《2011上海经济年鉴》索引编制实例（上）

王新建  赵开城

（上海经济年鉴社  200020）

摘  要  年鉴索引中会出现一些对大多数人来讲是新活动、新产品、新事物的款目,将这些款目作适当的归类排列，可以让读者更容易发现它们、查询它们,从而得到新的信息。本文对年鉴索引款目的归类作了探索，并介绍年鉴索引与年鉴正文同步完成的实际过程和操作要点。

关键词  年鉴索引  索引编制  编制实例  款目归类

年鉴有按其内容逻辑排列的目录，为什么还要编制索引？目录虽也有检索功能，但有其局限性：其一，与索引的检索途径、方法不同，不便捷；其二，书中大量信息在目录中未能反映，检索不到。下面以《2011上海经济年鉴》为例，通过检索几组人们较熟悉和不熟悉的词组，说明年鉴索引的作用。从表中对照数据可以看出，若不用索引，该年鉴的一半信息将被“埋没”，读者不会对年鉴通篇品读，目录中有就查，目录中无就会放弃。即使能从目录中检索到词组，读者所费时间也比从索引中检索要多。因为，读者需按内容分类，逐条从目录的栏目或条目的名称中检索。一言以蔽之，年鉴是一种信息密集型工具书，主要供人查阅，为便利读者提高信息使用效率，必须要有索引。

词组检索对照表

1  索引标引的范围与深度

年鉴索引标引的范围与深度，通常受到年鉴篇幅和出版时间的限制。年鉴索引编制，一种方法是将年鉴目录中条目、栏目标题的措词整理后，生成年鉴索引，自然也就不包括特载、附录中的内容。另一种方法是对正文每条条目、每个自然段逐一进行内容分析，分析出显性、隐性的主题，制作成标目和款目，最后汇总生成年鉴索引，并根据索引编制计划，决定特载、附录是否作索引。显然，后一种编制方法的年鉴篇幅和耗时要比前者来得多。《2011上海经济年鉴》采用了后一种编制方法，但因篇幅限制，未对特载、附录作索引。

索引标引应该将具有完整信息要素的信息单元标引出来，做成标目。即标目标引的内容要能反映某时某地某人（某单位）做了某事，出现了某种结果。在年鉴索引编制过程中，索引编制者要动态地控制标目数与条目数之比在一个合理的范围。《2011上海经济年鉴》根据索引篇幅，将这个数值控制在2.2～2.5之间。下面就标引内容进行分析：

示例1.1  标目“ARJ21支线飞机”有两个出处，摘自某年鉴标引内容——“ARJ21支线飞机项目加快试验、试飞和适航取证，4架飞机累计试飞680多小时，完成高寒、大侧风、高温高湿等试验”和“ARJ21支线飞机试飞、试航取证任务全面展开”。显然，前一条信息包括了后一条信息，后一条的内容就不应再作标引。     

示例1.2  标目“陆家嘴论坛”摘自某年鉴标引内容 ——“围绕‘保增长、保民生、调结构、促发展’，完成推进上海‘两个中心’建设、2009陆家嘴论坛、市经济工作会议、经济适用房试点等系列重大经济和民生报道”。从文中可见，“陆家嘴论坛”的信息要素不全，至少缺了时间、主题，应避免这种标引。

示例1.3  标目“发电装机容量”摘自某年鉴标引内容——“2009年，上海电力工业发电装机容量为1657.66万千瓦”。此句文字虽少，但信息要素齐全，仍可进行标引。

示例1.4  标目“科学育儿”摘自某年鉴标引内容——“年内，全市投入近5000万元，将社区公益性优生优育科学育儿指导服务覆盖到98.5%的常住0～3岁婴幼儿家庭，并新创建了25个社区优生育儿指导服务点”。“科学育儿”摘自文中词组作为标目来标引此内容。

示例1.5  标目“节能减排‘绿电’使用”摘自某年鉴标引内容——“工程投运后，向家坝的水电将通过这一通道输送到上海，预计每年为上海新增320亿千瓦时的清洁水电，最大输送功率约占上海用电高峰负荷的1/3，从而将极大地缓解上海用电紧张的局面；同时，每年还可节省原煤1500万吨，减排二氧化碳3000万吨，使上海成为全球使用‘绿电’最多的特大型城市”。文中虽无“节能减排”几字，但有“节能减排”的含义，故见义生词，用“节能减排”作为标目来标引此内容。

