刊配盘索引的编制与作用

吴京红

(华北电力大学图书馆  北京102206)

    摘  要  从读者利用刊配盘的实际出发，编制纸本和电子版本的《刊配盘索引》是有必要的。目前，许多图书馆都注意到配盘在增多的现象，期刊和光盘分离管理带来的问题难以解决，重视索引工作，开发索引的用途，会弥补文献管理的不足，使刊配盘索引发挥更好的作用，我们进行了一些尝试工作，希望为读者阅读刊配盘带来方便。

关键词 刊配盘  索引  光盘数据库

    随着高新技术的快速发展，出现了多媒体文献，呈现出纸质文献与多媒体相互融合的发展趋势。刊盘是多媒体中的一种新的文献形态，它随期刊一起出版发行，与某种期刊的内容息息相关，或部分相关，或辅助相关。它与一般的独立光盘不同，对于期刊多了一份“责任”。随着印刷纸质配盘期刊品种的不断增加，对它的收藏与管理，图书馆应该提出新的研究课题，也是馆藏文献配置急需解决的实际问题。刊配盘索引的编制，对工作人员管理和读者的利用都会起有利的作用。目前，大部分图书馆基本没有独立的刊配盘索引，基本的处理方法是在期刊的有关著录项的字段中标识。一般人不会了解刊盘馆藏的实际情况，如果建立独立《馆藏刊配盘索引》数据库，就与现在的期刊数据库的作用不同了，读者的注意力也会不同。在近年的刊配盘索引工作的研究中，已有人提出，但能够做到的图书馆不多见，我馆正在试编本馆的刊配盘索引，希望充分发挥索引的作用，为读者阅读提供方便。

1 刊配盘的概念

近年来，在期刊出版中文献载体的变化正悄然到来，原本纸质版的期刊中夹入了一张磁带、软盘或光盘，这种现象通常为“刊带盘”、“刊附盘”、“刊配盘”、“随刊盘”、“刊中盘”、“音带盘”等称谓。其概念就是在收到报纸、期刊的同时其中附有的磁带、软盘或光盘等电子版文献，期刊配盘(光盘、软盘)是近年来期刊出版发行的一种新的方式，是一种印刷型和电子型文献相结合的产物。它们是报纸、期刊中的一部分。

刊配盘是电子期刊的一种载体类型，就是指可用于播放的电子期刊文献信息，是光盘类CD、VCD、DVD以及教学软件、课件、电子读物等，其内容是报纸、期刊内容的补充或延续，利用计算机或Internet网上虚拟空间在线阅读。有独特的优点和个性，也有不能克服的弱点。文献载体的多样化是现实存在，要了解它，认识它，利用它，只有这样才能提出指导读者阅读的方案，选择编制索引就是其中一个可行办法。

2 刊配盘期刊的现状

书刊附盘首先出现在外文书刊之中，20世纪90年代，我国也开始生产这类文献。据有关资料统计，目前出版书刊的配盘率已达5%～20%，并有逐年增长之势。期刊的增长速度也比较明显，有的刊每期配光盘，如《凤凰周刊》；有的刊一年配一张光盘，如《中国金融》；有的刊不定期配光盘，如《音像世界》；有的刊偶尔配一次光盘，如《大学生》等，刊配盘的情况比较复杂，一种期刊一种情况，要想了解情况，必须每年每期仔细注意收集、保管才有可能收齐，摸清每种刊配盘的发行情况，尤其对突然增加的一张光盘，如不注意就会丢失，因此，刊配盘的情况要比书配盘难掌握，再加上期刊采购渠道多，进刊渠道也多，丢失很难避免，但刊配盘的期刊品种在增加，这项工作要重视起来并抓紧做好。

根据我馆在刊配盘的收集中得到的数据分析，在每年订购的1800种报纸、期刊中，收到113余种光盘及磁带(2种)等文献，其中报纸为3种，截止2005年底收到680余张(磁带、光盘)，刊与盘的比例大约为1%多。

3 我馆《刊配盘索引》的编制

刊配盘是以印刷型期刊为主的电子文献，是独立于期刊之外又要与期刊结合使用的附件材料，是期刊内容的解释与补充或扩充，是期刊的组成部分。

我馆纸本《刊配盘索引》编制，有与电子版相同的部分，也有不同的部分。纸本索引能够揭示馆藏整体，而电子版索引(数据库)揭示的个体信息更为规范化；纸本索引能够体现馆员的研制意图，而不受字段要求的限制，在光盘内容介绍方面体现了更多信息，而电子版索引一般不求著录大量的内容信息；纸本索引能够流动多处地点使用，不用借助电子媒体查询，电子版索引必须借助电子媒体才能运行。两者同时使用，发挥各自不同的优势，才能使得《刊配盘索引》起到更好的服务作用。

3.1  纸本索引

《我馆刊配盘索引》纸本索引分为四部分，第一部分  刊配盘名录，第二部分  刊配盘收藏年目录，第三部分  刊配盘收藏期目录，第四部分  刊配盘内容提要，如下所示：

第一部分  刊配盘名录：网管员世界  网络世界  .网迷  .网友世界

第二部分  刊配盘收藏年目录：

    新华月报                 2001    2002             

    中国金融  2000200120022003

    无线电2002  2003  2004  2005

    新电脑2000  2001  2002  2003  2004  2005

第三部分  刊配盘收藏期目录：

    凤凰周刊  2002....28    60    61    62    63    64                                 

2003....6566676768707172737475

7677797980818384858687

888990919293949596

2004....9798989999102103104106107108

109110111112113114115116117118119

120121122123124125126128129130131

2005132133134135136137138139140141142

141142144145145146147148149150151

152153155

第四部分  刊配盘内容提要：

    英语沙龙(音带版)

