浅议年鉴索引的编制

衡中青

（佛山科学技术学院图书馆  广东佛山  528000）

摘  要  年鉴是资料性工具书，年鉴索引是揭示、查找年鉴信息内容的检索工具，是工具书之工具。从索引的对象是整体还是部分的角度来说，可分为群书索引（累积索引）和专书索引。常用的年鉴索引类型有：主题索引、条目索引、人物索引、机构索引、图片索引和表格索引。索引编制过程中，要注意标引范围、标引深度、规范取词等九个技术问题。文章最后对上述六种类型索引各举例说明。

关键词  年鉴索引   索引类型    编制技术

年鉴是一种以一年内的重要时事、文献和统计资料为记述对象，提供详尽的事实、数据和统计数字的工具书，记载的信息主要来源于当年的政府出版物、国家重要报刊和统计部门的数据，具有权威性、翔实性、及时性和连续性特点，能全面、系统、准确地反映某年度政治、经济、科技、文化及社会发展概况。年鉴的功能多样，集辞典、手册、年表、图录、书目、索引、文摘、表谱、统计资料、指南、便览等的功能于一身，具有全面的总结和统计意义以及连续的参考作用。

在现代信息社会，如何充分利用年鉴中的信息资源问题，日益受到各行各业的关注。而年鉴索引则是揭示、查找年鉴中包含的情报内容，并按照不同于年鉴本身的排列方式组织的检索工具，是利用年鉴、开发年鉴信息资源的重要手段。

1980年代，我国开始掀起“年鉴热”，各种机构纷纷编制年鉴，呈现出欣欣向荣的态势，从1980年的6种发展到2003年的2280种。[1]但是，年鉴索引的编制状况却令人堪忧。有的虽有索引，但其款目的数量不多，检索途径少；一些大型的、综合性很强的省级年鉴，其发行量虽在万册左右，但编制的索引也仅为广告或彩色图片的索引；有的年鉴虽编有内容分析索引，但索引的质量却不尽人意。[2]

本文将从年鉴索引的性质、类型、特点、编制的过程及技术要点出发，探讨年鉴索引编制的理论和实践，意图为编制年鉴索引提供参考。

1  年鉴索引的性质、类型及特点

年鉴是一种资料密集型的工具书。它按年度出版，概述或反映某一地区、某一领域或某一专业的发展概况，记录的是最新事实和最新成果，往往还汇集了大量的图片和统计图表。因而，在信息社会，年鉴是一种重要的信息资源。[3]

1.1  年鉴索引的性质

（1）是年鉴信息内容的检索工具

年鉴索引的对象是年鉴的信息内容，是抽取年鉴中能够反映某个或某些主题的标引词，按某种顺序单独排列并附上页码供用户查找。用户可以按图索骥，不必系统阅读全文，大大节省时间。

如果说年鉴是一个信息库的话，那么索引就是一把打开这个信息库的钥匙。一部年鉴篇幅往往在数百万字，可谓卷帙浩繁，系统阅读的话，费时费力。再者，由于年鉴是资料性工具书，信息内容涉及各个学科领域，具有特定信息需求读者，往往是出于某种检索需要就某一个或几个主题而有意识或有目的地从中查找自己感兴趣的资料，不必通篇阅读。而索引正好具备这个功能，能够提供这个“大部头”的主要内容线索，用户通过索引能够快捷地找到所需资料，达到一索即得的效果。

对于每一部年鉴来说，索引通常置于书后，是图书内容索引的范畴。对于年鉴内容，可索引的范围十分广泛，只要用户感兴趣的有价值内容的部分都可以索引，如图、表、条目、人名、地名、机构名，等等。但是那些不包含实质性内容的部分，如目次、凡例、书名页等不应列入索引范围。

