论续修志书推广索引体裁的必然性

夏侯炳

（江西省图书馆  南昌  330077）

摘  要  从我国旧志没有索引，首轮省、市、县新志绝大多数不设置索引以及方志界对书后索引比较陌生的实际情况出发，论述了续修地方志编制索引的必要性和紧迫性，主张将索引当做志书体裁之一，从第二轮志书编纂起实行述、志、传、图、表、录、索引八体并用，以志为主的编纂体例，并且认为计算机辅助编制模式使索引在地方志书中的普及具备了现实可行性。续修志书推广索引体裁势在必行。

关键词  地方志书  索引  八体并用  计算机辅助编制索引

我国有数千年修志历史，但志书设索引起步晚。清代《同治鄞县志》总目录的54页人物姓名虽可视为发轫之作，但由于没有条目地址，只能算是“准人名索引”。20世纪初至21世纪初整理旧志编制的索引仅26部，其中24部为人物传记索引；截至2000年9月出版的4287部省、市、县新志，鲜有书后索引；迄今为止，能查到的编制了索引的仅有绍兴、宁波等市志，慈溪、龙游、天门、萧山、桐乡、嘉定、临安等县志［1］120～122［2］31，占志书总数当不到1%。总之，我国有索引的志书为数很少，有的索引还附于目录之后，造成志书的结构性缺陷。在这种情况下，中国地方志指导小组于1997年作出的有关要有索引的规定，能否在第二轮修志中得到落实，尚难以预料。比如有的省志办下发的编纂工作方案或者没有索引的要求，或者虽有索引的要求，但一仍旧贯地规定行文运用述、志、传、图、表、录七种体裁，不将索引视为一种体裁。事实表明，我国方志界对图书内容索引缺乏了解，对索引在地方志中的地位和作用缺乏认识，对志书普遍编制索引仍然存有疑虑。

笔者认为，为了使地方志成为名副其实的工具书，不仅续修地方志书必须全部编制索引，而且应当将索引视为志书的一种体裁，突破志书使用七体的传统体例，全面推广内容索引，实行述、志、传、图、表、录、索引八体并用。为此，本文着重讨论志书为什么要增加索引、在志书中推广索引的紧迫性、续修志书普及索引的现实性等问题。

1  地方志书增加索引体裁的必要性

1.1  资料性工具书应具备的功能

美国律师、政治家霍勒斯・宾尼说：“一本好的书籍，假使没有一个好的索引，要失掉一半的价值。”陈桥驿在《绍兴县志・序二》中指出，学术界尤其是国外学术界认为没有索引的工具书很快就会“成为一堆废纸”，而编制索引就“使志书不仅具有学术性，而且富于实用性”。地方志书属于资料性工具书。欲成倍地提高志书的利用率，赋予这种资料性著述以强大的查考功能和检索功能，编制内容索引就是不二法门。资料性工具书应当具备哪些功能呢？

资料性工具书应便于揭示图书内容。了解某一种图书的内容，从目录只能知其大概，而利用索引则可使这种了解一直深入到知识单元。例如，《北京工业志・综合卷》可展示与北京地区科技活动相关的人物、机构、事件、生物、矿物、产品、设备、工艺、技术方法、公式、数据、文献等各种事项。

资料性工具书应便于提供文献线索。例如通过《雍正浙江通志索引》，可以查到当时浙江诗人及其诗作的有关情况；通过《成都地方志篇目索引》，可以掌握该群志中所有的书名和文章名。

资料性工具书应便于检索参考资料。例如，从清代《古今图书集成索引》中的有关部分，可以查到封建时代农村雇工剥削的情况、康熙年间城市手工业的情况、十三经二十一史以及大量稗史子集等等。

资料性工具书应便于掌握学术信息。例如，从每年的《中国出版年鉴》索引中，应可以了解到近年来我国出版事业的发展概况，新书评介，出版史料，出版纪事，全国图书、报刊简目，出版统计，出版规章制度，出版事业名录等各方面的信息资料。

资料性工具书应便于获得各科知识。例如利用刚刚出版的第二版《中国大百科全书・索引卷》反查正文，可获得有关我国自然地理、社会、政治、经济、科学技术、文化、军事、外交等领域的丰富知识。

