索引之星与Word索引软件的比较

本文写作得到南京农业大学信息管理系侯汉清教授的指导和帮助，特此感谢。

孙  琳

（南京农业大学信息管理系  210095）

    摘  要  机编索引软件的开发研制对于索引事业的发展尤为重要,我国机编索引软件的开发远远不能满足索引工作者的需求，已经成为制约索引事业发展的瓶颈。本文首先介绍了国外机编索引软件的发展概况，重点分析、介绍了美国著名索引软件Macrex的操作步骤与功能特征，然后将国内研制的索引之星与Microsoft Word索引软件，从软件界面、结构和功能三个方面进行比较，并提出开发国内机编索引软件的一些看法。

关键词  索引编制  索引软件  Macrex  Microsoft Word  索引之星

    计算机技术在索引编制过程中的发展大致经历了三个阶段：第一个阶段是计算机技术用于书本式索引的辅助编制，大大提高了索引编制的质量和速度，降低了索引生产的成本。第二个阶段是以一批新型索引及计算机辅助标引系统、自动标引系统的问世为主要标志。第三个阶段是以电子出版物的出现和“无纸社会”的到来为标志［1］。目前国外机编索引软件的发展已经处于第三个阶段，而国内仍停留在第二个阶段，相对的滞后正成为制约索引事业发展的瓶颈。机编索引软件正在欧美逐渐推广普及，而我国索引编制和生产的专用软件尚处于开发阶段。本文拟从多角度分析比较国内近年来研制开发的索引之星与美国Microsoft Word索引软件，进而提出开发、完善国内机编索引软件的一些看法。

1 国外机编索引软件的发展概况

随着计算机的标准化以及随之而来的大普及，传统的标引和索引编制工作已经发生了巨大的变革。

根据1988年美国索引家学会（TheAmerican Society of Indexers）收回的调查问卷统计，当时已有75%的标引人员使用计算机辅助标引工作。同年的报告还显示一半以上的标引人员上交其编制的索引产品的形式不是印刷型索引，而是存有索引的磁片，或者直接用电子通讯的办法将索引成品通过计算机传送到出版社的计算机上。进入21世纪以后，可以想象将有更多的标引人员采用机编索引软件编制索引，并以网络通讯的方式提交索引［3］。

据我国在美学者、美国匹兹堡大学图书情报学院博士曾蕾撰文介绍，目前市售的微机辅助索引编制软件有两大类，一是专用微机辅助标引软件，二是内含索引编辑功能的文字处理软件。国外现在已有相当一批实用性较强的软件投入市场销售。美国1992年出版的《标引软件指南》（TheGuide to Indexing Software）收录了当时市售的主要软件，其中较稳定和流行的软件有Macrex、Cindex、IndexAid2、Indexer's、Assistant、Indexit、INDEXX、In>Sort/M'ac、In>sort/DOS、NIcindex、wIndex等十余种［1，12，13］。截止到目前为止，该书的版本已经更新至第五版，并且在新的版本中又详细介绍了网络索引编制软件（HTML Indexer）和专用附加索引编制软件（例如：DEXter（for Word）、IndexAssistant (for Word)等）。同时社会上比较通用的文字处理软件，如IBM及兼容机上使用的“Word Perfect”和“Microsoft Word”软件，在苹果Macintosh机上使用的“Microsoft Word”等也都具备生成索引的功能［2，10］。

现以美国著名专业索引软件Macrex为例，并结合其他索引软件，分析、介绍国外机编索引软件的功能。

1.1  Macrex索引软件简介

Macrex索引软件是由Bayside Indexing Service编制和完善的。在IE浏览器的地址栏中输入：www.macrex.com，点击“确认”键即可进入Macrex的专用网站。Macrex的第一个版本出现于20多年前，至今为止已经推出了Version6/7/7.18等多个版本，并且仍在不断的更新升级中。Macrex的主要目的是通过将各项索引操作自动化，为索引员编制索引提供一个平台，帮助索引员提高创建索引的效率，同时它的设计结构以及功能特征也有助于索引员灵活地编制索引。