因此，年鉴索引揭示的是信息内容，是用户快捷便利地查找所载资料的检索工具。

（2）是工具书之工具

年鉴是工具书，而且不是一般的工具书，具有收录广泛、内容概括、信息密集、资料浓缩、编排特殊、功能齐全等一系列特点，是用户查找资料，解决疑难的重要工具。而年鉴的主要部分是条目（统计年鉴的表格重要性等同于条目），可读性差，资料性强，工具性是第一位的，阅读性是第二位的。而索引是检索工具，因此年鉴索引的实质是工具书之工具。为工具书编制索引在国内外已形成共识，一套篇幅浩大的工具书若没有完备的检索工具，是无法使用的。

（3）是提供事实或数据的索引

 年鉴索引向用户直接提供所需的具体情报，包括某一事件的详情、某一图片、某一日期或某一数据的出处。综合性年鉴以提供事实为主，统计年鉴以提供数据见长。

1.2  年鉴索引的类型

索引的类型十分复杂，从不同的角度可划分出不同类型的索引，如从索引的标目角度可分为著者索引、主题索引、题名索引等等；从索引编制方式角度可分为手工索引、机编索引；从索引的排序方式可分为字顺索引、音序索引、分类索引等等，不一而足。随着现代信息技术日益普及，索引编制技术不断创新，新的索引载体不断出现，新的索引功能不断开发，新兴的索引类型也会不断涌现。[4]

对于按年度出版的资料性工具书―年鉴来说，从索引的对象是整体还是部分的角度来说，可分为群书索引（累积索引）和专书索引。年鉴虽是按年度出版的连续出版物，但是每一年度的年鉴是自成体系的，其内容只是涉及本年度的事物。如果针对的是历年出版的一整套年鉴，是群书索引；如果针对的是某一年度的年鉴，则是专书索引。

（1）群书索引

中国版年鉴有的采用国际标准连续出版物编号―ISSN和国内统一连续出版物―CN，作为连续出版物出版，如《中华人民共和国年鉴2004》、《广东年鉴2007》；有的采用国际标准书号―ISBN，作为普通图书出版，如《中国统计年鉴》（2007）、《佛山年鉴》（2007）。

因此，若把年鉴当作普通图书看待，针对多年度出版的多册年鉴编制的索引，可以看作群书索引。群书索引是针对多种图书中具有相同或相似主题而编制的专门索引。年鉴的群书索引是把多个年度出版的某种年鉴整体作为索引对象，对某个或几个专题进行标引。

若把年鉴当作连续出版物看待，针对多年度出版的多卷年鉴编制的索引，称为累积索引。累积索引是是针对已出版的连续出版物编制的索引。

不管以什么方式出版，每一年度的年鉴都具有形式独立性和内容系统特性，可视作单独出版的图书。

全国有出版权限的年鉴社数量不多，已出版的年鉴使用ISBN号的种数远多于使用ISSN号和CN号出版的年鉴。从这个角度考虑，为多卷年鉴编制的索引看作群书索引似乎更确切些。本文采用群书索引一说。为一种年鉴的多卷册编制的索引，对于图书来说是群书索引，对于连续出版物来说是累积索引，虽名称不同，实质没有什么差别。

（2）专书索引类型举隅

年鉴的专书索引是针对某一年度出版的年鉴而言，标引对象仅限于该卷册年鉴。然而用户的兴趣是广泛的，编制的索引并不能满足所有的用户兴趣。索引编制人员须根据年鉴中报道的信息内容及其价值，择要编制，尽量满足大多数用户的共同兴趣。通常，年鉴索引的类型从以下几个方面考虑。

①综合主题索引

主题索引是以主题词为标目，并按照索引标目的字顺或音序排列的索引。文献主题是指文献论述的主要事物或问题，是概括文献中关于某一事物的情报内容的概念。年鉴是百科全书式工具书，记述的主题很广泛，涉及政治、经济、文化、科技、社会生活等各个方面。而综合主题索引采用内容分析技术，揭示年鉴信息内容较全面。内容分析技术能把分散或隐蔽在年鉴中的有价值信息的内容，经分析、标引后按相应主题词(关键词)集中，综合、全面地揭示出来。[5]

