利用WORD和WPS编制汉语题内关键词索引
张琪玉
（南京政治学院上海分院军事信息管理系 200433）
摘 要 阐述利用WORD和WPS编制汉语题内关键词索引的方法。
关键词 WORD WPS 汉语 题内关键词索引
1 利用WORD编制汉语题内关键词索引
1.1 关键词索引的形式
论文数据库介绍∥夏知平=中外学位
中国索引，2004，（3），30
数据库介绍∥夏知平=中外学位论文
中国索引，2004，（3），30
数据库∥张琪玉=现代的索引就是
中国索引，2003，（1），4
索引就是数据库∥张琪玉=现代的
中国索引，2003，（1），4
索引事业：当前格局和与问题∥张琪玉=中国
中国索引，2005，（4），9
夏知平=中外学位论文数据库介绍∥
中国索引，2004，（3），30
学位论文数据库介绍∥夏知平=中外
中国索引，2004，（3），30
张琪玉=现代的索引就是数据库∥
中国索引，2003，（1），4
张琪玉=中国索引事业：当前格局和与问题∥
中国索引，2005，（4），9
中国索引事业：当前格局和与问题∥张琪玉=
中国索引，2005，（4），9
中外学位论文数据库介绍∥夏知平=
中国索引，2004，（3），30
1.2 编制步骤
（1）打开WORD, 设置为“悬挂缩进”（按钮在格式栏“段落”的特殊格式中），“左对齐”（按钮在格式栏“段落”的对齐方式中），并将右缩进标尺置于“24”处。
（2）索引条目的项目和长度为：
著者＝题名∥←第一行，顶格，连同符号不超过24个汉字。
刊名,2006,(1),11←第二行，缩进2汉字， 依次为刊名、年、期、起始页，连同符号不超过22个汉字。
（3）输入完著者和题名后，按空格键至“24”或稍后，继续输入刊名、年、期、起始页，便会自动转移至下一行第三字处开始（此即软回车，能保证上下两行作为一行排序。如果输完题名后立即回车（硬回车），排序时上下两行会分离而造成紊乱）。
（4）输入完后，校对好，全选，点击“剪切”，再点击“粘贴”；然后把光标移至最后一行开始处，再点击“粘贴”（这一过程即“复制”）；再将光标移至最后一行开始处，再点击“粘贴”；这样反复共复制成6份。
（5）点击表格栏中的“排序”，便会使索引条目6个复份各各集中。
（6）将索引条目进行轮排，具体办法是：
①选取需要移后的文字;
②点击剪切;
③将光标移至后面目标处;
④点击粘贴；
⑤若复制的条目不够，可按需要添加；若多余，则删除。
这样就完成了一条索引条目的轮排。如此一条条完成全部索引条目的轮排。
（7）点击表格中的“排序”，编制过程结束。
2 利用WPS编制汉语题内关键词索引
2.1 关键词索引的形式
・论文数据库介绍∥夏知平=中外学位 2004，（3），30 中国索引
・数据库介绍∥夏知平=中外学位论文 2004，（3），30 中国索引
・数据库∥张琪玉=现代的索引就是 2003，（1），4 中国索引
・索引就是数据库∥张琪玉=现代的 2003，（1），4 中国索引
・索引事业：当前格局和与问题∥张琪玉=中国 2005，（4），9 中国索引
・夏知平=中外学位论文数据库介绍∥ 2004，（3），30 中国索引
・学位论文数据库介绍∥夏知平=中外 2004，（3），30 中国索引
・张琪玉=现代的索引就是数据库∥ 2003，（1），4 中国索引
・张琪玉=中国索引事业：当前格局和与问题∥ 2005，（4），9 中国索引
・中国索引事业：当前格局和与问题∥张琪玉= 2005，（4），9 中国索引
・中外学位论文数据库介绍∥夏知平= 2004，（3），30 中国索引
2.2 编制步骤
（1）打开WPS, 设置为“N编辑非文本文件”。
（2）每条索引条目包括：
・著者＝题名∥ 年,期,页 刊名
└─ 58 ─┘ └ 12 ┘ 40
1→58 59→ 70 71→110
（3）按各项目的规定位置输入索引条目，每条输入完毕按回车键（即硬回车），全部输入完校对好后，复制成6份，才后退出WPS。
（4）用WORD读取，使用排序功能排序，使6个复本各各集中，退出WORD。
（5）再次打开WPS, 用“KB”、“KK”和“KV”键进行轮排（与1.2之6相同）。
完成后退出WPS。
（6）再用WORD进行最后排序，编制过程结束。
（7）如果有Dbase，此法也可利用它进行排序，并将编成的索引保留为Dbase数据库和WPS文件两种版本。
3 补充说明
3.1 过长题名的处理
文献题名超过规定的长度（在WORD上著者＋题名＋符号为24个汉字，在 WPS上著者＋题名＋符号为29个汉字），如超过，可删去无关重要的字，不得已时，可将题名拆分为两条处理。
3.2 轮排规则
轮排采用“模糊抽词法”，即对每个有检索意义的词或词素都进行轮排，其详细规则请参看张琪玉《人-机结合的题内关键词索引可避免汉语分词难题》 （载于《图书馆杂志》1993年第4期）。
3.3 编制汉语题内关键词索引的专用软件
有三种软件，可以在Dbase＋WPS上以人机结合方式编制汉语题内关键词索引，请参看：⑴张琪玉《汉语题内关键词索引的一种编制方法》（载于《图书馆理论与实践》1998年第1期）；⑵张琪玉《汉语题内关键词索引的另一种编制方法》（ 载于《图书馆理论与实践》1998年第4期）；⑶张琪玉《汉语题内关键词索引的第三种编制方法》（载于《图书馆杂志》1999年第11期）。
张琪玉 南京政治学院上海分院军事信息管理系教授，中国索引学会副理事长。