在Macrex的主页中，可以进行Macrex试用版本的下载和试用。以Macrex7.18版本为例，进入指令操作界面后，首先根据指令要求选择索引文档的路径，然后进入主菜单。其中上半部分为操作指令的快捷键说明，包括添加、合并、排列索引款目，创建备份文档和打印索引等，如图1所示。在使用菜单时，可以通过在界面中央的闪烁点处键入某快捷键进行相应的操作。

1.2  Macrex索引软件的主要功能

1�2�1  适用范围

Macrex不支持对文档的直接标引，若要为文档建立索引只有通过输入索引款目的方式实现，因此Macrex应当更恰当地被描述成一个专为索引编制而研制的文字处理软件。但是它能够同时支持多个操作系统平台，并且具有与其他应用软件良好的兼容性。它能够对图书、报刊等进行标引，同时在其新的版本中，还增强了对各种网站、CD-ROM、年鉴、会议记录、报告、双语或多语文档等编制索引的功能。

1�2�2  索引款目输入

鉴于Macrex不支持对文档的直接标引，索引员需要根据指令要求向计算机中键入索引款目，每一条款目在键入时即以字母顺序排列。同时Macrex能够识别索引员自定义的索引款目的缩写形式，并且设置了多个快捷键（例如复制、删除、重置主次标目等），以此提高标引的效率。

1�2�3  索引款目编辑

Macrex支持对相同索引款目的合并，并且能够为款目自动编配参照项同时核对其准确性。它还可以根据用户的需要，为索引款目建立页码或卷期地址，以方便用户检索。在Macrex中提供有一个QueryFile文档,可用作制作书签，暂时保留欲删除的款目等，起到一个临时储存器的作用。在规范索引款目的格式方面，Macrex还可以对主标目、次标目和参照项的字体、大小写等进行设置。

1�2�4  索引款目排序

Macrex不仅可以按照逐字母排列（Letter by Letter）和逐词排列（Word by Word）的方式对索引款目进行排序，还可以按照页码顺序进行排序，并实现字母与页码排列顺序之间的转换。按照页码进行排序，当文档发生变化或需要对索引中的某一部分进行修改时，其核对款目的功能尤其突出，并且可以通过截取某一段连续页码中的索引款目来构建新的索引。

1�2�5  Macrex的其他功能

    Macrex可以根据用户的选择，以副本或磁盘读写文档的形式打印索引，并且可以通过选择相关选项（缩排方式、打印格式、栏别数等）输出满足用户使用要求的索引。它同时提供对索引中各项指数的统计，包括索引款目和参照项的总数、每条索引款目的平均长度和每页中索引款目的数量等。它还具备页码合并功能，即将相同款目后的连续页码合并或压缩成起始页码的形式，可以将分头编制的索引汇编成一个大索引。

国外的机编索引软件大多具备Macrex所具有的基本功能。而其他一些索引软件，例如DEXter、WordEmbed、IndexAssistant同时还支持对文档的直接标引和款目拼接，在一定程度上弥补了Macrex的缺陷［15］。

2 索引之星与Word索引软件的比较

2.1  界面与结构的比较

索引之星是近年来由北京长城云天科技发展有限公司开发研制的一款用于快速编制书刊索引和各种目录的专业软件，现已推出2.0版。成功安装该软件后双击图标即可进入索引之星的主界面，如图2所示。界面上方三行分别为菜单栏、索引工具条和二级索引条，界面左侧为项目工具。抽取的索引词将按照选定的顺序出现在界面左侧的索引词列表中，并且可以进行检索窗口和代码表窗口的切换。界面右侧为打开的文档界面，同时在界面的最下面将会同时显示当前编制索引的状态以及各项数据，如索引款目、页码和原书页码等。

Word索引软件是由美国微软公司推出的一款内含索引和目录编辑功能的通用文字处理软件。使用Word索引软件编辑索引时，首先打开要制作索引的目标Word文档，然后单击菜单栏上的“插入”项，选择“索引和目录”单击即可进入如图3所示的窗口界面，再选择“标记索引项”并单击即可进入如图4所示的界面，由此可以根据需要对文档进行标引、编辑索引款目和生成索引等操作。

