制订《新编地方志索引标准》的可行性分析及技术性建议
衡中青
（佛山科学技术学院图书馆 广东佛山 528000）
摘 要 第二轮修志工程已经启动，中国地方志指导小组颁发的《关于地方志书质量的规定》，明确把索引纳入地方志体例，要求新编方志必需编制索引。而目前我国还缺乏地方志索引标准，这势必给方志索引编制工作造成无规范可依的窘境。因此，制订《新编地方志索引标准》提上议事日程。文章从制订标准的必要性和可行性出发，对制订标准进行可行性分析。文章最后还就标准内容提出一些技术性建议。
关键词 地方志索引；索引标准；可行性分析
地方志记载了一定地域的各个历史时期的思想文化、自然开发、科技文化等方面知识，是历史与现状的综合性著述和资料性文献。无论是古代方志还是现代方志都蕴含着丰富的史料。这些史料对人民生活、科技和文化的进步及社会发展有着足资参证的价值。持续不断地编修地方志是中华民族的优秀传统，源远流长，代代相因。为中华民族发展史保存了十分珍贵的史料。
地方志索引是一种检索地方志信息的工具，是以志书中某种信息单元为标目，如人名、地名、物产名、事件名、文献名、职官名、机构名等，并标明它在志书中的地址（页码、栏目）以便查找的一种文献内容索引，是读志用志的利器。但是，1949年以前出版的旧地方志很少配置索引，始于1980年代的全国第一轮编修的志书也极少配置索引。而且因缺乏规范，这些编出的索引形式各异，甚至索引应有的基本要素也残缺不全。作为资料性工具书的地方志，若缺乏能够揭示内容、方便检索的索引，其使用价值则会大大降低。
目前第二轮全国修志已经展开，为新修地方志编制索引的呼声日益高涨，有关部门已经把“索引”纳入新修地方志书的体裁，作为地方志有机整体的一个重要组成部分。因此，为提高志书质量，配合第二轮修志，制订《新编地方志索引标准》十分必要。
一、制订“地方志索引标准”的必要性
（1）索引已纳入地方志体例，客观上要求制订索引标准
新中国成立后，第一轮大规模编修地方志始于1980年代初。由于当时文革刚刚结束，各项工作还处于恢复重建时期，其时的续修方志并没有考虑到索引的问题。随着修志工作的深入开展，一些有识之士逐渐认识到这个问题的严重性，呼吁为新修志书编制索引，供读志用志方便之需。
胡乔木同志是1980年代地方志编修热潮的实际倡导者和发动者[1]。1990年1月，他在上海听取修志工作汇报时，曾指出：“志书作为一部工具书，索引是不可少的，它为读者检索提供了方便。”胡乔木同志不仅倡修方志，而且从方志的可用性上提出了更高的要求。此后，中国地方志指导小组在1997年5月8日下发的了《关于地方志编纂工作的规定》，其中第三章第十六条明确规定，今后“全书要附有索引”。这项条文虽只是提出索引要求，也没有对相关细节作出规定，但却是首次用法规的形式对方志索引作出规定性要求。
2008年9月16日，中国地方志指导小组根据国务院2006年颁布《地方志工作条例》精神，制订、印发了《关于地方志书质量的规定》，阐明了地方志编修细则。其中的第三章“体例”之第十一条把“索引”列为第八种体裁，形成“述、记、志、传、图、表、录、索引”八体。至此，索引成为新编地方志不可或缺的有机组成部分。这是地方志编修史上首次正式、明确地把“索引”纳入地方志的编修体例，具有里程碑意义。
索引纳入新编方志体例的规定，意味着今后新编出版的方志必须编制索引，方志纂修人员必须按照其他七个体例一样认真对待索引的问题。可是，近年发布的地方志纂修有关法令、法规除了把索引纳入体例外，并没有对索引编制作出其他要求，更谈不上方志索引的编制准则和规范。这种情况势必造成这样的尴尬局面：一方面全部新编方志需要编制索引，另一方面索引编制人员又无章可循。其最终结果是编制出来的索引格式不一、五花八门。要消除这种尴尬局面就必需制订《新编地方志索引标准》，供索引编制人员遵章执行。
