《高等学校档案实体分类法》类目设置与档号编制探讨

吴  翻

（湖南科技大学图书馆  湘潭  411201）

摘  要  为了尽快实现《全国档案信息化建设实施纲要》提出的“馆藏档案要实现机检”的目标，本文就《高等学校档案实体分类法》类目设置与档号编制存在的问题，提出具体的修改建议，以利高校档案信息索引的编制和使用的计算机化。

关键词  档案  分类法  类目  档号

2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）中提出：“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”而作为高校档案文献标引工具《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》），自1995年10月在高校实施以来，虽然对各校档案管理各自为政、自成体系的局面有所改善，但离《纲要》中提出的“馆藏档案文件目录都要实现机检”的要求，即“高校档案信息索引编制和使用计算机化”还是有较多的不适应。为了加快档案信息数字化建设，规范档案标引，深化档案“编研”，推动档案信息资源开发利用和不断创新，笔者认为有必要对《分类法》进行调整或重构。以下就其“类目设置”和“档号编制”两方面存在的问题以及修订建议展开讨论。

1  《分类法》存在的问题

1.1 类目设置

1.1.1  类目设置过于简单

随着我国高等教育事业的快速发展，以及教学评估的经常化、制度化、规范化的推进，高校在管理活动过程中产生的档案信息资源也成N倍地增长。《分类法》仅设10个大类，已远远不能满足高校教学管理和办学类型所产生的档案资料的分类需求。且各类目之间的档案文献数量分布也极不均衡，如：一级类目“教学”、“行政”；二级类目的“行政综合”、“教学综合”等内容过于膨胀，影响了档案管理、检索、开发、统计、利用等工作与服务质量的提高。

1.1.2  类目设置标准不一

《分类法》编制原则第2条第4款的“类目排列须符合逻辑原则”指出：类目划分严格按从总到分，从一般到具体原则，做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。可是《分类法》的类目设置与此原则不相符。如：一级类目10个大类，党群（DQ）和行政（XZ）两个大类按职能部门分类，而其余的8个大类则是按问题（事项）分类。二级类目党群、行政是按职能部门分类，教学是按问题分类、基本建设是按自然顺序分类。此外，行政类(XZ)把同级职能部门，作为不同级类目设置的问题很突出。如把教务、科研、开发（校办产业）、基建、设备、外事、财务、出版等部门作为与行政大类相同的一级类目；把人事、监察审计、武装保卫、总务（后勤）、档案、图书、文博作为行政大类的二级类目；把校长办公室、学生处、离退休处、研究生处、各类中心（如网络、计算、电教、分析测试等）各教学院、系、所、附小附中等统统集中到行政综合（XZ11）一个二级类目下，或再细分到三级类目；把其他形式的办学部门（如成教处、职教处、独立学院、培训中心等）则归入教学类（JX）多个二级类目下。

1.1.3  类目设置界限不清

《分类法》编制原则规定“下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容”。而《分类法》却有违背这一原则的情况。如一级类目科学研究（KY）和产品生产与科技开发（CP），前者主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，后者主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。前者的科学研究管理和后者的科技开发管理、前者的实践活动与后者的生产活动由此产生的档案材料难以截然区分；学科与实验室建设中“实验室建设”的仪器设备(JX12)与仪器设备类(SB12)的仪器设备不是彼此独立，而是联系紧密的。对于诸如此类的档案由于在内容划分范围上界限不清，难以准确归类，其处理结果或者集中在甲，或集中在乙，或是甲乙两个类目兼而有之。

1.1.4  同位类目内容交叉

《分类法》的有些类目设置看似界限清楚，但档案内容却有交叉。主要表现为：①同类档案不同号。如，由党务、行政、教学等不同部门同时针对教学评估这一项工作产生的档案，就会因职能部门不同而归入不同的类目，档号各异。②同一档案不同号。如，教代会材料《分类法》规定归入行政综合（XZ11），高校的通常做法是教代会与工会代表大会（即双代会）由工会筹办合并召开的，所形成的材料也是合二为一的。这类材料是归入二级类目工会工作（DQ16）呢？还是连同工会代表会的材料归入行政综合（XZ11）呢？同样中纪委要求各单位要实行纪检、监察合署办公，事实上高校也是这样做的，这样纪检与监察形成的很多材料也是难以拆分的，归入哪类合适？只得由各单位自行处理。这类因无法拆分难以归类的档案，使类目之间的内容交叉，档号不稳定。