1.2  无索引的志书导致功能缺位

一本图书被称为工具书必须具备哪些条件呢？武汉大学信息传播学院（原武大图书馆学系、武大图书情报学院）教授、博导詹德优先生认为，作为人们学习与工作必备的利器，工具书须具备“高密度的知识性、高精度的资料性、高效率的检索性和高频率的查考性”［3］。可见，只有具备上述四性的图书才能跻身工具书的行列。

作为全面系统地记述一定行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献，地方志书理所当然地属于工具书的范畴。可是，如果仅用述、志、传、图、表、录等七体，它就跟历史上的类书、政书等毫无二致，只能称为“准工具书”，因为它们只具备“高密度的知识性”和“高精度的资料性”，而不具备工具书的另两个基本属性：便于人们从知识单元去“查考”和“检索”图书内容。这样来看历史上的旧志和第一轮绝大多数的新志，就明白它们虽然在知识性和资料性上是实至名归的，但是检索性和查考性这两大功能缺位，属于有严重结构性缺陷的工具书。在当今讲究效率的时代和拥有信息技术的条件下，能否做到方便查考、快捷检索，一索即得、信手拈来，乃工具书图书质量高低的重要判断标准。没有书后索引的志书，仅靠“目录”列出全书结构单元和志的篇章节目名称及其页码顺序，就只能展现全书及其主体的结构，为读者提供相当粗糙的内容提示。这显然与工具书名不副实，适应不了信息时代人们利用文献讲究快节奏的要求。

1.3  编好索引让地方志回归其本位

索引是通过简明著录标引并按某种可检顺序排列和组织从而能将某一信息集合（如专著）中所讨论的概念、语词及其他事物指引给用户的一种文献信息检索工具。通俗点讲，就是能将文献中具有检索意义的人名、地名、词语、概念或其他事项按照一定方式有序编排起来，供人们检索和查考其中知识信息的工具书。索引既可以附于书后（如《中华人民共和国年鉴》书末的索引），也可以独立成卷（如《中国大百科全书》的索引卷），还可以单独作为图书出版（如《申报索引》《鲁迅著作篇名索引》《古今图书集成索引》）。

为了提供一点感性认识，兹撷取《雍正浙江通志》分类索引中的两个片段于此：

十二　物产                                     十五　人物

麦　2333，2353，2367，2381，2396，             八画

2431，2461                                      范士表　4812，4924

赤米　2474                                     范大录　5338

赤豆　2333                                     范元之　5346

芦�　2333，2396                                范邦惠　5329

豆　2353，2381，2414，2431，2453，2461         范圭　5182

旱湖稻2474                                    范钟　4597，5165

在我国情报检索语言学的奠基人、中国索引学会顾问张琪玉教授所概括的图书内容索引的多种功用中，“大大加快查检图书中某一特定内容所在位置的速度”、“了解图书所讨论的问题并发现新知”、“将同一主题的内容集中起来，为专题研究提供便利”［4］，便集中体现了索引的查考功能和检索功能。

为了充分发挥索引的知识性、资料性、检索性和查考性功能，志书的索引应覆盖述、志、传、图、表、录七体的所有内容，只对凡例、后记、编辑成员名单等不予标引；要根据志书的内容，编制主题、人名（含机构）、地名、物产、图片、表格等多种索引；要参照《主题词表》合理选取标目并规范用词，注意提取隐含主题，最好能设置二级甚至三级标目；要建立较完善的参照系统，使索引形成一个立体的知识网络。凭借一部较高标准的索引，地方志就能从“准工具书”上升为真正的工具书，就能卓有成效地满足存史、资治、教化对志书的需要。

2  续修地方志推广索引的紧迫性

2.1  缩小与国外索引工作差距之所需

笔者主张续修地方志一定要推广索引，因为这有助于弥合我国在图书内容索引工作上与发达国家的差距。索引工作有很长的历史，我国是开展得最早的国家之一。唐宋时代就出现了查找古籍中丽词骈句、诗赋文章、历史事实或其他资料的工具书，这就是“类书”。而西方的第一种专门的索引约出现在七八世纪，叫《圣经语词索引》。十三四世纪的一些图书编有书后索引，进入十六七世纪这种索引便多了起来。18世纪下半叶开始的工业革命大大提高了科学的地位并使科学研究向着有组织的集体化方向发展，从而导致了科技文献的急剧增长。堆积如山的文献带来了利用上的困难，这就直接推动了利于知识查考和文献检索的现代文摘、索引、题录工作的大发展、大繁荣。据统计，西文著作从19世纪末、日文著作从20世纪初便已经普遍重视编制书后索引的工作，进入70年代后编有索引的图书高达九成。