（2）现有索引成果不规范，需要制订技术规范
当前，第一轮修志工作基本完成，第二轮修志工作全面展开，全国出版第一轮省市县三级志书5800余部，第二轮三级志书370余部。[2]第一轮方志数量庞大，但普遍缺乏索引。据有关专家估测[3]，能查到编制了索引的不到总志书的1%。这虽然是一个估计数据，但也能说明新编方志索引编制率十分低下这个问题。更为严重的是，现有新编方志索引存在诸多问题，例如标引范围广度不够、索引取词不规范、索引种类单一、索引参照系统薄弱[4]，等等。之所以存在这些问题，是因为缺乏统一的方志索引技术规范所致。要从根本上解决这些问题，就需要方志编纂界和索引界联合起来制订一部“地方志索引标准”，作为第二轮修志可参可考的依据。第二轮修志已经开始，且索引已纳入方志体例，谁也不愿看到第二轮志书的索引还是陷入具有这样或那样问题的“百花齐放”的窘境。
（3）计算机编制方志索引需要索引标准指导
计算机编制索引有两种情况，一种是使用计算机辅助编制索引，是指在人工标引索引词(索引标目)并输入到计算机之后,由计算机完成排序、存储、打印输出,最后产生正式索引的过程。简称机辅索引。另一种是计算机自动编制索引，索引的编制全部过程由计算机完成，简称自动索引。对于方志索引来说，无论是机辅索引还是自动索引，都能大大提高索引的编制速度和效率。
第一轮修成的地方志中，附有索引的比例很低，且大多是手工编制，只有少数采用计算机辅助编制。究其原因，一是计算机在索引编制的应用中还没有普及，人们对机编索引的方法和技术不熟悉。二是缺乏专门的索引编制软件，这些索引编制软件既包括机辅索引又包括自动索引。计算机编制索引能大大提高效率，机编索引专家王彦祥先生曾以亲身经历做过比较，“纯手工需15天左右时间才能完成的一部4～5万字卷后索引，改由计算机辅助编制，二至三人同进进行，很容易地压缩到7～8天就顺利完成”。 [5]随着现代信息技术的进步，效率还会成倍地提高。
在现代信息技术条件下，充分利用计算机编制索引，最大可能减少人工参与程度，已成为索引界共同关注的话题。对于方志索引编制来说，更是迫切要求。方志索引编制由手工转向计算机是大势所趋。目前，通过计算机来编制方志索引的最佳途径是开发出专门针对地方志的索引编制软件，特别是能够普遍适用于各种志书的索引软件。方志机编索引软件的开发，需要一个切实可行的技术标准作为指导，使地方志索引更加规范、科学、实用，以利于地方志信息的检索和利用。否则，编制出来的索引，纵然效率高速度快，但还是会存在这样或那样问题，还会出现“百家齐放”的局面。
（4）方志是工具书，必需编制索引
地方志记载的内容十分广泛，举凡一地的建置、沿革、疆域、山川、津梁、关隘、名胜、资源、物产、气候、天文、灾异、人物、文化、教育、民族、风俗等等，无所不包。可以说地方志是汇集一方基本知识和系统资料的地方百科全书。因此，地方志是一种资料性工具书。地方志篇幅巨大，动辄百万言，上千万言的比比皆是。读者用志时不可能逐页浏览，而志书本身提供的目录这种检索工具则是太简略，不能担当基于内容的检索重任。索引正好弥补这种缺陷，其编排顺序异于目录，能够深入揭示方志的信息内容。读者使用它能够快速检索到所需信息。事实上，工具书是专供查找知识信息的文献，资料系统，但需要时才查考使用。因此为地方志编制索引理所当然。
为工具书编制索引，在国内外已形成共识，国外甚至规定工具书不附索引不能出版。我国虽无此规定，但我们相信总有一天会走到这一步。这一点，从中国地方志指导小组发布的《关于地方志书质量规定》可以看出端倪。这个规定把“索引”纳入方志体例，其实质的含义是：没有索引志书不能出版。
二、制订《新编地方志索引标准》的可行性
（1）现有国家有关标准提供了技术基础