    北京音像知识出版社，2003.1(1)

    ISBN 7-88068-100-10；￥10.00(1盘)

    ISRC CN-A74-02-359-00/A.G4

    A P1    前奏                     B  P22   实况报道俄罗斯人质危机

P16金色的迷萍P27带电的鱼

P52怪物史瑞克P35兽中之王

P8江主席与布什总统会见记者P16梦――小红梅乐队

P4莱昂内尔.汉普顿P38母亲的探视

P19球迷P44芭堤雅海滩

P29真爱P47尼古拉斯.哥白尼

P60研究生入学考试听力模拟

3.2  电子索引

图书馆对刊配盘的著录，存在两种不同的方式，一种是对它单独著录，一种是刊盘合一的整体著录。刊配盘单独著录，就是期刊和所配光盘作为两个不同载体的文献分别进行著录，期刊按普通文献处理，光盘按电子文献著录。

我馆《刊配盘索引》数据库，按照期刊的著录格式，除应该著录项目之外，与光盘著录有关的主要各项有以下几项：

例：《中国金融》

010｜a光盘ISBN7-900040-02-1

210｜a北京S｜ c北京金融电子电子出版社 S｜ d2002-2003

215｜a页｜d cm｜e光盘1张/年.显示卡支持64卡色以上

300｜a附盘题名：中国金融.12cm

330｜a附盘内容提要略″介绍

336｜a检查查询方式

337｜a系统要求：P586/100MH多媒体计算机，中文windows95或中文windows98及IE4�0以上版本，4倍速以上光驱，16MB以上内存，硬盘空间剩余空间20MB以上。

905｜a2000-15�2001-235.2002-308.2003-411

4 刊配盘索引的作用

4.1  关注文献载体的变化

刊配盘的来源一个突出的特点是“赠送”。有人认为凡是有赠送光盘的期刊相对价格就高，这是事实存在。但这一看法仅对期期配盘的期刊而言，对于不定期或偶尔赠盘的期刊就不一定增加整年的价格。期刊是一种商品，商品的促销有多种方式，赠盘应该是其中的一种。这种期刊载体的变化最初没有关注，一些赠盘在无意中丢失，当慢慢赠盘不断增多时才发现问题的严重性。有人提出赠盘期刊的价格偏高，而改订没有赠盘的期刊。其实没有必要，当这一趋势到来时就要接受，以后赠盘的期刊在不断增加，就无法选择了，只要图书馆订的期刊符合学校所设专业的需要，赠盘与不赠盘没有关系，需要的一定要订购，科学保管赠盘很重要。

4.2  揭示馆藏

我馆馆藏电子出版物大约为5000张/种左右，书配盘2300余张，影视光盘500余张，刊配盘680余张，磁带1000余盒及少量的软盘等。多媒体电子出版物与纸版和网络版的文献量相比，还有很大的差距。虽然，文献市场上的光盘很多，但与学术有关出版的光盘规模还不够大，图书馆的收藏还可以渐进式地发展。多媒体电子文献已经成为图书馆不可忽视的馆藏文献的一部分，是纸本文献的补充，或看成另一种文献形式，只要读者有需求，这部分文献就要仔细管理，馆藏就会达到一定规模，它的前景不可估量。

4.3  刊配盘索引的独立性

刊配盘索引具有独立性，从数据库中可以提出数据编制成独立的索引目录。在刊配盘还很少、不具规模时，可以不单独提出数据，但到了一定的数量，就要建立独立的刊配盘索引数据库。读者和工作人员都需要了解这部分文献馆藏的整体情况。它的独立性表现在文献的独立性上，各馆的文献配置是直接与本校设置的学校及专业有密切关系，文献采购的注意力也在这方面，刊配盘的质量与文献息息相关，具有本馆的文献特色。

4.4  建立刊配盘数据库

电子出版物的种类与数量在图书馆已经初具规模，文献的网络共享也已经成为现实，建立书刊配盘数据库也能够实现。图书馆可以在本馆主页上建立虚拟的文献配盘索引的链接或导引，将馆藏自行开发的索引建成有本馆特色的文献数据库。

目前，国家文献中心有很完整的光盘数据库，如“中国学术期刊光盘版数据库”，但图书馆能够专门建立反映自己馆藏的“文献光盘版索引数据库”还不多见，随着馆藏光盘文献的增多，建立书刊配盘数据库的工作会受到重视。这个文献数据库应是本馆自建的数据库，与他馆不同，在建立特色馆藏和资源共享方面都具有实际的意义。

4.5  为读者提供方便

刊盘分开的管理与利用，读者会感到不方便，但就目前图书馆计算机设置利用情况来看，刊盘分开的管理状态将会继续维持现状。期刊和光盘分离管理带来的问题难以解决，重视索引工作，开发索引的用途，会弥补文献管理带来的不足。刊配盘索引的编制可以分为纸本索引和电子版索引，发挥各种索引的特点和用途，使刊配盘索引发挥很好的作用。纸本索引可以灵活多变，根据读者需求设计；电子版索引检索快，可以提供更多检索途径，只要我们细致工作，进行一些尝试工作，就会为读者阅读刊配盘带来方便。

参考文献

1  宋占茹，宋子亮.谈非书资料的采访.现代情报，2005(8)：140-141，144

2  王楠.网络环境下中文期刊的订购工作实践与研究.现代情报，2005(6)：142-144

3  尚捷.随书电子文献的著录和管理.现代情报，2005(1)：119-120

吴京红  华北电力大学图书馆期刊部主任，副研究馆员。