年鉴综合主题索引的主题包含人物、事件、机构等等，经分析、标引后不再分门别类，而按标目的某种顺序逐个排列。综合主题索引具有引标引深度大、标引能力强的特点，可以进行多途径、多因素检索，还能通过参照系统揭示全书的内在联系，深受年鉴索引人员的喜爱。目前我国年鉴索引中最常见的类型就是综合主题索引。一些综合性年鉴，如《中华人民共和国年鉴》、各省级、地级、县级年鉴，大都编制综合主题索引。

②条目索引

年鉴的编写体例通常包括专文、大事记、条目等，其中的条目是主体。年鉴的用户最常使用的是条目，条目索引能够揭示年鉴的主体信息内容，能够最大程度满足读者的检索需求。

条目索引，即是把年鉴分类目录中的条目，经主题分析后提取主题词作为标目，按不同于目录的顺序重新排列，让读者从另外一个角度查找信息。年鉴的条目通常是分类排列的，条目索引对于那些不熟悉学科分类的读者尤为实用。如《江苏经济年鉴》（1990）后附“1986―1990江苏经济年鉴目录索引”，包括五年的全部目录条目[6]。

③人物索引

记载人物是年鉴的一项重要信息内容，这些人物曾经在过去一年的政治、经济、文化、科技和社会生活舞台上留下深深的印迹。因此，为这些人物编制人物索引，一方面可彰显他们在时代中作用，另一方面为后人查找他们的活动线索提供便捷的路径。年鉴中的人物的索引有两种选择，一种是对全部人物的人名进行标引，另一种是对重要人物进行索引。当然对全部人名进行标引是最佳的选择，但是往往因为篇幅和费用等原因，标引的只是重要人物的名称。无论哪一种，其标引方法是相同的，即以年鉴正文中述及的人物名称为标目。实际上，这些人名是主题，是用这些人名作主题款目。标引时，所有人名，不管在年鉴中出现多少次，不管在年鉴中用多少文字对他们进行论述，均需分别予以标引。

④机构索引

机构索引是以年鉴正文的机构名称为标目的索引，标引时与人物索引一样也有两种选择，一是只标引重要机构名称，二是标引所有的机构名称。若是对重要机构进行标引，则要事先确定哪些是重要机构，要确定一个取舍标准。上文人物索引的重要人物索引也面临重要人物的选择标准问题。鉴于学识，本文不深入讨论这个问题，求教方家。

⑤图片索引

我国八十年代兴起“年鉴热”时，出版的各类年鉴就已较大篇幅登载图片，因其直观性强，一幅图片就能叙述一个主题，日益受到年鉴编辑者和读者的喜爱。翻阅近年出版的年鉴，图片占四分之一篇幅的比比皆是，图片逐渐成为年鉴记载事物的一种重要方式。因此，专门为图片编制索引，势在必行。图片索引的编制可从两种途径入手，一是直接把图片的标题按某种顺序排列，如字顺、音序等等；二是把图片的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中图片。

⑥表格索引

年鉴编纂时往往用表格来说明问题，表格与图片一样，直观性较强，在年鉴中所占篇幅也越来越大，而有些年鉴则是以表格为主体内容，例如各种统计年鉴。因此，专门为年鉴中的表格编制索引也势在必行。编制的途径也从两方面入手，一是直接把表格的标题按某种顺序排列；二是把表格的标题进行内容分析，析出主题词（标引词），然后按主题词排序并集中表格。

上文只列举了较为常见的年鉴索引，当然，实际上年鉴的索引类型不止这些。到底要编制哪些类型的索引，要从年鉴的信息内容出发考虑，例如综合性年鉴以编制综合主题索引为主，统计年鉴以表格索引为主。总之，年鉴索引类型的选择要根据年鉴的内容、性质、费用、篇幅等因素综合衡量。

1.3  年鉴索引的特点

（1）年鉴是工具书，因此年鉴索引是工具书索引，具备工具索引的特征，例如条目索引是年鉴索引的一大特色。

（2）年鉴索引分为群书索引（累积索引）和专书索引，其区别在于前者的对象是多个年度出版的年鉴，而后者的对象则是本年度出版的年鉴。

（3）不同性质和信息内容的年鉴，所编制索引的类型是不同的，要具体情况具体分析，选择用户最需要、最能反映年鉴主体内容的索引类型。

（4）本年度的年鉴索引一般置于书后，方便使用，属书后索引的范畴，篇幅不能太大，索引种类只有一二种。群书索引通常单独出版发行，索引种类较多、较齐全，能从多个角度揭示年鉴的内容。