2008年11月3日，由中国索引主持制订的国家标准GB/T 22466-2008《索引编制规则（总则）》颁布，并于2009年4月1日正式实施。该标准为各种类型索引的编制提供有关内容、表示及其组织的一般规则和说明性的规定及实例,既适用于任何类型文献的索引编制,也适用于人工编制的和计算机编制的各种类型的索引(包括纸质印刷索引、索引数据库等),并可作为今后制订各类索引编制规则(细则)的依据。《新编地方志索引标准》制订以此为据，并作为其细则之一来颁布、实施。
此外，为了配合在全国推广、实施《索引编制规则（总则）》，中国索引学会还主持编写了《索引编制手册》和《索引编制规则（总则）应用指南》，两书即将由中国标准出版社和国家图书馆出版社出版，其中专设“地方志索引编制法”章节，重点说明地方志索引的性质、类型和特点，编制过程及技术要点，并附有示例及其说明。
国家标准GB/T22466-2008及《索引编制手册》、《索引编制规则（总则）应用指南》在技术规范上为《地方志索引标准》的制订奠定了技术基础。
（2）中国索引学会和方志编修机构可提供组织和人才保证
中国索引学会成立于1991年，是索引研究和编纂的非营利性学术组织，以促进索引理论研究、繁荣索引编辑出版、培训索引编纂人才、加强国内外学术交流为宗旨，下设学术研究、编译出版、教育培训和宣传联络四个专业委员会，组织机构健全，目前在全国图书馆、信息、学术文化和编辑出版领域有会员1000余人，其中有国内索引学领域的一流学者，也有致力于地方志索引理论研究和编制实践的专家。因此，中国索引学会完全可以为《中国地方志索引标准》提供组织和人才保证。
此外，分布于全国各地的方志编修机构，亦是提供制订《新编地方志索引标准》的组织和人才保证的重要源泉。从第一轮大规模修志到现在将近30年，方志编修机构拥有一支庞大的队伍，其中新编方志索引不少是出自他们之手，积累了丰富的经验。理论和实践结合才能制订出切合实际的标准。事实上，标准的最终使用者就是方志编修机构。
（3）现有地方志索引的理论和实践为标准的制订积累了经验
1930年代以来，为地方志编制索引日趋活跃，成绩斐然，以朱士嘉先生编制的《宋元方志传记索引》影响最大。据笔者统计，截至2002年，中外共出版了中国地方志索引著作32部（不包括清末及民国时期随新编志书出版的索引）。始于1980年代的全国第一轮所修志书，有一些已经编有索引，其中一些以计算机为辅助手段编制，为地方志索引软件和机编地方志索引的开发积累了有益的经验。
目前，新编方志索引的理论和实践研究也如火如荼。这些研究成果主要集中在索引编制方法和机编索引上。笔者从中国期刊网上统计了这方面论文有二十篇之多。这些研究为新编方志索引编制和标准的制订积累了经验，从技术上准备了条件，同时也提出了一些问题。[6][7]这些经验和问题是制订《新编地方志索引标准》的宝贵财富。
三、《新编地方志索引标准》涵盖的范围
2006年颁布的《地方志工作条例》第三条给出地方志明确的定义，“本条例所称地方志，包括地方志书、地方综合年鉴。地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。”
因此，制订《新编地方志索引标准》时，除了地方志书以外，还应考虑到地方综合年鉴。事实上，综合年鉴是地方书志的补充和更新。因此在制订方志索引标准时，要考虑年鉴的内容、形式以及编纂发行等方面的性质和特点。虽然地方志书和地方综合年鉴在体例上有着诸多相似之处，但二者毕竟是不同文体的文献形式，条件许可的话可分别制订索引标准。
至于大量留存的历朝历代编修的旧地方志，由于其文字、内容和编纂体例等方面别具特点，目前暂不考虑。以后条件成熟时应当针对旧志和古籍的特点，编制专门的旧志索引标准。
四、《中国地方志索引标准》制订工作的框架方案
制订《新编地方志索引标准》是一项十分复杂的系统工程，为使这项工作能够顺利开展，笔者暂拟以下框架方案，求教方家。