1.1.5  教学类目（JX）处理方式不当

教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。把其作为一个大类，其结果要么就是分类过粗，大量的文件集中在一个类号里，如同无类区别；要么就是不断扩展级数，增加冗长的档号。为此《分类法》也考虑到了不同规模、类型学校的差异性带来的教学档案分类的困难，却又没有合适的办法解决，于是提出了二种分类方案：一是按教学环节归类，二是按办学层次归类。每个学校只能采用一种方案。这个规定所带来的问题：①各校采用不同分类方案，使相同内容的档案产生不同档号，影响了全国档案文献信息库的数据质量。②如果采用教学环节归类方案，则不同层次的教学档案混合在一起。如：专科、本科、研究生、职教生等“招生”工作都归入“JX13”。③如果采用办学层次归类的方案，则办学的层次相同而办学形式不同的材料混淆。如：同是本科生层次的，有全日制、二级学院、成教、函授、自考、远程教育或网络教育等各种不同办学形式。④如果②与③不能集中同层次或同形式办学的教学档案，而采取以全宗号来区分，则又会与学校的分校全宗有冲突或重叠。

1.1.6  忽略了部分主要档案的归类问题

高校主要档案形成来自教学、科研和学生管理。《分类法》类目设置忽略了一些主要档案的归类问题。如：①教学类（JX）缺少部分与教学评估指标相适应的合适类目。如，办学指导思想、学风、就业、特色项目等。②教育科学研究材料也是高校的重要档案之一。如果按学术性可归入科研类（KY），如果按研究经费来源的主渠道可归入教学类（JX）。该类材料无论采用哪一个标准归类都有道理，但《分类法》在科研类和教学类中均没有为该类材料提供合适的类目。③学生工作材料在《分类法》中既没有独立设项，又忽略了大量有价值的档案归类问题。如学生思想教育、日常教育和学风建设；学生课外科技活动、文体活动和社会实践活动；学生政工干部队伍建设和“人才”培养；就业工作指导；助学金、奖学金评定及管理；学生档案、学生证、校徽管理；国家助学贷款的审核；困难补助、减免学费等助学工作；校内各类学生相关信息统计；学费、住宿费等的缓交与减免事宜；学生违纪违规处分及其他学生管理过程中形成的材料都无对应类目。致使各高校对这类材料的处理或是干脆不存档，或是另外设类，或是随意分散归入多个类。

1.1.7  基本建设类目设置没有体现共性

分类的基本原则，就是把本质属性（或其他显著特征）相同或相近的事物集合成类。《分类法》中“基本建设”的二级类目设置没有遵循这个原则，而是按单项工程的自然顺序设类。这样高校同类型（或同性质）的工程项目不能集中在一个分类号下，即不能体现出工程项目之间的共性，也没有任何检索的意义。“档号”仅在架位上起到一个自然顺序而已。此外，《分类法》存在类目设置标准不一、类目之间界限模糊、内容交叉等问题，也“隐藏”了一些共性的东西。

1.2 档号编制

《分类法》档号编制的原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。但《分类法》的档号编制存在如下问题：

1.2.1  一级类目档号标识不科学

《分类法》一级类目的标识，采用类目名称两个主词的汉语拼音第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。这种取号原则的弊端是：①采用两个字母做标识，在档号中占了两位，档号不精简；②取词原则不准确。如产品生产与科技开发的标识为“CP”，这只是“产品生产”主词的标识，并不包括“科技开发”的主词在内。何况就这个类目名称而言，取“生产（SC）”或“开发（KF）”作为主词也是可以的；③中国字同声母的情况大量存在，如果需要扩展类目，难免不发生主词字母重复；④如果说《分类法》对10个大类的主词字母作了规定，各校档号可以做到统一，但对学校自行增设的类目，主词取舍不同，就难以统一了。如增加“学生工作类”，其主词既可为XG（学工），也可为XS（学生）；⑤通过计算机对类目排序的结果依次为CB出版、CK财会、CP产品生产与科技开发、DQ党群、JJ基本建设、JX教学 、KY科学研究、SB仪器设备、WS外事、XZ行政，这未必是《分类法》编制者所想表达的顺序或逻辑。

