《2011上海经济年鉴》索引编制实例（下）

王新建  赵开城

（上海经济年鉴社  200020）

摘  要  年鉴索引中会出现一些对大多数人来讲是新活动、新产品、新事物的款目,将这些款目作适当的归类排列，可以让读者更容易发现它们、查询它们,从而得到新的信息。本文对年鉴索引款目的归类作了探索，并介绍年鉴索引与年鉴正文同步完成的实际过程和操作要点。

关键词  年鉴索引  索引编制  编制实例  款目归类

4  索引编制实例

年鉴索引编制工作一般不会由专门的人员来担任，通常是由一名编辑来兼任。所以，该编辑要统筹安排，既要按时完成正常的年鉴文稿编辑和校对，也要按时完成年鉴索引的编制。以下索引编制计划的前提是，年鉴索引完成必须与年鉴正文完成同步，即没有为索引编制多留时间。索引只有等全书统稿完成，并最后确定了各编页码，索引编辑才能据此将标目标上页码。因此，确定全书页码顺序是个关键控制点，索引编辑应将有关索引编制的大部分工作（有可能的话）都放在此点之前完成。

下面是《2011上海经济年鉴》索引编制的步骤与要点，为了方便说明，截屏内容作了简化。

（1）用indd排版软件按照索引版面要求建立索引版面格式，如，索引版心同正文版心、索引共12页、每页设3栏、每栏最多有58行，并加入索引说明、排序字母和类别名称。

（2）用excel软件，在同一个文件中置入24个工作表，按全书各编分别建立22个索引标目表、一个1～22编标目汇总表和一个全书索引标目统计表。在各编设置各编栏目数、条目数和标目数的合计公式。

（3）在全书索引标目统计表中设置各编栏目数、条目数和标目数的总计公式。   

（4）对全书采用主题分析方法，从各编已统稿的条目文稿中，编制具有独立检索意义的标目，归入各编索引标目表。

（5）在编制索引标目时，暂时去掉标目中的《·“符号，以便标目排序。

（6）在编制各编索引标目的同时，统计索引标目数和条目数，控制标目数和条目数之比在2.2～2.5之间。

（7）根据情况调整标目词序、在标目后空一字位置添加副标目、或说明语、或反置词、或限义词。

（8）缩减标目至2000条左右。

（9）编制完成一编索引标目后，即打印该编索引标目表，征求该编编辑的意见，以对标目作必要的修改和调整，直至完成编制全书索引标目。

（10）在已完成的各编索引标目表标目栏左侧建立该编的标目序号，如：第七编商业有120条标目，则编号为701～7120。

（11）各编索引标目表完成后，即汇总到1～22编标目汇总表，生成总索引表。

（12）在总索引表标目栏左侧设立类别字母栏，按标目的含义分别键入“产品、设施”“设施、机构”“会议、活动”“品牌、奖项”“文件、规范”等类别标题的代码，如：C、D、H、P、W等，按对标目的理解，对全书的标目作一分类。在该栏的空白单元格中置入“0”，使每行标目行中间不出现间断，以便每行内容同步排序。

（13）在全书索引标目统计表中，检查、调整各编标目数与条目数之比，以控制各编索引间的平衡，检查全书标目数与条目数是否达到2.2～2.5的要求。

（14）在总索引表按标目拼音排序。若有未置入“0”的空白单元，在排序时该行标目内容将不能同步排序。检查全部标目是否按照拼音排序处于正确的位置。带有数字和字母的标目，应通过归类和加说明语等方法，加以避免。

（15）在总索引表对类别字母栏进行排序，使相同类别的标目集中到一起，以便作整体移位。

（16）在总索引表中按拼音顺序位置，分别置入大写的拼音字母，以区分各拼音字母下的标目。

（17）设置类别标题，如：“产品、设施”“单位、机构”“地点、地名”“会议、活动”“品牌、奖项”“文件、规范”等，将类别标题分别置入总索引表中拼音顺序的相应位置。

（18）将相同类别的标目放置到总索引表中按拼音顺序的相应位置。

（19）对相同标目下有多个出处的内容逐一进行比对。若标目出处A的内容被标目出处B的内容所包含，则将标目出处A删除，保留标目出处B；若标目出处C的内容与B不重复，则保留标目出处C，避免出现不必要的标目出处。

（20）将多音字标目位置调整，如：行业、行政，会议、会计，重新、重要等，用“查找”功能，查找带“行、会、重”等多音字的标目，确认其放在正确的拼音排序位置。

（21）补回标目中未加的《 “符号，用“查找”功能，检查是否漏补。

（22）在标目出处栏右侧建立全书标目拼音顺序栏。此栏的顺序号，即为全书标目拼音顺序的相应位置，以及拼音字母和类别标题的相应位置。全书标目拼音顺序栏和各编标目顺序栏是快速编制索引的左膀右臂。各编标目顺序栏的作用在于，能通过各编标目顺序号，找到标目在文中的页码位置，完成全书的标目定位，而全书标目拼音顺序号，能将全书标目按拼音顺序迅速复位，以正式的全书索引版面位置将excel文件置入indd文件。

  （23）将总索引表按各编索引序号排序，等待印刷厂三校稿。

（24）印刷厂三校稿定下全书页码顺序后，对照各编正文，按各编索引顺序号指引，找到每个标目在书稿中的确切位置，在该标目后键入对应的页码和栏号（a、b分别表示左栏和右栏）。

（25）将相同标目下的各个页码按序排列，但栏目页码不管其在何页，均放在该条标目页码的首位。栏目名称用黑体字标示。    

（26）总索引表完成页码和栏号键入后，右侧的全书索引顺序号按序号排列，此栏排序后，各编标目、拼音字母和类别标题的位置，即是全书索引排版后的位置。

（27）将excel文件中的总索引表中标目栏的全部内容置入预建的indd文件中，将indd文件中预先置入的黑体拼音字母和类别标题置换掉随excel文件带来的拼音字母和类别标题（字体、字型有区别）。

（28）检查索引说明是否需要修改、补充。

（29）在indd文件中，在每个标目和页码号之间键入Tab，将页码号右对齐。

（30）按全书索引清样，校对标目是否正确、归类是否合适、页码是否对应、页码是否右对齐、版面上是否有瑕疵。

（31）完成全书索引清样校对、修改后，交付印刷。

附  索引编制进度表

参考文献

参考文献

1  竹林.图书索引编制法.中国索引，2004（3）

2  张琪玉.图书内容索引编制法.北京：化工出版社，2006

3  张琪玉.标引词倒置法研究.中国索引，2006（4）

4  衡中青，浅议年鉴索引的编制.中国索引，2010（2）

5  全国信息与文献标准化技术委员会，中国索引学会.中华人民共和国标准GB/T22466-2008索引编制规则（总则）.中国索引，2009（2）

6  《2011上海经济年鉴》编委会.上海经济年鉴2011.上海：上海经济年鉴社，2011

王新建  《上海经济年鉴》副主编，副编审。

赵开城  《上海经济年鉴》编辑。