1、起草小组的组成。起草小组由三种学科背景人员组成，一是索引专家，负责索引的理论和技术方面工作；二是地方志编修专家，这类专家实际上是最终用户，负责提供地方索引要求方面的工作；三是索引软件开发专家，负责标准中机编索引有关条款的制订。由这三种学科背景人员组成的起草小组，知识结构合理、全面，符合制订本标准的知识需求。
2、标准需解决的主要问题
（1）对地方志索引的结构、类型、编制过程和技术要点作出说明性规定。
（2）对地方志机编索引系统作出规范性规定。
（3）充分考虑中国地方志文献索引的特殊性。
3、标准文本的基本结构
《新编地方志索引标准》是《中华人民共和国标准GB/T22466-2208索引编制规则（总则）》的分标准（或称分则）之一，因此其文本结构及主要内容须遵循《总则》的有关规定。此外，因本标准是专门针对中国地方志文献，其文本结构及内容必须能够完全表达和充分体现地方志文献索引的特点。拟定的文本基本结构和内容如下：
（1）范围。说明本标准的适用范围。
（2）规范性引用文件。列出本标准引用的规范性文件及其有关条款。
（3）术语定义。定义地方志索引术语，详地方志术语，略索引总则已列术语。
（4）地方志索引的功用。说明地方志索引的作用。
（5）地方志索引的类型。概述索引总则中的索引类型，详细说明地方志索引的类型。
（6）地方志索引的编制。参考《总则》相应条款。
（7）地方志索引款目及其编制。参考《总则》相应条款。
（8）地方志索引参照系统。参考《总则》相应条款。
（9）地方志索引索引款目排序。参考《总则》相应条款。
（10）地方志索引的形式。参考《总则》相应条款及地方志出版有关规定。
（11）质量管理。参考《总则》相应条款及地方志出版有关规定。
（12）计算机编制地方志索引规定。特别规定机编索引系统的基本要求和组成部分。地方志是政府出版物的大宗，数量庞大，手工编制已远远不能满足需求，开发专门的切实可用的地方志索引机编系统迫在眉睫，也是大势所趋。因此本标准一定要对机编索引系统作出规范性规定。
笔者深信，在有关政府部门的指导下，在各级地方志编纂机构的支持下，在中国索引学会的组织和协调下，充分调动各种力量的积极性，发挥各方优势，群策群力，一定能够起草一部符合我国国情的、具有相当学术水平的、能够指导索引实践的国家标准，为我国地方志的开发利用作出应有的贡献。
五、制订《新编地方志索引标准》的技术性建议
《新编地方志索引标准》是必须遵循的规范，且必须切实可行。势必会涉及到索引编制的一些技术性问题。为此，笔者从索引类型的选择和技术要点两方面入手，提出一些技术性建议，供制订标准时参考。
1 地方索引的类型的选择
（1）编制群书索引还是专书索引
有关部门规定，地方志书二十年一修，数量少。而年鉴则是按年度出版，数量多。因此，地方志书宜编制专书索引，置于书后，或者独立成书单独出版。而年鉴则不但要编制专书索引（书后索引），还要编制群书索引，单独出版。
（2）地方志索引类型举隅
无论是专书索引还是群书索引，索引编制人员须根据地方志中报道的信息内容及其价值，择要编制，尽量满足大多数用户的共同兴趣。通常，索引的类型从以下几个方面考虑。
①综合主题索引
主题索引是以主题词为标目，并按照索引标目的字顺或音序排列的索引。文献主题是指文献论述的主要事物或问题，是概括文献中关于某一事物的情报内容的概念。地方志记述的主题很广泛，涉及政治、经济、文化、科技、社会生活等各个方面。而综合主题索引采用内容分析技术，揭示信息内容较全面。内容分析技术能把分散或隐蔽在年鉴中的有价值信息的内容，经分析、标引后按相应主题词(关键词)集中，综合、全面地揭示出来。[8]