1.2.2  二级类目的标识限制了类目扩充

《分类法》二级类目采用“11-19”作为标识的问题：①第一位的“1”完全没有意义，又多占一位档号；②类目数量最大限度也只能设为9个类，有些类目几乎没有可扩展的余地。如：教学与附录均已到了“18”,只剩一个扩展类目了；如果按办学模式归类，则类目还不够用，如，现已有国家全日制、独立二级学院、成教、函授、自考、远程教育、职业技术教育、网络教育、委培、联合培养、社会办学、长短期培训、老年大学等至少13种以上的办学模式；JJ12（基本建设项目）如果是遵照《分类法》规定按单项工程设置类目，则一年的工程项目不能超过9个，否则就没有类号可用。

1.2.3  年代号标识不完善

《分类法》对年代号的标识只考虑了自然年度的标识，未考虑到学年度（或跨年度）档案的准确标识。以教学为主的高校有较多的档案形成是以学年度（或跨年度）为单元的，有些档案文件名是完全相同的，其区别标识主要是学期，如不能清楚地标识年代，则计算机不能准确地检索。如：2006-2007学年第一学期的时间跨度是2006年9月-2007年1月，如果将这个学期的档案年代号标识为“2006”，就会有两个问题：①计算机还把与本学期（即2006年1月-8月）无关的档案检索出来；②本学期2007年1月份形成的档案或是到2007年度内检索，或是一并归入2006年度。

1.2.4  档号标识过长

《分类法》规定档号模式为：年度号-分类号-案卷号，对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号，标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。从维护档案的整体性和方便查找考虑，还应将保管期限如永久、长期、短期标识加上。则一个最完整的档号就有：全宗号-年度号-分类号-案卷号-文件号-保存期限号6个字段。例如：某学校2006年内容是学籍管理第23号卷内第15件档案，档号标识为：K-2006-JXl4-23-15-Y（永久）至少有19个字符以上。

1.2.5  档号模式不利计算机检索

《分类法》规定的这种档号模式，采用计算机检索同一全宗号，或同一年代号的比较方便，但要按分类检索就比较麻烦。如果要检索到文件级的档案，必需经过多次操作才能实现。然而，人们对档案利用的频率，从高到低的依次顺序是：问题（分类）-年代-全宗。也就是说，这种档号模式对于计算机检索而言，最方便的检索方式，得出最没意义的结果，使计算机便捷、全面、准确的检索功能没有充分发挥。

2  对《分类法》修订的建议

高校档案是储备高校教育活动信息资源的主要载体，是国家信息资源的重要组成部分之一。它以原始性、真实性的特点，记载和反映了高校教育活动全过程和具体成果，在高等教育事业改革发展和优化人才培养中发挥出越来越重要的作用。《分类法》的颁布和实施，统一了全国高等学校的档案实体分类，加强了高等学校档案和档案工作的科学管理，促进了整体业务建设的深化。但由于《分类法》较多地考虑到不同类型、规模、层次院校的档案管理的现状，在给各校类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由，采用过于灵活的处理方法，使得高校档案实体分类只在大的原则基本统一下，各校不得不又制定了各自的分类细则。可以说各自为政、自成体系的局面并未彻底改变。笔者针对上述问题，提出如下修改建议。

2.1 类目设置

2.1.1  强化文献信息数据库建设意识，淡化“灵活处理”方法

“分类法”是对文献进行分类的工具，是一种重要的情报检索语言。一部好的“分类法”是不断紧随形势的需求而不断进行改进和完善的。当计算机已普遍用于高校档案管理时，当《大纲》明确提出“加强档案目录数据库建设，加快档案目录数据库建设”、“全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检”、“提高档案检索利用服务质量”任务时，《分类法》的编制原则应该调整为强化信息资源库建设意识，强制执行数据的规范化和标准化操作，淡化重实用的“灵活处理”思想，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面不能给予太多的自由。打破传统按职能部门归类的管理模式，重构按档案主题内容分类的体系，编制系统的、详尽的《分类法》。

