高校电子校务环境中的档案管理系统

邱佩芳  张计龙  刘百祥  丁士华  孙瑾芝  严玲霞  文  捷  田  园  高  �

（复旦大学档案馆  上海200433）

    摘  要  高校电子校务环境中的档案管理系统的研制，利用当今最新信息技术，与复旦大学正在进行的校园电子公务、统一身份认证、人事、学生、教学、科研、校园一卡通、条形码管理档案及库房现代化设备等业务系统的无缝整合，真正实现了高校电子校务中的文档一体化和库房管理现代化。

关键词  电子校务  档案管理系统  信息技术  文档一体化  库房管理现代化

    国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中指出：“十五”期间，全国档案信息化建设的主要任务是，围绕档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、规章标准建设、人才队伍建设、安全保障体系建设的六个方面进行。

为此，全国许多高校的校园信息化工作已在大力推进。尤其是在 2003 年《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》和《 2003 - 2004 年度教育电子政务建设实施要点》等文件中，教育部强调了电子校务的重要性和紧迫性，在此意见下，电子校务工作日新月异，学校各类事务都开始在网上运行，这些大量亟待总结与保存的电子文件给档案归档工作带来了前所未有的挑战, 档案管理的信息化、数字化、文档一体化已势在必行。

1 高校档案管理工作及档案管理系统的现状

1．1  档案工作的特点

（1）档案数据量庞大。复旦大学现有19个全宗，每年新增案卷约2万余卷。

（2）档案门类多。按高校实体分类法分类，复旦大学档案现有15个一级类目，72个二级类目。

（3）涉及到的立卷单位和工作人员多。如复旦大学现有立卷部门104 个，档案馆现有职员24人，兼职档案员204名。校档案馆既要负责全校档案业务的指导、保管、利用、征集、编研等各项工作，又要对分属的各院系、部、处、附属医院的两百余名兼职档案员进行各类档案的预立卷、整理和组卷的指导、培训工作。

（4）档案的数字化、计算机辅助编研、高效快捷的档案利用、电脑密集架和条形码管理档案，现代化的档案保管设备的运用也对档案管理模式提出了新的挑战。

（5）全国高校的合并给档案管理增加了地域上的不便。

1．2  校档案管理系统的现状

（1）与其他管理系统的协同工作尚属空白。有些高校虽有网络版的档案管理系统，然而大都没有和学校的电子校务环境有机结合起来，系统处理能力弱，适应性、扩展性差，无法满足高校现阶段电子校务环境下的档案工作需要。

（2）对现代化档案保管利用设备的辅助管理也是空白。用现在广泛用于标记物品的条形码设备标记案卷，同时以电脑密集架进行辅助存贮，将大大提高档案查找和处理速度。各高校正在计划或者已经购买了相关设备，但是只有档案管理系统与这些设备联合利用才能使其真正发挥作用。

（3）缺乏严谨复杂的权限控制系统，不能有效支持细致的人员分工、复杂规范的工作流程。由于高校档案业务量大，因而形成大量的操作人员各司其职地负责档案工作流程中的不同部分，这就需要控制严格、可以适应多用户的网络版管理系统。因为档案管理有严格的密级需求，档案工作必须严格控制各类人员的操作时间和操作内容。

（4）不具有大规模数据的处理能力。现在的档案管理，要求系统能够对百万级元数据条目进行联合查询及维护，管理超大规模原始文件映像数据和全文数据。

（5）无法提供灵活的档案查询、频繁的用户检索和档案利用，要求系统支持大量匿名用户对公开档案资料的检索，要求支持对著录信息进行联合查询、模糊查询甚至对全文数据或图片进行检索。

（6）提供完善、规范的自动报表打印尚有缺陷。

（7）无法满足各种单位复杂的元数据著录要求。完善的档案系统应支持灵活的业务代码和辅助代码维护，应支持自定义档案元数据集的定制和相关代码的自动生成。

（8）统计功能远远落后。高校档案卷宗多、门类多、涉及部门多、年代跨度长、案卷总数量庞大、利用较频繁，现有高校的档案管理系统仅实现了简单的统计功能，给学校档案管理工作造成诸多不便。