2     年鉴索引编制过程及技术要点

2.1  编制过程

年鉴索引的编制过程与其他图书的编制过程没有多大的区别，都要经历选书、标引、生成款目、排序、印刷的过程。很多论著中阐述较多，本文不作细述，只针对年鉴的特点列举要点。

（1）确定索引对象。是对多个年度出版的年鉴编制群书索引（累积索引）还是对本年度的出版的年鉴编制专书索引。

（2）确定索引的类型。纵览年鉴内容，根据本年鉴内容特点确定编制什么类型的索引，是编制多种索引还是编制某一种索引。确定了索引的类型实际上就是确定了索引的主题。

（3）标引。标引时要统察全书确定可标引范围，即本年鉴中哪些部分是可以标引的。

（4）编配参照系统。参照系统是能够直接或间接地向用户指引可能相关的检索词，从而使用户检索所需的精力降低到最低限度。参照系统的编配要根据索引的规模及成本，控制参照的类型、范围和数量。

（5）生成款目及排印。

2.2  技术要点

（1）标引范围问题。[7]年鉴是一种资料性工具书，其每一部分都具有重要的信息价值。因此，标引范围，除了正文以外，还将特载、专文、图、表等也列入。多年来，不断增加的图和表格，特别是内容丰富、设计精美的宣传彩页，已成为一些年鉴的特色，如果对这部分不作标引，很多重要内容就无法查到。

（2）标引深度问题。[8]标引时要对包括条目在内的正文进行内容分析，分析出显性、隐性的主题，也要对辅助主题进行分析，从不同角度抽取索引内容，提供标引深度。为了保证各栏目造词尽可能做到均衡，编制索引时，要大致确定造词的“级别”，即根据条目内容的层次或内容规定一个适当的“深度”。

（3）规范取词问题。规范取词应该做到：[9] ①标引词应是单主题词。②一些口语化或叙述体的标引词不应出现在标目中。③注意范围限定词的位置，如“第2届上海国际艺术节”，应为“上海国际艺术节(第2届)”。对于某些限定词的删减应注意仔细推敲，不能因强调简明而影响其专指的性能。④在上下文环境中没有实际意义的词应删去，如“对于”、“关于”等。⑤遵从读者的检索习惯，主题词的中心词要尽量前置或使用被动式，避免使用动宾片语，主题词不带报道性内容和具体资料。

（4）索引与目次避免重复的问题。目次本身就是提纲。而在索引过程中，同样能起着提纲作用的主题词（标引词），不可避免地与目次重复。这对于综合年鉴中的条目索引来说，重复的情况最为严重，因为年鉴的条目通常列入目次的范围。如何把重复降低到最小程度，可以这样处理：不要简单地把条目按某种不同于目次的顺序编排就作为条目索引，要对每个条目进行主题分析，把具有复杂主题的条目分析成多个单一主题，然后用这些单一主题词作为标引词。通过内容分析，尽可能地把隐性主题分析出来，同分析出的显性主题一起为标引词。

（5）索引的分合问题。索引的分合问题意即是把主题索引、人名索引、机构索引等等，分立开来单独编制，还是综合起来只编一种综合主题索引。对于专书的年鉴索引，常常因为篇幅、费用等条件限制，只编制一种索引，例如综合主题索引，不再编其他索引。因为年鉴信息内容的主题是由事件、人物、地名、机构名等等因素组成。一个综合主题索引的标目即已包含了从事件、人物、地名、机构名等等中提取的标引词。编制综合主题索引能够满足一般用户的检索需求。但是，若是群书索引（累积索引），由于其单独出版，不会考虑篇幅、费用、人工等问题，则要分别编制各种类型的索引，从多个角度充分地揭示年鉴的信息内容，最大限度地满足各类用户的信息需求。