主题索引的主题包含人物、事件、机构等等，经分析、标引后不再分门别类，而按标目的某种顺序逐个排列。综合主题索引具有引标引深度大、标引能力强的特点，可以进行多途径、多因素检索，还能通过参照系统揭示全书的内在联系，深受年鉴索引人员的喜爱。
②条目索引
地方志的编写体例通常包括专文、大事记、条目等，其中的条目是主体。用户最常使用的是条目，条目索引能够揭示主体信息内容，能够最大程度满足读者的检索需求。
条目索引，即是把分类目录中的条目，经主题分析后提取主题词作为标目，按不同于目录的顺序重新排列，让读者从另外一个角度查找信息。条目通常是分类排列的，条目索引对于那些不熟悉学科分类的读者尤为实用。
③人物索引
记载人物是地方志的一项重要信息内容，这些人物曾经在过去的政治、经济、文化、科技和社会生活舞台上留下深深的印迹。因此，为这些人物编制人物索引，一方面可彰显他们在时代中作用，另一方面为后人查找他们的活动线索提供便捷的路径。人物的索引有两种选择，一种是对全部人物的人名进行标引，另一种是对重要人物进行索引。当然对全部人名进行标引是最佳的选择，但是往往因为篇幅和费用等原因，标引的只是重要人物的名称。无论哪一种，其标引方法是相同的，即以正文中述及的人物名称为标目。实际上，这些人名是主题，是用这些人名作主题款目。标引时，所有人名，不管出现多少次，不管用多少文字对他们进行论述，均需分别予以标引。
④机构索引
机构索引是以地方志正文的机构名称为标目的索引，标引时与人物索引一样也有两种选择，一是只标引重要机构名称，二是标引所有的机构名称。若是对重要机构进行标引，则要事先确定哪些是重要机构，要确定一个取舍标准。上文人物索引的重要人物索引也面临重要人物的选择标准问题。鉴于学识，本文不深入讨论这个问题，求教方家。
⑤图片索引
目前的地方志书和年鉴大量登载图片，因其直观性强，一幅图片就能叙述一个主题，日益受到编辑者和读者的喜爱，图片逐渐成为年鉴记载事物的一种重要方式。因此，专门为图片编制索引，势在必行。图片索引的编制可从两种途径入手，一是直接把图片的标题按某种顺序排列，如字顺、音序等等；二是把图片的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中图片。
⑥表格索引
地方志编纂时往往用表格来说明问题，表格与图片一样，直观性较强，在年鉴中所占篇幅也越来越大，而有些年鉴则是以表格为主体内容，例如各种统计年鉴。现已出版的地方志书也有大量表格。因此，专门编制表格编制索引也势在必行。编制的途径也从两方面入手，一是直接把表格的标题按某种顺序排列；二是把表格的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中表格。
上文只列举了较为常见的地方志索引，当然，实际上索引类型不止这些。到底要编制哪些类型的索引，要从地方志的信息内容出发考虑，例如地方志书和综合性年鉴以编制综合主题索引为主，统计年鉴以表格索引为主。总之，地方志索引类型的选择要根据年鉴的内容、性质、费用、篇幅等因素综合衡量。
2 地方志索引编制的技术要点
（1）编制过程
地方志索引的编制过程与其他图书的编制过程没有多大的区别，都要经历选书、确定索引类型、标引、编配参照系统、生成款目、排序、印刷的过程。
（2）标引范围问题。[9]地方志是一种资料性工具书，其每一部分都具有重要的信息价值。因此，标引范围，除了正文以外，还将特载、专文、图、表等也列入。多年来，不断增加的图和表格，特别是内容丰富、设计精美的宣传彩页，已成为一些年鉴的特色，如果对这部分不作标引，很多重要内容就无法查到。
（3）标引深度问题。[10]标引时要对包括条目在内的正文进行内容分析，分析出显性、隐性的主题，也要对辅助主题进行分析，从不同角度抽取索引内容，提供标引深度。为了保证各栏目造词尽可能做到均衡，编制索引时，要大致确定造词的“级别”，即根据条目内容的层次或内容规定一个适当的“深度”。