（9）大多高校的档案管理系统没有连入校园网，客户端安装不方便，用户无法通过系统进行信息交流和数据交换。

根据以上情况，结合复旦大学正在大力推进的校园信息化建设，校档案馆与信息化办公室利用当今最新信息技术，新开发了“高校电子校务环境中的档案管理系统”，并于2006年6月通过上海市档案局组织的专家组的鉴定。该项目的研究目标是：开发一套适合高校电子校务信息化校园大环境，与校园电子公务、人事、学生、教学、科研、校园一卡通、条形码管理档案及库房现代化设备等业务子系统有良好接口，能够支持学校各项工作的档案管理系统。

结合学校正在进行的统一身份认证、人事、学生管理等信息建设工作，通过共同的身份认证机制和共享数据平台，实现数据管理的集成与共享，使档案管理工作成为校园信息化建设的重要组成部分。另外，档案系统与校园电子公务系统及其他业务系统之间，根据数据流转需求，可以无缝接口，实现了文档一体化。这样可以避免人力的重复投入，提高工作效率，为系统间资源共享打下基础，为广大专兼职档案员的组卷、立卷、归档、利用、库房管理等方面提供高效、优质、实时的信息化服务。

2 高校电子校务环境中的档案管理系统的研制、框架的设计、与其他系统的关系及主要模块的实现

2．1  系统的研制

（1）档案管理业务流程的改进与实现。实现档案工作规范化管理，贯穿于收发文登记、预立卷、整理组卷、审核、案卷的入库、保管利用、库房管理的整个业务流程。从规范化管理的角度研究档案工作业务流程中的问题，用信息化的方法控制各业务流程的边界，让具体的用户准确理解自己在业务流程中承担的角色，明确职责，增强与相关用户的沟通以提高效率。例如，兼职档案员是系统最基础的用户，利用本系统能够方便地完成收发文登记、预立卷和整理组卷的各项工作，并能够得到档案馆业务指导室工作人员的及时指导与反馈。

（2）档案数据的统一描述。高等学校的档案门类繁多、业务复杂，为了适应档案业务的发展，需要对传统的多种档案的分类著录标准进行统一，本系统采用都柏林核心集（Dublin Core，DC）对档案资源进行描述，并采用资源描述框架（Resource Descrption Framework，RDF）为描述资源提供统一数据模型。由于都柏林核心集是一个简单易行的推动电子资源发现的最小元数据元素集，它的15个核心元素并不能详尽描述档案信息（例如不能描述馆藏档案、全文信息等），所以在研制中考虑建立一个扩展都柏林核心元素数据集（Extended Dublin Core， EDC）。

（3）研究跨系统的数据共享，解决档案系统的数据来源问题。档案系统中的数据来源于不同的业务子系统，包括校园电子公务、人事、学生、教学、科研等。校园电子公务系统与档案系统的连接问题是本研究的一个重心问题。从技术上来讲，是非关系数据库与关系数据库连接的可行性和效率问题，从管理角度来讲，高校信息系统文档流转一体化是业务流程思路的转变过程。另外，如何连接利用人事、科研、教务等系统的数据，也是高校档案系统迫切需要解决的问题。

（4）精细权限控制。因并校等原因，高校档案工作的又一特点是卷宗多、涉及部门及人员多，加上档案密级分类严格，所以就产生多种角色定义、复杂的权限分配的需求。主要问题概括来说，是如何表达角色的权限，即要设计一种全面的和可扩展的用户权限，还要考虑在实际应用中的效率。

（5）严格的安全体系。研究“数字证书加密”的通讯传输方法在档案系统中的应用，并在系统设计与实现中充分考虑数据库、操作系统和数据存储的安全性。

（6）实现友好的人机交互界面。本系统采用B/S（Browser /Server）架构设计，无需安装客户端软件，易于系统功能和用户群的扩展，采用Java Script 和 ActiveX来实现自定义报表、批量打印等多灵活的功能。并充分考虑用户群的计算机操作水平，设计清晰明了、简单易用的界面。