我国对百科全书、年鉴、手册等现代工具书编制索引的工作做得相对好一些，但科学著作、教科书以及地方志等的索引工作就十分薄弱。根据陈永山1980年、纪晓萍1994年、周柏康2004年对图书馆藏书所作的三次抽样调查结果，我国有书后索引的书籍占图书总数的比例平均仅为7.43%，与发达国家90%的比例相距遥远［5］。如果在以前缺少索引还可以以各种借口搪塞的话，那么在文献工作讲究标准化的今天，我国索引工作的落后局面就再也不能继续下去了。

2.2  文献工作实施索引国标之所需

笔者主张续修地方志一定要推广索引，还因为这是实施刚颁布的文献工作的国家标准的需要。国家主管部门于2008年11月3日正式发布了GB/T 22466－2008《索引编制规则（总则）》，并从2009年4月1日起实施。该国标对索引的功用、索引的类型、索引的编制、索引款目及其编制、参照系统、索引款目排序、索引的形式、质量管理等作出了明确规定和说明，适用于任何类型文献的索引，包括人工编制和计算机编制的各种类型的索引［6］1～18。这项对作者、出版者、教科文行政部门均有法律约束力的文献标准化工作成果，无疑将成为我国包括地方志在内的图书内容索引推广和普及的强劲东风，吹走一些人的偏见、疑虑和懈怠，从而大大加快图书内容索引在我国的推广普及和追赶世界水平的步伐。在这种情况下实施第二轮地方志编纂工作，就再也不能让没有内容索引的志书面世了。可以预见，索引国标的推出将像《文后参考文献著录规则》的实施一样，用不了多久人们就会普遍接受索引，索引工作将在我国得到大发展、大繁荣。方志界不能甘居人后，而应当走在前面。

地方志书须编制的索引，除人名（含机构名称）索引、书名索引、著者索引、特产索引等外，最重要的是主题索引，而后者也是索引工作的难点。

2.3  我国图书走出国门之所需

随着改革开放的深入发展和我国经济加速全球化，随着国务院2008年6月5日印发《国家知识产权战略纲要》，尤其是2009年7月国务院出台《文化产业振兴规划》，我国专家、学者的科学著作急于走出国门。而走出国门的前提是不仅图书要有创新的内容，而且要与国际标准化组织推行的文献要素、结构和格式接轨。

我国自从加入WTO后，全球同行越来越看好中国的图书贸易市场，这是对我们本土市场需求增大的一种良性反应。世界知识产权组织（WIPO）创意产业部主席迪米特・甘特雪夫2009年11月２６日指出，根据最新统计，中国版权产业对GDP的贡献已达到6.5％，对中国就业的贡献占6.8％，明显高于世界平均水平的5.6％和5.8％［7］。从1999年至2005年，我国图书版权引进从7343种增加至9382种，增长了27.8%。在版权输出方面，在中宣部、新闻出版总署“走出去”战略的引领下，一批颇具实力的出版社出版了许多反映我国科技和学术界最新成果、在行业内乃至国际上都具有先进水平的专业图书，版权输出的空间很大。但是，版权引进和输出的比例虽然从2001年的12.6:1缩小到2006年的5:1，版权输出量与我图书大国的地位仍然很不相称；我国近年来输出的优秀图书多数集中在传统文化领域，科技出版领域原创图书走出去的工作步履艰难。

中西方在语言、阅读习惯和出版体例等方面存在一系列差异、我国科技水平与发达国家相比也存在一定差距以及向以英语为代表的西方国家开展版权输出成本很高、收益较少，固然是制约我国图书版权输出的重要原因，但我国文献参考文献著录不规范、绝大多数图书没有内容索引等结构性缺陷也是版权输出的瓶颈。因为正如专家早就指出的那样，在发达国家，专著、教科书等没有索引是不可能出版的，即使出版了图书馆也不收藏，而工具书不编制索引更是不可想象的。可见，续修地方志书推广内容索引刻不容缓。