索引之星，其界面简洁大方，结构布局合理，易用性较强；而Word索引软件，其菜单式的操作界面也较简明，并且由于DOC文档已被较多使用者接受并熟练掌握，因此在使用上并不逊色于索引之星。

图1  Macrex主菜单界面

2.2  软件功能的比较［5］

2.2.1  适用范围

索引之星的适用范围较广，能够支持方正大样文件（MPS、 PS2、 S92、 S72、 S2）的直接浏览和索引标引，并且能够支持PDF文件和DOC、 TXT等文字处理软件的直接标引。而Word索引软件作为一款内含索引编辑功能的文字处理软件，只能够支持DOC等文档的直接标引，在适用范围上较索引之星逊色。

2.2.2  索引版式属性设置

利用索引之星编制索引的步骤为：创建索引项目-〉设置索引版式的属性-〉标引索引词-〉编辑修改索引款目-〉排列索引款目-〉输出打印索引。在设置索引版式的属性时，原文件的属性主要包括起始页码和分栏数量两项。起始页码：指该源文件的第一页在原书中的确切页码。它的设置目的是为了索引标引时，软件能够自动生成与原书页码相一致的页码数字。分栏数量：指文档在原书中栏目的数量。它的作用是在索引标引时根据栏目数量和鼠标位置计算出索引词的栏目位置。在索引之星中，可以设置的最多栏目数量为3个，即自左向右的a、b、c栏。

图2  索引之星主界面

    利用Word索引软件编制索引的步骤为：标记索引款目-〉设置索引版式的属性-〉产生索引-〉编辑修改索引款目-〉输出打印索引。在设置索引版式的属性时，可以通过选择“标记索引项”中的“页面范围（书签）”或“当前页”来控制索引标引的范围，并且可以通过选择“插入”――“分隔符”中的选项，为文档设置分栏。同时系统提供两种索引款目的排列方式，分别为：缩进式和接排式，这一点是索引之星所不具备的功能。

2�2�3  标引

索引之星在对一文档实施标引操作时，先选择并抽取适当的索引词，然后将其逐一添加到界面左侧的索引词列表中，与此同时，索引词对应的页码项（含具体页码和分栏栏别）会被索引软件自动计算出来，并跟随在索引词的后面，一起跳转到索引词列表中。索引之星最多支持索引款目的三级标引。

Word索引软件在对文档进行标引时，先选择适当的索引词，然后为索引词选择选项，并单击“标记”或“标记全部”在文档中完成对它们的标引，最后从“索引”菜单中选择相关的选项（类型、栏数、排序依据等），在文档指定位置生成索引。索引词的页码项并未在标记的过程中显示出来，而是直接以生成的索引款目中的出处的形式显示。Word索引软件也支持对索引款目的多级标引。

索引之星在对文档进行标引时，需要逐页逐行逐词地进行标引。例如“茶”一词，当其出现在一篇文档中某一页的多个位置时，需要对每一个“茶”字进行逐一的标引。而Word索引软件则支持一个索引项在整个文档中的标引，可通过点击“标记所有项”实现。

图3  Microsoft Word索引版式设计界面

图4  Microsoft Word索引款目标记界面

    在索引款目标引的过程中，会遇到许多常用的主题词、名词术语、专用字词，特别是进行赋词标引时，在文档中抽取字词比较繁琐或难以组合，为了解决这一问题，索引之星设计了一个“代码表”，可以通过添加或删除缩写代码及名词术语修改代码表，然后将预设的名词术语、专用名词等作为正式的索引词，添加到索引词列表内，同时软件会自动将该索引词所对应的页码数和栏别添加到索引词列表中。例如要把“管辖范围”加入到索引词列表中，可以在打开的“代码表”对话框中选择“GX－管辖范围”，然后点击鼠标右键，再选择“作为索引词插入”菜单，右侧会出现“通栏”、“A栏”、“B栏”、“C栏”选项，用户根据实际情况进行单项选择，软件便会自动把该索引词“管辖范围”连同页码和栏别添加到索引词列表之中。需要说明的是，这里的页码是自动跟随的，具体数字为正在打开使用的目标文档的当页页码数字［14］。