2．2  系统框架设计与其他系统的关系

（1）档案管理系统的总体框架设计

基于J2EE作为基本技术体系，运用于Struts的轻量级MVC模式，数据层采用DB2数据库，采用Hibernate技术作为数据持久层，由Struts架构控制系统流程、显示之间的关系；表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式。结合复旦大学统一身份认证平台进行系统用户身份认证。

按照J2EE的B/S结构应用开发的方案，档案管理系统的设计有以下五层框架结构，分别是：客户层、表现层、业务逻辑层、组件层和资源层。设计的基本出发点是，尽可能抽象和分离应用的各个表现层次，使得各个层次尽可能覆盖应用的各个阶段的功能需求，为后续的具体研制和扩展提供较为自由的空间。

其中客户层是应用程序和用户交互的层。考虑到系统规模和用户量大，为了方便推广和普及系统应用，采用网络浏览器作为基本的客户端，运用JSP丰富的表现能力与用户交互。系统管理员同样可以使用浏览器来配置属性和用户权限，对资源、用户进行管理。

表现层用于生成用户界面。它从客户层或取用户数据，递交给业务逻辑层，并从业务逻辑层获得业务处理数据，输出到客户端。表现层关注应用界面的产生，隔离应用界面和业务逻辑发生变化时的相互影响，使项目的开发组织变得容易。

业务逻辑层处理具体业务逻辑。它接收表现层传递过来的用户响应，随需调用业务逻辑模块进行处理，并将结果返回给表现层。业务逻辑层对业务请求和业务逻辑模块进行管理、匹配和统一调度。为了降低业务逻辑层的耦合度，进一步提供扩展性和适用性，我们把业务逻辑层的组件部分进一步划分成以下三个子层：业务组件层（主要的各大模块）、公共组件层（可插拨的模块）、通用工具集（基础类包），包含在组件层内。

业务组件层中包含了各类具体的业务实现模块，通过对业务需求充分分析和优化，提取适应能力强的业务组件，并加以灵活的设计。

公共组件是通过对业务组件的功能抽取，发掘里面的共同功能，抽象出可以重用的组件。比如在打印卷内目录、案卷目录、卷内备考表等报表时，我们设计了统一的打印控件来完成。组件设计好之后，可以方便地应用到各个模块，极大地提高软件的复用率。

通用工具集是提取功能中最常用的部分，简化和规范化业务代码的开发，通过应用多种面对对象的设计模式使得代码的复用性大大提高，通用工具集的内容包含：通用维护、数据导入导出、统一身份认证、权限检查、其他辅助类包等。

资源层是资源的管理和存储层，由数据库、文档、以及目录数据等组成。目录数据库中存放应用程序、用户的身份信息以及权限分配、组织机构等数据，用于实现统一身份认证机制。资源层提供了虚拟文件系统的访问、对象管理服务、数据访问服务等组件，还提供了对底层访问的接口，包括文件系统底层调用、Hibernate访问数据库。

（2）与其他系统的关系（见图1）

 图1  高校电子校务环境中的档案管理系统与学校其他系统的关系

2．3  系统的运行环境和主要模块实现

（1）系统运行环境

客户端：①硬件环境兼容列表，计算机配置要求：最低配置CPU IntelCeleron 466/内存64M以上。建议配置CPU Intel Celeron650/内存，128M以上。②软件环境兼容列表（推荐配置）Windows2000 ，IE5.5及以上MicrosoftOffice2000及以上系列。

服务器：①应用程序服务器为DELL 1850，2CPU（Intel 2.8G，2G内存、160G硬盘。硬件配置：操作系统Windows2003Server，Tomcat5.0。②数据库服务器：硬件配置DELL 2850，2CPU（Intel 3.0G），2G内存、160G硬盘。软件配置：操作系统Windows2003 Server，数据库IBM DB2。③磁盘阵列：DELL220S，2T阵列。

（2）模块的实现

高校电子校务环境中的档案管理系统主要由文件管理、建库管理、库房管理、档案利用、数据统计、鉴定销毁、系统维护、使用帮助等模块组成。

主要模块结构图如图2所示：

 图2  高校电子校务环境中的档案管理系统的主要模块结构图

    根据用户所具有的权限，系统将限定用户对于不同模块的访问。

3 高校电子校务环境中的档案管理系统主要研究成果

⑴以案卷状态来实现案卷流转过程，根据案卷不同的状态并通过灵活的权限控制方便不同用户进行操作，案卷状态的变迁流程是贯穿整个档案系统的主要结构，这样的设计既简洁明了，又便于管理，提高了系统的安全性，又把档案业务流程改进的思想贯穿到档案系统的研究中，提高了档案工作的标准化和规范化。