3  在续修地方志中普及索引的现实性

3.1  索引作为独立体裁的可行性

赵新力等在讨论科技志时指出：在国家《新编地方志工作暂行规定》中，并没有为志书的框架结构作出专门规定，各地都是结合自身特点，在借鉴、比较的基础上自行设计，原则是尽可能地吸收范例、避开问题、克服不足［8］。对于其他地方志书而言，情况也是这样。故当前的述、志、传、图、表、录等七体并用，并不是国家对于地方志书体例作出的强制性规定，而只是业界继承先例、相沿成习的结果，这就给广大志书编纂工作者探索、创新志书的体例留下了广阔的空间。总之，在地方志中增加索引并不存在违反法理的问题，不是不可逾越的“雷池”。

问题是，索引在志书中扮演什么角色？它仅仅是与目录地位相当的附文吗？1984年3月中国地方志指导小组提出在旧志整理工作中要编辑专题索引［9］，1997年又对新志提出了全书要附有索引的规定［9］，但都未明确索引在志书中是否与述、志、传、图、表、录拥有同样的地位，即是否属于一种志书体裁。第一轮修志中有的增设了索引却将其置于目录后的省级志书的做法，显然是不把索引当做志书的一种体裁，而仅仅视之为与目录等价的附属文字。我们认为，这是对索引缺乏认识的结果，或者说是对索引的地位和作用有所误解的产物。

正如前文所述，索引的去留关系到一部志书的文献属性和利用价值。其次，目录基本上是附属于正文并从正文中提取的标题，目录离开正文则毫无价值；而索引不仅可以附于书末，还可以独立成卷，甚至独立成书。因此，怎么能仅仅将索引视为一种跟目录等同的辅助手段呢？笔者认为，应当给索引“正名”，索引在志书中必须拥有一种独立的行文体裁的身份和地位，从而让它与传统的述、志、传、图、表、录等七种体裁并驾齐驱，在人们的心目中与传统的述、志、传、图、表、录等七种体裁等量齐观。所以，笔者建议，关于志书的体例，今后应当提述、志、传、图、表、录、索引八体并用，以志为主。

3.2  高效编制内容索引的可行性

可能有人担心，对卷帙浩繁的志书编制索引，工作量太大。的确，如果纯手工操作，或者以手工为主、电脑帮助，编索引都是非常劳神费力的。例如，在纯手工编制志书主题索引的模式下，沿着“标引→制卡→反查→排卡→编写使用说明→誊写”的流程操作［10］58，一部百万字的志书没有个把月是无法完成索引编制的。在用电脑录入数据而主要工作仍靠手工完成的模式下，在完成被索引文本的电子排版后，编制者须沿着“人工标引→电脑查找标目地址→在索引档中标注页码→按音序合并调整→编写使用说明”的流程一步步做下去，那样，百万字的志书没有半个月的工夫恐怕也不行。因此，纯手工和以手工为主的制作方式都是事倍功半的索引编制模式。

实际上，当今之世，遑论外文索引，即使中文索引也已经进入了计算机辅助编制的时代。所谓计算机辅助编制索引，是指在人工标引索引词（索引标目）并输入到计算机之后，计算机完成排序、存储、打印输出，最后产生正式索引的过程。可见，在这种索引自动化编制的模式下，大部分工作由计算机完成。目前，作者可以利用Word和WPS自编图书索引［11］59［12］217，而图书出版过程中的索引自动化编制则可以借助王彦祥、王广林等研发的“索引之星”软件（可通过访问http://www.ccyt.net了解其详情）。

我国台湾著名电脑图书作家侯捷先生运用Word为自己排版制作了近三十本书，包括十多本书的索引自动化编制。他介绍的程序是：第一步，手工标引索引项建立“索引词条文件”，明确“词条与词条之间的关系”即主索引项、次索引项；第二步，点击［插入→索引和目录（D）］+索引（X）+确定。他以亲身经历说明图书作者完全可以利用Word自编索引［11］217～227。王彦祥是北京印刷学院出版系副教授，被我国索引领域权威张琪玉教授称为“中国第一位社会索引员”。他也利用MS Word 7.0编制过索引，并总结出与侯捷先生类似的流程。