示例1.6  标目“残疾人    帮助残疾人信息化工作”摘自某年鉴标引内容——“社会事业信息化——残疾人工作。至年末，为全市1万名听力言语障碍者提供手机短信优惠服务；为3.1万名视力障碍者提供固定电话通话优惠服务”。此内容为某年鉴中城市信息化编-社会领域信息化栏目-社会事业信息化条目中的一段。根据内容，若仅将“社会事业信息化”作标目，显然不能反映电信行业为残疾人服务的事实，为了突出此事实对残疾人的意义，系采用了上述标目的表达方式。

示例1.7  标目“老年人寿星评选”摘自某年鉴条目标题——“开展十大百岁寿星评选工作”。条目整篇内容是关于百岁寿星评选工作，故通过改写条目标题作为标目来标引此内容。

示例1.8  对标目内容是否再细分设立标目的考虑。标目“环境质量”摘自某年鉴，原设置了5条标目在同一页如下：

环境质量

环境质量    水环境

环境质量    声环境 

环境质量    空气环境

环境质量    辐射环境

读者若检索“空气质量”，或从“空气质量”检索入手、或从“环境质量”检索入手；若从后一条入手，就显得同一页的后4条标目没必要了，但在不同页码，内容又有差异的，这类标目仍有存在的必要。索引编制者除了要考虑索引篇幅和出版时间外，还要根据有关信息获取的难易和简繁来取舍标引内容。有些单位、机构的信息要素虽也齐全，但影响有限可不作标引。

2  索引款目的结构和标目的措词

索引款目由标目（根据需要加副标目或说明语）和出处项（页码和栏别）构成，如：“就业   新增岗位  598b”整个一条为款目（摘自某年鉴），其中，“就业”是标目，“新增岗位”是“就业”的说明语，598b是出处项，表示该标目在598页第二栏里。索引款目是组成索引的基本单元，一条款目记录年鉴中的一个信息单元，并指出其在年鉴中的确切位置。

标目：其功能是标引年鉴中的信息单元。一个措词较好的标目（根据需要加副标目或说明语）能符合读者的检索思路、能准确地表达年鉴中可检索的信息单元、能较好地达到字面成族或聚类的效果。

副标目或说明语：其功能是进一步说明标目含义，并对标目内容细分，以增强标目的专指性。

出处项：其功能是标引标目在年鉴中确切位置，由页码和栏号组成。

下面就标引标目制作过程中常遇到的一些现象进行分析：

示例2.1 标目出处过多。

表中标目“不锈钢”是个特例，索引编制者可能使用了索引编制软件，该软件将全书的“不锈钢”全部标引出来，如有些“不锈钢”仅是公司名称的一部分，而索引编制者未对这些标引出处作甄别和加说明语或限义词，致使标目出处出现“天量”。过多的标目出处，专指性不强，不但不能给读者带来方便，反而是添乱。比如，读者要了解某一系统的“招商引资”，难道需要把十多个标目出处查一遍吗？显然，在“招商引资”后添加说明语，就能增强其专指性。

示例2.2 用倒置法处理标目措词。

倒置法是指将原标目的限定词移置于被限定词的后面，对该标目，要用倒读法来理解。用倒置法处理的标目措词能增加字面成族（聚类）的机会。

示例2.3～2.11中的原标目按拼音排序分散在年鉴索引中，不熟悉这些标目名称的人，不太会特地检索它。若对这些标目作归类或措词调整，可增强这些标目的专指性和聚类机会。

示例2.3 用字母和数字作为标目开头。

示例2.4 用泛指性词组作为标目。

示例2.5 用作品和奖名作为标目。

示例2.6 用当地独特的名称和活动作为标目。

示例2.7 用地名、国名作为标目。

示例2.8 用项目、工程名称作为标目。

示例2.9 用创新的工作、任务名称作为标目。

示例2.10 用专业专用名作为标目。

示例2.11 用无法判别内容的词组作为标目。

索引标目的用词尽量不用动词、形容词、否定词、介词等作开头，尽可能用名词作标目。下面这些词组均以标目开头词，出现在各年鉴的索引中，如“参与、出台、打造、发展、关爱、获得、加强、建设、开发、落实、培育、启动、深入、推进、完成、争创、整治、支持”等。这类词组后面可以跟多种对象，都不宜作标目的开头词。按读者的检索习惯，不会从作宾语的词组开始检索。比如，检索“信息平台”，一般都会按拼音顺序直接检索，而不会在某个动词、形容词引导下去检索。在各年鉴索引中已经出现和可能出现的标目，如以下列形式出现：发挥信息平台作用、获得信息平台建设资金、开通信息平台、开展信息平台业务、考察信息平台……那读者必须将有可能做“信息平台”的前置词全部检索一遍，才不会漏掉“信息平台”这个标目。实际上没人会这样去检索，那也意味“信息平台”这条信息将被“埋没”。