（2）应用扩展都柏林核心数据集的理论，利用数据库中间件，实现对传统的多种档案的分类著录标准进行统一描述。连接了校园电子公务系统、教务系统、人事系统、学生信息系统、身份认证、条形码等系统和档案库房智能化温湿度自控仪、电脑密集架等设备的管理系统。

（3）电子校务领域中首先基于B/S架构的Struts＋Hibernate的技术，并运用AJAX（Asynchronous Java Script and XML）技术使浏览器可以为用户提供更为自然的浏览体验，档案管理系统具有复杂的逻辑关系和严格的流程，需要有一个切实有效的方法分离逻辑层和表现层，现有的JSP/Servlet 模式较难方便有效地做到这一点。Struts与Hibernate的同时运用恰好解决了这一难题。尽管以Struts＋Hibernate方式运用于B/S架构的例子已经开始被一些公司采用，但是在高校电子校务领域中暂无先例。AJAX是近年来在Web设计方面的新兴技术，在本研究中，AJAX技术也运用于和校园一卡通系统的交互，当从一卡通系统获得相关人员身份标志信息后，利用AJAX技术在后台无刷新式地获得人员的基本信息，使得各系统之间的畅通交互得到实现。

（4）真正实现了高校电子校务中文档一体化，与校园电子公务系统（OA）的无缝整合。通过导库程序按时去获取最新的OA公文中需要归档的公文，将这些公文以及对应的正文导入到档案管理系统的数据库中，实现跨系统的文件流转和归档一体化，方便了文件归档和档案利用。

（5）与库房现代化的档案设备（如电脑密集架）的管理系统的无缝整合。本系统专门设定了密集架排架分布模块，能够根据库房内的实际情况设定不同的排架的节、列、层，并且设定了每个储存单元的档案情况、储存状态的信息，方便了档案库房的管理。

（6）与库房智能化系统的整合（温湿度、防火、防盗的监控）。本系统与复旦大学档案馆现有的相关硬件设备进行交互，将智能化环境自控仪的管理系统整合到系统中来，使得档案管理系统的功能更加完善、强大，使档案库房的软硬件设备的管理系统得到了充分运用。

（7）与条形码管理系统进行整合，达到了只要档案系统中存在相关的案卷（必须通过各个环节的审查），就有相应的条形码与案卷的关联。在案卷通过审查时，就会自动打印相应的条形码，系统还提供批量打印条形码的功能，并且此功能能够根据设定档号是否存在，而采取相应的操作。在归还档案时，可通过条形码获取档案借阅的信息。

（8）本系统中的打印是使用半结构化的AML格式文件来进行打印属性的设置，方便了控件对信息的读取，同时，由于AML格式良好的扩展性，为今后可能出现的新格式、新要求提供了进一步拓展的空间，能够充分满足档案工作中打印报表多、格式复杂的要求。

本系统是一套具有大规模数据处理能力、精细权限控制、标准工作流程管理、较好系统协同能力、多用户、可扩展的高等学校档案管理系统，较好地实现高校校务工作中的文档一体化问题。并与档案库房中的电脑密集架、条形码、库房温湿度控制系统无缝接口，使库房实现了现代化管理。

本文为上海市档案局基金项目――高校电子校务环境中的档案管理系统（编号：沪档科0412）的研究成果。

参考文献

1 复旦大学�高校电子校务环境中的档案管理系统鉴定文件之一，2006年6月

2 教育部�教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见，2003年3月

3 教育部�2003-2004年度教育电子政务建设实施要点，2003年9月

4 国家教委�普通高等学校档案管理办法，1989年10月

5 国家档案局�全国档案信息化建设实施纲要，2003年10月

6 http：//Jakarta.apache.org/struts/

7 http://www.hibermate.org/

邱佩芳 复旦大学档案馆副馆长，中国索引学会理事。