不可。

（2）专书索引

年鉴的专书索引是针对某一年度出版的年鉴而言，标引对象仅限于该卷册年鉴。然而用户的兴趣是广泛的，编制的索引并不能满足所有的用户兴趣。索引编制人员须根据年鉴中报道的信息内容及其价值，择要编制，尽量满足大多数用户的共同兴趣。通常，年鉴索引的类型从以下几个方面考虑。

①综合主题索引

主题索引是以主题词为标目，并按照索引标目的字顺或音序排列的索引。文献主题是指文献论述的主要事物或问题，是概括文献中关于某一事物的情报内容的概念。年鉴是百科全书式工具书，记述的主题很广泛，涉及政治、经济、文化、科技、社会生活等各个方面。而综合主题索引采用内容分析技术，揭示年鉴信息内容较全面。内容分析技术能把分散或隐蔽在年鉴中的有价值信息的内容，经分析、标引后按相应主题词(关键词)集中，综合、全面地揭示出来。^[6]

年鉴综合主题索引的主题包含人物、事件、机构等等，经分析、标引后不再分门别类，而按标目的某种顺序逐个排列。综合主题索引具有引标引深度大、标引能力强的特点，可以进行多途径、多因素检索，还能通过参照系统揭示全书的内在联系，深受年鉴索引人员的喜爱。目前我国年鉴索引中最常见的类型就是综合主题索引。现佛山地区综合年鉴编有的索引多为综合主题索引。

地方综合年鉴是综合性资料工具书，其内容涉及政治、经济、文化、科技和社会生活各个方面。为了说明佛山年鉴资料的综合性，下文将列出《佛山年鉴》（2009）二级目录，如下：

◎《佛山年鉴》（2009）一、二篇目

第一篇特载

第二篇佛山大事记

第三篇佛山概况：基本概况，经济和社会发展概况，政治文明建设，党风廉政建设概况，精神文明建设概况

第四篇政治：佛山市领导机关、民主党派·工商联、爱国统一战线工作、港澳台事务、对外交往、宣传·组织、人事工作、地方军事、人民团体

特辑专栏（彩图）

第五篇法制：法制

第六篇经济：工业、农业、交通·邮政、信息化工作、基本建设·环境保护、商贸流通业、国有资产经营管理、对外经济贸易、财税、金融、审计·技术监督、旅游发展及建设、佛山新八景介绍

第七篇科教文：科学技术、社会科学、教育、文化艺术、传播媒体、图书·档案·博物·地方志、体育·卫生、

图片专栏：企业风采（一）

第八篇社会生活：劳动和社会保障、物价改革与管理、收入与消费、婚姻家庭·计划生育

第九篇各区、镇（街道）建设：禅城区、南海区、顺德区、三水区、高明区

图片专栏：企业风采（二）

第十篇社会统计资料：主要统计指标

第十一篇文件·法规选编

第十二篇：企业事业单位介绍

这个篇目可谓无所不包，其他如《南海年鉴》、《顺德年鉴》、《三水年鉴》、《高明年鉴》，篇目内容亦是这样，几无二致。因此，编制综合主题索引时须全面考虑问题，考虑到每一个篇目，标引的原则是对每一个有意义的事物进行标引。

②条目索引

年鉴的编写体例通常包括专文、大事记、条目等，其中的条目是主体。年鉴的用户最常使用的是条目，条目索引能够揭示年鉴的主体信息内容，能够最大程度满足读者的检索需求。

条目索引，即是把年鉴分类目录中的条目，经主题分析后提取主题词作为标目，按不同于目录的顺序重新排列，让读者从另外一个角度查找信息。年鉴的条目通常是分类排列的，条目索引对于那些不熟悉学科分类的读者尤为实用。《南海年鉴》（2009）中的“索引说明”第2条：“主题索引”中的篇目题、分目题和次分目题用黑体字标明，其余用中等线字排印。《南海年鉴》（2009）的索引是综合主题索引，其标引范围遍及年鉴中的所有条目及篇目。款目中的篇目名称用黑体字注出。

③人物索引

记载人物是年鉴的一项重要信息内容，这些人物曾经在过去一年的政治、经济、文化、科技和社会生活舞台上留下深深的印迹。因此，为这些人物编制人物索引，一方面可彰显他们在时代中作用，另一方面为后人查找他们的活动线索提供便捷的路径。年鉴中的人物的索引有两种选择，一种是对全部人物的人名进行标引，另一种是对重要人物进行索引。当然对全部人名进行标引是最佳的选择，但是往往因为篇幅和费用等原因，标引的只是重要人物的名称。无论哪一种，其标引方法是相同的，即以年鉴正文中述及的人物名称为标目。实际上，这些人名是主题，是用这些人名作主题款目。标引时，所有人名，不管在年鉴中出现多少次，不管在年鉴中用多少文字对他们进行论述，均需分别予以标引。佛山年鉴记载的政治、经济、文化、科技和社会名人较多，可以设立人物索引，使得这些人物在过去一年或几年中的活动一目了然，检之方便快捷。