（6）彩图、表格和专文，入目次还是入索引问题。当今时代是个读图的年代，彩图因其直观、炫丽，越来越受到年鉴编纂人员及读者的喜爱，所占篇幅越来越大。因此根据时代的趋势和要求，有必要为彩图单独编制索引。

当今时代也是个喜欢用数字表达的时代，年鉴中的表格也越来越多，而一些统计年鉴几乎是用表格说明问题。因此，十分有必要为表格编制索引。

年鉴中采用的专文，都是有关政治、经济、文化、科技和社会发展的重要文献，资料性和史料性的价值高，其重要程度甚至高于条目。如果数量太小，则入目次，但也要在综合主题索引中标引出来；如果数量足够大的话，则要单独编制专文索引。

（7）机构索引问题。年鉴中的机构就是平时俗称的单位，种类和数量十分繁多。若条件许可的话，则要编制机构索引，满足用户的特殊检索需求。索引时，除了全部标引外，还可以按机构的重要性分成若干等级，选择重要程度高的机构进行标引，以减少篇幅。

（8）条头索引问题。这里的条头就是条目的标题，标引时不可原样照搬，须先进行主题分析，把它分析成多个主题（或主题因素），然后用相应的标引词标引出来。这样的条目标引可避免与目次重复。

（9）索引类型的选择是按用户兴趣还是按信息内容的价值来选择。本来，年鉴的索引是为了满足用户的需要而编制的，索引类型的选择理应根据用户的兴趣来定。但是，年鉴既是资料又是史料，对于当代人来说是资料，对于后世人来说则是史料。现代人对年鉴的兴趣可以通过调查、分析等手段获得的，但是后世人对年鉴的兴趣则是无法通过调查、分析获得的。再者，现代人的兴趣又是随着时空条件不断变化的。因此，根据用户兴趣选择索引类型是不现实的。而年鉴的信息内容是客观存在的，无论是现代人还是后世人都不可能改变的。所以，年鉴索引类型的选择最好以信息内容的价值为首要考虑因素，用户的兴趣则是次要考虑因素。

3   年鉴索引编制示例及其说明

本文将以综合性年鉴为例，编制综合主题索引、条目索引、人物索引、机构索引、图片索引、表格索引。

（1）综合主题索引[10]

片断：

 G                                                      干以胜  241a

改革开放 36a、38a                                        干支次序表（表）  40b

改革收入分配制度和规范收入分配秩序问题研究 163a          甘泉发现商代晚期墓 860a  ……

概况 1064                                                广东省 978a

干部教育培训工作研究 164b                                安全生产 980a

干旱 543a                                                保险 978a

干湿地区 20a、21a                                        财政  978a

划分（表） 20                                           对外贸易 979b

高明古椰贝丘遗址 866b                                    农业  978b

工业 978b                                                人口  980a

固定资产投资 979a                                       人民生活 980a

环境 980a                                               社会保障  980a

建筑业 978b                                             深圳咸头岭遗址 866b

交通运输 978b                                           邮电通信业 978b

教育 979a                                               证券 978a

金融 978a                                               重点项目建设 979a

经济和社会发展 978a                                     资源 980a

科技 979a                                               ……

旅游业 979b                                             

编制说明：本索引采用内容分析索引法编制。除按“大事记”形式编排的内容外，年鉴中有实质检索意义的内容均予以标引，以供检索使用。基本上按汉语拼音音序排列。页码后的字母表示栏号，下同。

（2）条目索引[11]