相比较而言，Word索引软件不存在系统设置的代码表，但是可以利用Word索引软件对文档进行自动标引。其操作方法是首先建立一份索引文件，向其中创建或插入一个双栏的表，左栏键入要索引的词或短语，右栏键入与标记的索引项所对应的的文字，然后用该索引文件在文档中自动标记索引项。通过自动标引可以大大提高标引的效率，这是索引之星所不具备的，也是当前索引软件所要实现的一个目标。

利用索引之星和Word索引软件进行标引时，如果文档中的图示（包含文字、符号等）是作为一个整体扫描进去的，例如插图、表格等，则这两种软件都不支持对它们的标引。

根据上述的比较分析可以得出，索引之星对索引款目的标引不及Word索引软件灵活多样、效率高。至于标引深度，鉴于两种索引软件均支持索引款目的多级标引，则在很大程度上取决于索引员自身的标引习惯。

2�2�4  索引款目编辑

索引之星可以通过在索引词标引的过程中建立索引词列表，然后将“工作模式”由“录入模式”切换到“修改模式”，对索引词列表中的索引词进行修改，包括设置主标目和副标目，手工编写参照，添加修饰语和注释项等，从而达到提高标引的准确性和完备性的目的。

利用Word索引软件编辑索引款目有以下两种途径，其一是通过修改文档正文中标记的索引项，其二是通过对最后生成的索引中的索引款目进行修改，这两种方式都可以达到提高标引准确性的目的，并且易用性较强。同时Word索引软件可以通过选中“交叉引用”选项（即交互参照）并在文档框中输入对应的参照项，为索引词设置参照系统，帮助用户有效地查找相关的款目或标题。这点同索引之星一样，都属于手工编制参照，参照的完整性的控制取决于标引员自身的素质以及标引经验。

索引之星从标记索引项到生成索引词列表再到生成索引的过程中，由于其没有对原文档进行任何修改，因此不会改变索引项的页码与原文档页码的对应，所编制的索引准确性较高；而利用Word索引软件进行标引时，由于所作的索引项的标记会在原文档中占据一定的空间，从而造成相应文档的后移，原书文档的页码相应增加，因此所生成的索引其索引词所对应的页码较之最初的文档也会发生相应的变化，出现偏差，从而导致生成索引的准确性下降。解决该偏差的办法之一是在文档的每一页中插入“分页符”，将每一页分为若干栏，伴随着页空间的扩大可以避免由添加标记造成的文档后移，从而提高索引的准确性。

2�2�5  索引款目排序

在索引之星中，用户可以将索引词列表中的索引款目按照汉语拼音音序、页码大小次序、汉字笔画数三种排列方式进行排序，其中在对英文单词进行排序时，该软件采用的是逐词排列法（word by word）。例如在对索引词thea sinensis和theaa进行排序时，系统显示的是theasinensis、theaa。而在使用汉字笔画数进行排序时，当索引款目的首字笔画数相同时，索引之星是按照标引的先后顺序，而不是按照首字的笔顺顺序进行排序的。例如对元朝、日月、分数、六朝四个词语按照首字笔画数进行排序时，由于其首字笔画数均为4画，则系统显示的排序顺序为日月、元朝、六朝、分数，是按照索引词的标引顺序排列的。

利用Word索引软件对索引款目进行排序时，有两种排列方式：笔画和拼音。其中对英文单词进行排序时，采用的是逐词排列法（word by word）；而在使用笔画进行排序时，当索引款目的首字笔画数相同时，Word索引软件是按照首字的笔顺顺序进行排序，并不是按照国家标准GB13418规定的（横、竖、撇、点、捺）的笔画顺序进行排列。例如对同为四画的“元朝”、“日月”、“分数”、“六朝”四个词语，系统错误地将它们排成为元朝、六朝、分数、日月［6］。