④机构索引

机构索引是以年鉴正文的机构名称为标目的索引，标引时与人物索引一样也有两种选择，一是只标引重要机构名称，二是标引所有的机构名称。若是对重要机构进行标引，则要事先确定哪些是重要机构，要确定一个取舍标准。上文人物索引的重要人物索引也面临重要人物的选择标准问题。鉴于学识，本文不深入讨论这个问题，求教方家。

⑤图片索引

我国八十年代兴起“年鉴热”时，出版的各类年鉴就已较大篇幅登载图片，因其直观性强，一幅图片就能叙述一个主题，日益受到年鉴编辑者和读者的喜爱。翻阅近年出版的年鉴，图片占四分之一篇幅的比比皆是，图片逐渐成为年鉴记载事物的一种重要方式。因此，专门为图片编制索引，势在必行。图片索引的编制可从两种途径入手，一是直接把图片的标题按某种顺序排列，如字顺、音序等等；二是把图片的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中图片。

佛山年鉴载图丰富，其彩色插页数量众多，仅2009年的《佛山年鉴》200多页，《南海年鉴》有120多页，《顺德年鉴》有110多页，《高明年鉴》70多页，《三水年鉴》有130多页。此外，各年鉴中还有为数不少的黑白和彩色插页。这是一个读图的年代，年鉴编辑人员喜爱用图片表达篇章内容，读者更喜欢阅读配上美仑美奂文字的图片。图片能表达主题、通过图片能感知一切。但是，据笔者调查，佛山地区综合年鉴只有《南海年鉴》的插图编有页码，其他的都没有为图片编制页码。没有编制页码的图片不但编制索引时无法添加地址，而且读者检查起来也是十分困难。因此，要为佛山年鉴编制图片索引，第一步要做的工作是解决页码问题—即索引的地址问题。建议将来新出年鉴的插片必须纳入正文页码体系。

⑥表格索引

年鉴编纂时往往用表格来说明问题，表格与图片一样，直观性较强，在年鉴中所占篇幅也越来越大，而有些年鉴则是以表格为主体内容，例如各种统计年鉴。因此，专门为年鉴中的表格编制索引也势在必行。编制的途径也从两方面入手，一是直接把表格的标题按某种顺序排列；二是把表格的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中表格。

上文只列举了较为常见的年鉴索引，当然，实际上年鉴的索引类型不止这些。到底要编制哪些类型的索引，要从年鉴的信息内容出发考虑，例如综合性年鉴以编制综合主题索引为主，统计年鉴以表格索引为主。总之，年鉴索引类型的选择要根据年鉴的内容、性质、费用、篇幅等因素综合衡量。

2佛山年鉴索引编制的技术要点

（1）编制过程。年鉴索引的编制过程与其他图书的编制过程没有多大的区别，都要经历选书、确定索引类型、标引、编配参照系统、生成款目、排序、印刷的过程。

（2）标引范围问题^[4]。年鉴是一种资料性工具书，其每一部分都具有重要的信息价值。因此，标引范围，除了正文以外，还将特载、专文、图、表等也列入。多年来，不断增加的图和表格，特别是内容丰富、设计精美的宣传彩页，已成为一些年鉴的特色，如果对这部分不作标引，很多重要内容就无法查到。

（3）标引深度问题^[4]。标引时要对包括条目在内的正文进行内容分析，分析出显性、隐性的主题，也要对辅助主题进行分析，从不同角度抽取索引内容，提供标引深度。为了保证各栏目造词尽可能做到均衡，编制索引时，要大致确定造词的“级别”，即根据条目内容的层次或内容规定一个适当的“深度”。

（4）索引与目次避免重复的问题。目次本身就是提纲。而在索引过程中，同样能起着提纲作用的主题词（标引词），不可避免地与目次重复。这对于年鉴的条目索引来说，重复的情况最为严重，因为年鉴的条目通常列入目次的范围。如何把重复降低到最小程度，可以这样处理： 不要简单地把条目按某种不同于目次的顺序编排就作为条目索引，要对每个条目进行主题分析，把具有复杂主题的条目分析成多个单一主题，然后用这些单一主题词作为标引词。 通过内容分析，尽可能地把隐性主题分析出来，同分析出的显性主题一起为标引词。

（5）索引的分合问题。索引的分合问题意即是把主题索引、人名索引、机构索引等等，分列开来单独编制，还是综合起来只编一种综合主题索引。对于专书的索引，常常因为篇幅、费用等条件限制，只编制一种索引，例如综合主题索引，不再编其他索引。因为年鉴信息内容的主题是由事件、人物、地名、机构名等等因素组成。一个综合主题索引的标目即已包含了从事件、人物、地名、机构名等等中提取的标引词。编制综合主题索引能够满足一般用户的检索需求。但是，若是群书索引，由于其单独出版，不会考虑篇幅、费用、人工等问题，则要分别编制各种类型的索引，从多个角度充分地揭示年鉴的信息内容，最大限度地满足各类用户的信息需求。