2.1.2  合理设置《分类法》的类目深度

分类是人们认识事物、区分事物、组织事物的一种逻辑方法。文献分类法有两个基本功能：一是编制分类检索工具，二是组织文献分类排架。前者要求分类法有一个类目划分层次尽量深入的、详尽的、容纳力庞大的类目系统,来揭示文献的多种属性，以便提供多种检索途径；后者则要求分类法结构简明,类目体系比较稳定,标记符号相应比较简短,层次划分不宜过多。这一对“类目划分深度”的矛盾处理途径，既不能对类目设置过于简单，也不能对所有类目均按同一种深度细化。而是要根据高校档案的特点，合理控制类目设置的深度。建议《分类法》适度参考《中国图书馆图书分类法》（以下简称《中图法》）的作法，采用一些复分办法来解决一些特殊问题。

2.1.3  统一类目设置的标准

类目形成从逻辑角度讲是对概念划分的结果，其基本原则之一，是每一次划分只使用一个划分标准。《分类法》类目划分的标准不一（见上文），使有些档案或是内容交叉、或是实物分散、或是无类可入，建议统一采用按问题（事项）分类标准，使不同部门产生的内容（或性质）相近的档案集中在一起，以利计算机检索。

2.1.4  适度结合现有文献标引规范和标准

适度结合现有文献标引的规范与标准，尽量减小同属文献分类的档案材料与其他文献资料分类的差异，以提高档案信息数据标引的准确度和易记性。建议：

①适度参考《中图法》。档案与图书同属于文献分类范畴，《中图法》第四版已经三次大的修改，在文献分类方面是一部比较成熟的标引工具。因此，建议《分类法》在类目设置上适度参考《中图法》的“高等教育类目”及其他相关类目。

②适度参考《汉语主题词表》。该表是囊括了所有学科的综合性叙词表，其基本模式和具体方法已成为我国叙词表编制的基本依据。《分类法》类目设置时，适度参考该表不但有利于类目名称的规范，也利于主题索引的规范化。

③适度参考《中国分类主题词表》。该表是一种叙词与学科对应型的分类主题一体化词表,实现分类主题一体化的文献标引工具。此外，主题检索也是重要的检索方法，该表具有兼容型情报检索语言，控制分级，降低类目级数，对三级以下类目采用主题词或副主题词进行聚类，这样组织的数据库不仅结构清晰，而且充分利用了计算机的检索功能，

④适度参考“教学评估指标”。教学评估是加强和改善国家教育行政部门对高等学校教学工作的宏观管理与指导，衡量高校办学层次和水平、全面提高教学质量和办学效益而采取的一项重要举措。建议《分类法》类目设置适度考虑“教学评估指标”，使表现高校各项工作和综合实力的材料有相应的类目对号入座或相对集中。

2.2 档号编制

档号是存取档案的代号，是排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。档案分类标引的目的，就是将档案条目按所赋予的分类号排列起来，形成一个与分类体系相同的逻辑系统。《分类法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制是可行的，其修订建议：

2.2.1  一级类目只用一个汉语拼音字母

一级类目原则上只采用一个汉语拼音字母，即按拼音字母的顺序取号。其优点：①缩短档号一位；②一级类目扩充余地大增；③计算机排序能准确地表达《分类法》编制者想要表达的顺序（或逻辑关系）；④对内容实在庞大、确需增加类目级数的大类（如教学类），可参照《中图法》“T工业技术”类的二级类目的标识方式，如：“TB一般工业技术”、“TD矿业工程”等。使《分类法》二级类目标识4位档号缩短到2位。

2.2.2  增加二级以下类目的扩充性

二级（包括二级，以下同）以下类目仍采用“双位制”，10、20……等，带“0”的数字也不用。只是将原来的11-19改进为从01-99。这样二级以下每一级类目个数由9个扩充到90个，极大地增加二级以下类目数量的扩充性。

2.2.3  调整档号的模式与顺序

由于《分类法》规定档号模式全宗号-年度号-分类号-案卷号-件号-保存期限（永久、长期、短期）过长，也不利于计算机检索。建议：将档号模式中的“全宗号”和“保存期限号”不作为档号处理，而是分别作为馆藏地和其他标识处理，以达精简档号目的；将档号排列顺序调整为：分类号-案卷号-年代号-文件号，以满足人们按“问题”检索的需求。

参考文献

1 国家档案局.高等学校档案实体分类法.http://www.czdajg.gov.cn/gzbz13.htm（2006-12-24）

2 国家档案局中央档案馆.全国档案信息化建设实施纲要.中国档案,2003（03）:35-37

3 教育部办公厅.普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）.中国现代教育装备,2004（10）:77-87

吴  翻  女，湖南科技大学图书馆副研究馆员。