示例2.12 用动词作为标目开头。

示例2.13 用形容词作为标目开头。

示例2.14 用否定词、介词等字作为标目开头。

3  索引款目的排序，聚类与归类

由于检索便捷，年鉴索引一般采用拼音排序。拼音排序特别要注意多音字的排序位置，如示例3.1：（摘自某年鉴）

X

刑事审判                                91a

行风建设                               357c

行业规划                               183a

行政处罚                               264c

行政执法监督                            87a

畜产品市场整顿                         148a

畜牧业                                 143c

畜禽屠宰管理                           244a

畜禽遗传资源调查                       145b

宣传工作                               117a

示例中“行háng业”、“畜chù禽”中的“行”“畜”系多音字，其拼音排序位置显然有误，分别应放在“H”“C”的字母下面。

有些年鉴索引在一个索引内也有一定程度的聚类（字面成族），如示例3.2：（摘自某年鉴）

C

创业促进就业扶持                        211a

慈善救助行动                           296a

慈善助医办法                           295c

慈善资金

救助人次                               22b

募集                                   295c

助老行动                               292c

慈善总会                               295b

村镇建设                               172c

示例中这些聚类和归类，让读者对某个事物的相关信息在一定程度上有“一网捞尽”的感觉。但是，多数年鉴索引都未对款目作设置标题类别的归类，一些在索引中大量存在的人名、单位、产品、活动、文件等款目，都分散在各自的拼音排序下，如示例3.3：（摘自某年鉴）

M 

M50网上创意园                          151a

MG6                                     94a

MK84250精密数控磨床                    101a

马蒂o万哈宁                            370a

马克思主义理论研讨会                    262c

马拉松                                  319b

《马兰花》                              295b

码头                                   132a

麦子                                   113c

脉冲                                   252a

盲人触觉艺术展览会                     173b

梅钢冷轧工程                            99a

梅泰恒商圈                             441a

媒体沟通实训室                          49b

煤化工国家重点实验室                    86a

煤油                                    96b

示例中的款目排列方式，有点像超市里黄鱼、黄瓜、黄豆……不是按品种类别陈列，而是按品名顺序陈列。可以想象那将是怎样的场面。索引款目排序中还要防止出现“孤条”。该款目前后都有字面成族的词组，就它一条孤零零地嵌在中间，如示例3.4：（摘自某年鉴）

公益创投                              619a

公益性价格管理                         134b

古树名木保护                           590b

固定电话用户数                         540a

固定资产投资                           108a

不妨将款目“古树名木保护”归类在绿化下，让人更容易发现。如示例3.5：（摘自某年鉴）

旅游业                                  310

绿化                                    574

绿化  古树名木保护                     590b

绿化市容信息化建设                     575a

每年年鉴索引中会出现一些对大多数人来讲是新活动、新产品、新事物的款目，将这些款目作适当的归类排列，可以让读者更容易发现它们、查询它们、从而获得新的信息。年鉴索引要为实现年鉴的“鉴史、资政、教化”的功能，发挥其特有的作用。索引款目不但要让当地人，而且要让外地人方便地检索（或发现）相关信息；不但要让当代人，而且要让后代人方便地检索（或发现）相关信息。在上述示例索引排序中，你能很容易发现款目“MG6”吗？发现它后，你又能联想起什么而去查询它吗？一切似乎不那么确定。但是，当在其后加个副标目“汽车”，又将其归在产品的类别下，那么，想了解某地汽车情况和某地新产品情况的人，肯定会比知道“MG6”是什么的人多许多。所以，对年鉴索引适当地进行款目归类，就是为读者创造更容易发现某些新名词款目的机会。

《2011上海经济年鉴》在索引款目归类方面作了一些尝试。根据索引款目的内容，专门设置了“产品、设施”“单位、机构”“地点、地名”“会议、活动”“品牌、奖项”“文件、规范”几个大的类别标题，在“产品、设施”类别标题下，分别设置了“工业产品、设施”“农业产品”“信息产品、软件系统”几个小的类别标题；在“单位、机构”类别标题下分别设置了“行业协会”“金融单位”“园区、基地、中心”“企业集团”几个小的类别标题，把全书索引中相关款目，分门别类放置在各个类别标题下。读者按照索引说明，顺着拼音顺序就可检索到要查的信息（针对已知标目，如“新能源汽车”），还可能顺便发现其他相关信息（如“纯电动汽车”）。

（未完待续）