文献篇目数据库犹如做表格索引游戏
张琪玉
（南京政治学院上海分院军事信息管理系 200433）
传统的文献篇目索引有一种表格形式，每一文献条目填写在表格的一行之内，其各种著录事项分别填在相应的栏目中，十分简明。如：
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│图书内容索引 │
└───────┴─────────┬─────┬──────────
篇 名 │ 著者 │ 出 处
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如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引 │2006│1
带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志 │2006│4
普及我国图书内容索引的编制刻不容缓 │周柏康 │索引杂志 │2005│2
┌───────┐
│新闻索引 │
└───────┴─────────┬─────┬──────────
篇 名 │ 著者 │ 出 处
──────────────────┼─────┼─────┬──┬─
新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引 │2007│4
┌───────┐
│自动标引 │
└───────┴─────────┬─────┬──────────
篇 名 │ 著者 │ 出 处
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书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等 │中国索引 │2006│3
自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引 │2007│4
文献篇目数据库可以说也是一张表格，每篇文献作成一条记录（占一行），其各种著录事项分别填写在相应的字段内。例如，上述6篇文献：
──┬────────────────┬────┬──────── ┬──────
序号│ 篇名 │ 著者 │ 出处 │ 主题词
字段│ 字段 │ 字段 │ 字段 │ 字段
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1 │书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等│中国索引│2006│3│自动标引
2 │带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志│2006│4│图书内容索引
3 │新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引│2007│4│新闻索引
4 │如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引│2006│1│图书内容索引
5 │自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引│2007│4│自动标引
6 │普及我国图书内容索引编制刻不容缓│周柏康 │索引杂志│2005│2│图书内容索引
数据库与表格索引的主要不同处在于：数据库的每个字段，在需要时都可进行排序（排序时一条记录的其他字段跟随作相应移动），从而生成多种索引。例如：
若将主题词字段排序，就相当于主题索引：
──┬────────────────┬────┬──────── ┬──────
序号│ 篇名 │ 著者 │ 出处 │ 主题词
字段│ 字段 │ 字段 │ 字段 │ 字段
──┼────────────────┼────┼────┬──┬ ┼──────
2 │带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志│2006│4│图书内容索引
6 │普及我国图书内容索引编制刻不容缓│周柏康 │索引杂志│2005│2│图书内容索引
4 │如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引│2006│1│图书内容索引
3 │新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引│2007│4│新闻索引
1 │书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等│中国索引│2006│3│自动标引
5 │自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引│2007│4│自动标引
若将著者字段排序，就相当于著者索引：
──┬────────────────┬────┬──────── ┬──────
序号│ 篇名 │ 著者 │ 出处 │ 主题词
字段│ 字段 │ 字段 │ 字段 │ 字段
──┼────────────────┼────┼────┬──┬ ┼──────
4 │如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引│2006│1│图书内容索引
1 │书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等│中国索引│2006│3│自动标引
2 │带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志│2006│4│图书内容索引
3 │新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引│2007│4│新闻索引
5 │自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引│2007│4│自动标引
6 │普及我国图书内容索引编制刻不容缓│周柏康 │索引杂志│2005│2│图书内容索引
若将篇名字段排序，就相当于篇名索引：
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序号│ 篇名 │ 著者 │ 出处 │ 主题词
字段│ 字段 │ 字段 │ 字段 │ 字段
──┼────────────────┼────┼────┬──┬ ┼──────
2 │带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志│2006│4│图书内容索引
6 │普及我国图书内容索引编制刻不容缓│周柏康 │索引杂志│2005│2│图书内容索引
4 │如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引│2006│1│图书内容索引
1 │书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等│中国索引│2006│3│自动标引
3 │新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引│2007│4│新闻索引
5 │自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引│2007│4│自动标引
若将出处字段排序，就成为来源期刊索引：
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序号│ 篇名 │ 著者 │ 出处 │ 主题词
字段│ 字段 │ 字段 │ 字段 │ 字段
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6 │普及我国图书内容索引编制刻不容缓│周柏康 │索引杂志│2005│2│图书内容索引
2 │带附加信息的图书内容索引 │张琪玉 │索引杂志│2006│4│图书内容索引
4 │如何利用原有书后索引编制新索引 │罗尼 │中国索引│2006│1│图书内容索引
1 │书后主题索引的自动编制初探 │潘雪莲等│中国索引│2006│3│自动标引
3 │新闻索引的特殊性 │张琪玉 │中国索引│2007│4│新闻索引
5 │自动标引通用评价模型研究 │章成志 │中国索引│2007│4│自动标引
在排序时，字段的前后也可调整。并且，字段也可任意选取（即减去不必要的字段）。此外，也可自动生成数据库主文档的索引。
在检索时，可以有多种方法：
（1）数据库较小者（文献在一万篇以内），可将主文档（一般用复本）按某一字段排序，然后检索；或者，生成上述各种排序的库进行检索；
（2）数据库比较大者，可直接从主文档中检索，或者，经由主文档索引再转向主文档检索。
（3）在检索时，各种字段还可以任意组配。
由此可见，文献篇目数据库犹如一个传统索引体系即多种索引的结合体（或者说是一个多功能的索引）。
从制作和使用过程看，只须“一次输入”，就可“多次多种输出”（在屏幕上显示，或打印输出，或复制到其他电子载体上）。数据库的功能比之传统索引，实在不知要超过多少倍。
张琪玉 南京政治学院上海分院军事信息管理系教授，中国索引学会学术顾问。