（4）索引与目次避免重复的问题。目次本身就是提纲。而在索引过程中，同样能起着提纲作用的主题词（标引词），不可避免地与目次重复。这对于地方志的条目索引来说，重复的情况最为严重，因为地方志的条目通常列入目次的范围。如何把重复降低到最小程度，可以这样处理：不要简单地把条目按某种不同于目次的顺序编排就作为条目索引，要对每个条目进行主题分析，把具有复杂主题的条目分析成多个单一主题，然后用这些单一主题词作为标引词。‚通过内容分析，尽可能地把隐性主题分析出来，同分析出的显性主题一起为标引词。
⑤索引的分合问题。索引的分合问题意即是把主题索引、人名索引、机构索引等等，分立开来单独编制，还是综合起来只编一种综合主题索引。对于专书的索引，常常因为篇幅、费用等条件限制，只编制一种索引，例如综合主题索引，不再编其他索引。因为地方志信息内容的主题是由事件、人物、地名、机构名等等因素组成。一个综合主题索引的标目即已包含了从事件、人物、地名、机构名等等中提取的标引词。编制综合主题索引能够满足一般用户的检索需求。但是，若是群书索引，由于其单独出版，不会考虑篇幅、费用、人工等问题，则要分别编制各种类型的索引，从多个角度充分地揭示地方志的信息内容，最大限度地满足各类用户的信息需求。
⑥彩图、表格和专文，入目次还是入索引问题。当今时代是个读图的年代，彩图因其直观、炫丽，越来越受到年鉴编纂人员及读者的喜爱，所占篇幅越来越大。因此根据时代的趋势和要求，有必要为彩图单独编制索引。
当今时代也是个喜欢用数字表达的时代，地方志中的表格也越来越多，而一些统计年鉴几乎是用表格说明问题。因此，十分有必要为表格编制索引。
地方志中采用的专文，都是有关政治、经济、文化、科技和社会发展的重要文献，资料性和史料性的价值高，其重要程度甚至高于条目。如果数量太小，则入目次，但也要在综合主题索引中标引出来；如果数量足够大的话，则要单独编制专文索引。
⑦机构索引问题。年鉴中的机构就是平时俗称的单位，种类和数量十分繁多。若条件许可的话，则要编制机构索引，满足用户的特殊检索需求。索引时，除了全部标引外，还可以按机构的重要性分成若干等级，选择重要程度高的机构进行标引，以减少篇幅。
⑧条头索引问题。这里的条头就是条目的标题，标引时不可原样照搬，须先进行主题分析，把它分析成多个主题（或主题因素），然后用相应的标引词标引出来。这样的条目标引可避免与目次重复。
以上技术性建议是笔者的浅见，一定会有不当之处，敬请批评。《新编地方志索引标准》还在蕴酿中，之所以提出这些建议，是希望制订出的标准要充分考虑可操作性，能够使方志索引编制人员拿来即可用，据之能够切实可行地编制出合乎规范的索引。这样的话，这部标准称之为《新编地方志索引编制细则》，似乎更确切些。
参考文献：
1 仓修良，张勤工.回顾胡乔木同志在全国地方志第一次工作会议上的讲话.江苏地方志，2006（6）：11-14
2 陈奎元.在第四次全国地方志工作会议上的讲话.http://www.difangzhi.org.2010-9-12
3 夏侯炳.论续修志书推广索引体裁的必然性.中国索引，2010（1）：21-26
4 赵峰，顾海英.地方志索引基本问题思考.中国地方志，2006（9）：31-34
5 王彦祥，殷岚.计算机辅助编制年鉴索引.年鉴信息与研究，1998（2）：55-57
6 赵峰，顾海英.地方志索引基本问题思考.中国地方志，2006（9）：31-34
7 陈曼平.方志索引基本问题的再探讨.中国地方志，2003(2):102-107
8 侯汉清编著.索引法教程.南京：南京农业大学，1993：37-42
9 沈美新，蒋皓，管美凤.编好年鉴索引，促进年鉴信息资源深度开发.年鉴信息与研究，2004（5）：39-40
10 同[9]