 K

开发区建设 289a                                        科技咨询  420c

开平市 617a                                            科学发展观与社会主义和谐社会建设理论研讨会 427b

勘察设计咨询业 281c                                    科学技术  408

抗洪救灾复产 116                                       科学技术普及工作  421a,481c

柯小刚 519a                                            科学院工作  419c

科技成果与奖励 414a                                    科研基础条件建设  411c

科技创新平台建设 408a                                  客家方言  138a

科技服务 481b                                          垦区现代农业建设  240c

科技攻关 409a,410b                                      口岸查验电子化建设  288b

科技奖励 414b                                          口岸管理  288a

科技进步活动月 421b                                    口岸基础设施建设  288b

科技网络信息平台建设 412b                              口岸综合管理  288c

科技文献建设 412b                                      矿产资源  136a

科技信息与咨询 420b                                    矿产资源开发管理  326c

科技兴检 334c                                          矿产资源勘查管理  327a

科技兴交 268b                                          矿山年检  326c

编制说明：年鉴正文中的篇目题、类目题、分目题用黑体字标明，其余用宋体字排印。群书索引可单独编制条目索引。

（3）人物索引

大多数综合性年鉴编制的索引只有一种类型―综合主题索引，《中华人民共和国年鉴2007》、《广东年鉴2007》也没有例外。为了示例，本节将从《广东年鉴2007》中抽出人物名称，单独编制人物索引。

 C

陈建强 519c                                              D

陈韶章 527a                                              端木正  530c

陈土妹  525b                                             ……

陈伟才 519c                                             W

陈彦文 523b                                             吴桂忠  527b

陈祖沛 528c                                             吴建平  523b

丛飞 529a                                               吴周春  525a

……                                       

（4）机构索引

本示例也取材于《广东年鉴2007》，把年鉴中涉及的所有机构名称进行标引。但是，省、市、县、区、镇、村等行政机构的简称一律不标，因为这些简称实际上指代的是一个地域，不是一个具体的机构。如“佛山市”指的是佛山市这个区域，若“佛山市人民政府”则要标引，这是一个具体的机构。

……

 G

广东电视台 442a

广东发展银行股份有限公司 310a

广东南方电视台 442b

广东人民广播电台 441c

广东省残疾人联合会147c

……

 （5）图片索引

如果图片足够多，可以单独设立索引。但据现有年鉴索引来看，图片索引往往作为综合主题索引的一个款目来对待。如：福田区547a,551（图）；汕头城市新貌146（图）。

（6）表格索引

在综合性年鉴中，如果表格足够多，可以单独设立索引。但据现有年鉴索引来看，表格索引往往作为综合主题索引的一个款目来对待。如：主要农产品产量（表）686；主要农业机械拥有量（表）245。可是，在统计年鉴中，表格是核心部分，其重要性相当于综合性年鉴的条目。因此，对于统计年鉴，最好编制表格索引。

本文简明扼要地阐述了年鉴索引的性质、类型、特点，以及编制的技术要点，并针对常用类型的索引编制举例说明。年鉴是资料性工具书，年鉴索引是揭示、查找年鉴信息内容的检索工具，能够方便用户多途径检索。但是，目前已出版的年鉴索引编制率很低，其原因既有篇幅、费用、技术等客观原因，也有年鉴编纂人员对索引认识不足等主观原因。实际上，没有索引的年鉴其使用价值大打折扣，使用起来十分不便。因此，呼吁为每部年鉴编制索引，至少编制综合主题索引。

参考文献

1 梁滨久.中国年鉴事业辉煌发展之实录―读10期《中国年鉴十件大事》.黑龙江史志,2006（6）：31-32

2 乌克岚.编制年鉴索引的必要性与编制方法浅议.年鉴信息与研究，1998（3）：59-60

3 沈美新，蒋皓，管美凤.编好年鉴索引，促进年鉴信息资源深度开发.年鉴信息与研究，2004（5）：39-40

4 侯汉清编著.索引法教程.南京：南京农业大学，1993

5 徐松.国内年鉴索引编制情况及索引类型调查分析.图书馆学研究，1993（5）：78-80

6 同[5]

7 同[3]

8 同[3]

9 同[3]

10 中华人民共和国年鉴编辑部编.《中华人民共和国年鉴2007》索引.北京：中华人民共和国年鉴社,2007：P1251-1255

11 广东年鉴编纂委员会编.《广东年鉴2007》索引.广州：广东年鉴社，2007：789-798

衡中青  1969年生，男，博士，佛山科技学院图书馆副研究馆员，中国索引学会理事。主要从事信息组织与检索、古籍（地方文献）数字化整理研究。发表论文近30篇。