而作为迄今应用较广泛、功能较完备的一种出版过程中应用的索引软件，王彦祥与王广林等合作开发的“索引之星”编制图书索引的流程如下：打开“索引之星”并灌入目标文档→标引（抽取）索引款目→索引文档即时校对和修改→索引款目自动排序→人工合并调整并添加排序符号→粘贴使用说明→索引文档排版后的内容及格式校对→提供索引成品。原先一个手工编制团队的工作，用上这一软件后，一个人就胜任愉快了［11］59～61。

鉴于目前机编索引尚需靠人工参照《主题词表》标引主题词，而做好这项工作须有一定的图书情报学专业背景，因此建议中国索引学会主动与中国地方志指导小组联系，为各地定点出版社举办索引人员培训班。总之，在续修志书中推广索引不会存在技术层面的障碍。

3.3  时间、经费等层面的可行性

关于编制时间，王彦祥及其团队编制索引的有《中华人民共和国年鉴》《北京大学年鉴》《中国法律年鉴》《中国图书馆年鉴》《北京工业年鉴》《内蒙古年鉴》等书籍百余卷，200万字以内的书稿5～7天便可完成索引编制并达到出版要求。而续修地方志一般计划六七年完成，花这么几天时间编制索引显然毫无问题。

至于费用，从介绍资料看，200万字以内的一部志书，请社会索引员代编索引的费用是2000～3000元。也就是说，按每部分志100万字以下，编制索引的费用不会超过2000元。因设置索引而增加的印刷费也有限。而续修地方志通过国务院令明确为政府行为，经费列入本级财政。比如江西，省志安排了2000万元的印刷费，故经费上应当不成问题。

鉴于志书“政府主持，众手参与”的运作模式，从有利于信息交流、提高工作效率和日后对志书的开发利用，建议各地在互联网上建立“地方志编纂知识管理平台”。这样，方志进展以及文稿在中国地方志指导小组――方志办――各分志编纂室――评议专家――定点出版社之间的多向互传，都可以很方便地通过网络进行，亦便于日后将志书放在网上供公众查阅利用。

综上所述，笔者建议第二轮编纂的地方志书一定要全部增设索引并采用计算机辅助编制，并且将索引作为第八种行文体裁，从而正式掀开我国地方志书述、志、传、图、表、录、索引八体并用，以志为主的新时代。

参考文献

1  衡中青.中国地方志索引研究.图书理论与实践,2008（4）

2  赵  峰,顾海英.地方志索引基本问题思考.中国地方志,2006（9）

3  詹德优.中文工具书导论（修订版）.武汉:湖北教育出版社,2006:7-9

4  张琪玉.图书内容索引编制法――写作和编辑参考手册.北京:化学工业出版社,2006.9～10

5  丁玉玲,夏侯炳.1979～2008年我国图书内容索引的研究综述.中国索引,2009（2）

6  全国信息与文献标准化技术委员会,中国索引学会.GB/T22466-2008《索引编制规则（总则）》.北京:中国标准出版社,2009

7   张  舵,李亚红. WIPO 官员:中国版权产业占GDP 6.5％［EB/OL］.（2009-12-04 14:07）［2009-12-12］.http://info.printing.hc360.com/2009/11/301022124113.shtml

8  赵新力,仪德刚,赵俊杰.地方科技志编纂规范化研究.科技史志,2005（1-2）

9  中国地方志指导小组.旧方志整理工作会议纪要.中国地方志,1984（3）

10  中国地方志指导小组.关于地方志编纂工作的规定.中国地方志,1998（1）

11  王彦祥.我与索引――一名中国索引学会会员的索引服务经历.中国索引,2004,2（1）

12  侯  捷.Word排版艺术.北京:电子工业出版社,2004

夏侯炳  男，1944年生，毕业于北大中文系汉语言文学专业，研究馆员，《江西图书馆学刊》原常务副主编。出版《图书馆社会教育学》《参考咨询新论》等撰著8种，《科学大战》《世界100位文学大师排行榜》等译著13种，发表著译文约600篇，作为责任编辑加工书籍、论文950余万字。