2�2�6  索引打印

索引之星所提供的打印预览和打印设置功能，仅能对纸张和页面方向进行简单的设置；而利用Word索引软件则可以选择款目格式（古典、流行、现代、分行式、连排式等）、页码是否右对齐、索引栏数等选项，也可以通过单击“修改”键选择合适的索引样式，从而为用户提供更满意的索引文档界面。

通过两个软件的界面、结构及功能三个方面的比较，我们认为，在软件的易用性上，索引之星有较大的优势，其操作界面美观大方，使用方便快捷，其专业化的结构和功能设计也更加适用于编辑出版等领域；但从标引准确性、标引速度以及索引生成等方面来讲，Word索引软件则彰显了很大的特色，它所提供的较多设置选项，更有助于索引员编制能够满足用户多种需求的索引［7，8，14］。

3 对国内机编索引软件的期望

我国机编索引软件的编制虽然已经起步并取得了一些进展，但还是远远不能满足当前索引工作发展的需要。因此我们急需研制、开发出功能齐备的机编索引软件。新的索引软件应当能够满足以下几点期望：

（1）编制多种类型索引。新开发的软件不仅要能够满足编制关键词索引、主题索引和作者索引的需求，还要满足编制引文索引、语词索引、古籍索引、地方志索引、年鉴索引及相关数据库的需求。这就要求新研制的机编索引软件功能配套，并且实现系列化。

（2）支持多种文本类型。新研制的机编索引软件，不仅要能够像索引之星那样，可以支持DOC、TXT、PDF和方正大样文件（MPS、PS2、S92、S72、S2）的直接浏览和索引标引，同时要能够支持对CAJ和VIP、TIF、WP等格式文件的标引，从而为索引的编制提供更广阔的平台。

（3）排序的多样性和准确性。根据不同用户的需要，提供多种索引款目的排序方式（如拼音、笔画、五笔字型、首字母音序等），并能够对索引款目中的副标目、注释项等进行排序。同时解决经常遇到的多音字（如会计、会议；传递、传记；钻研、钻石等）排序问题。

（4）自动编配参照系统。应该像国外的大多数机编索引软件那样，可以利用现有的词表，自动为文档编配参照，检查并删除盲参照。

（5）实现概念标引和自动标引。目前国内机编索引软件大多停留在手工标引或机助标引的阶段，而对文本的标引也只能实现字面标引，冗余度大，准确率低，标引速度慢。新软件要实现中文索引工作由字面标引到概念标引，由手工标引到自动标引的跨越，促进我国索引工作的自动化、智能化［1，3，16］。

鉴于机编索引软件的开发研制对于我国索引事业的发展具有十分重要的意义，建议中国索引学会借鉴国外开发索引软件的经验，组织协调国内的专家和技术力量，合作攻关，尽早研制、开发出满足我国索引工作者需求的系列索引软件。

参考文献

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2 戴维民. 国外机编索引发展概述. 中国图书馆学报,1994(1)

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4 哈罗德・博科,查尔斯.L.贝尼埃. 索引的概念与方法. 书目文献出版社,1984

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10 顾耀芳,石萍. 机编索引系统及其设想. 现代图书情报技术,1991(1)

11 华薇娜,刘婧,袁丽霞,程美玉. 国外索引学会现状及对我们的启示. 中国索引,2003(1)

12 K.Ahlander,K.Otto.On Software Support for Finite Difference SchemesBased on Index Notation.Lecture Notes in Computer Science,2002(2331)

13 Jean Delahousse,Pascal Auillans.Knowledge Index Manager.Lecture Notes inComputer Science,2002(2265)

14 “索引之星”软件的研制和使用.［2006-05-04］.http://www.cnindex.fudan.edu.cn/index＿star20.htm.

15 Description of MACREX.［2006-05-04］.http://www.macrex.com/desc.htm.

16 张琪玉. 图书索引软件的功能要求与编制难题. 中国索引,2004(3)

孙  琳  南京农业大学信息管理系学生。