（6）彩图、表格和专文，入目次还是入索引问题。当今时代是个读图的年代，彩图因其直观、绚丽，越来越受到年鉴编纂人员及读者的喜爱，所占篇幅越来越大。因此根据时代的趋势和要求，有必要为彩图单独编制索引。

当今时代也是个喜欢用数字表达的时代，年鉴中的表格也越来越多，而一些统计年鉴几乎是用表格说明问题。因此，十分有必要为表格编制索引。

年鉴中采用的专文，都是有关政治、经济、文化、科技和社会发展的重要文献，资料性和史料性的价值高，其重要程度甚至高于条目。如果数量太小，则入目次，但也要在综合主题索引中标引出来；如果数量足够大的话，则要单独编制专文索引。

（7）机构索引问题。年鉴中的机构就是平时俗称的单位，种类和数量十分繁多。若条件许可的话，则要编制机构索引，满足用户的特殊检索需求。索引时，除了全部标引外，还可以按机构的重要性分成若干等级，选择重要程度高的机构进行标引，以减少篇幅。

（8）条头索引问题。这里的条头就是条目的标题，标引时不可原样照搬，须先进行主题分析，把它分析成多个主题（或主题因素），然后用相应的标引词标引出来。这样的条目标引可避免与目次重复。

3制订索引工作框架方案

佛山地区年鉴众多，除官方编制的综合年鉴外，还有一些机构或个人编制的年鉴，另鉴于目前地方志及年鉴索引专门标准的缺乏，若要编制高质量的索引，须制订一个较为详细的工作框架方案。

（1）成立索引编制工作小组

小组由三种学科背景人员组成，一是索引专家，负责索引的理论和技术方面工作；二是年鉴编修专家，这类专家实际上是最终用户，负责提供地方索引要求方面的工作；三是索引软件开发专家，负责开发年鉴索引计算机软件。该工作小组可由佛山市年鉴编辑委员会统一领导，由五区的年鉴编辑委员会为骨干，各年鉴社参加。此外，须聘请学有所长的索引专家担任索引理论和技术指导。

之所以成立工作小组，佛山地区年鉴编辑索引的不多，且索引质量参差不齐，有个统一的工作小组，能够提高质量，加快速度。再者，年鉴索引除了专书索引外，更为重要的是群书索引，就是把所有年鉴综合起来编制一部索引，读者通过这部工具书即能查找佛山地区所有年鉴的内容。

（2）工作小组的主要任务

①统一规划年鉴索引的编制工作，协调年鉴索引的编辑工作。

②对年鉴索引的结构、类型、编制过程和技术要点作出说明性规定。

③对年鉴机编索引系统作出规范性规定。特别规定机编索引系统的基本要求和组成部分。年鉴是政府出版物的大宗，数量庞大，手工编制已远远不能满足需求，开发专门的切实可用的年鉴索引机编系统迫在眉睫，也是大势所趋。因此本标准一定要对机编索引系统作出规范性规定。

（3）编制年鉴参考标准及相关文献

2008年11月3日，由中国索引主持制订的国家标准GB/T 22466-2008《索引编制规则（总则）》颁布，并于2009年4月1日正式实施。该标准为各种类型索引的编制提供有关内容、表示及其组织的一般规则和说明性的规定及实例,既适用于任何类型文献的索引编制,也适用于人工编制的和计算机编制的各种类型的索引(包括纸质印刷索引、索引数据库等),并可作为今后制订各类索引编制规则(细则)的依据。《新编地方志索引标准》制订以此为据，并作为其细则之一来颁布、实施。

此外，为了配合在全国推广、实施《索引编制规则（总则）》，中国索引学会还主持编写了《索引编制手册》和《索引编制规则（总则）应用指南》，两书即将由中国标准出版社和国家图书馆出版社出版，其中专设“地方志索引编制法”章节，重点说明地方志索引的性质、类型和特点，编制过程及技术要点，并附有示例及其说明。

国家标准GB/T 22466-2008及《索引编制手册》、《索引编制规则（总则）应用指南》在技术规范上为《地方志索引标准》的制订奠定了技术基础。

参考文献

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2 乌克岚.编制年鉴索引的必要性与编制方法浅议.年鉴信息与研究，1998（3）：59-60

3 衡中青. 制订《新编地方志索引标准》的可行性分析及技术性建议[J].佛山科学技术学院学报（社会科学版）.2010(11)

4 沈美新,蒋皓等.编好年鉴索引_促进年鉴信息资源深度开发[J].年鉴信息与研究,2004(10):39

5 侯汉清编著.索引法教程.南京：南京农业大学，1993

6 徐松.国内年鉴索引编制情况及索引类型调查分析[J].图书馆学研究,1993(3):80

衡中青  男，1969年4月生，博士，佛山科学技术学院图书馆副研究馆员。主要从事地方志整理、索引研究。