高校图书馆信息服务中的索引策略
王知津 孙 鑫
(南开大学商学院信息资源管理系 天津 300071)
摘 要 为读者提供完善的信息服务，是充分利用高校图书馆资源的保证。索引技术很早就在图书馆中得以应用，本文旨在讨论可以在高校图书馆现代信息服务中应用的新的索引策略。
关键词 信息服务 高校图书馆 索引研究
1 引言
随着信息社会的到来，人们的信息意识有了明显提高，人们对信息的需求也日益增长。然而，当今的社会也正处于一个名副其实的“信息爆炸”时代，美国一项新研究结果可以为证：加利福尼亚大学伯克利分校研究人员发现，仅过去3年中，全球新生产出的信息量就翻了一番。社会的飞速发展进步，网络、音频、视频等特殊媒体的出现，给信息的传播带来了便利，同时也带来了各种知识和信息如洪水泛滥般的增长。面对浩如烟海的信息资源，人们总是显得无所适从，信息资源的丰富，并不意味着人们就能够容易获得针对自己需要的知识和信息。信息量的激增给人们利用信息带来了负担。正是因为如此，信息服务、全民信息共享的理念日益受到关注。
高校图书馆在现代信息社会里，作为“知识工厂”和“智力资源”正发挥着越来越大的作用。作为高等学府的信息资源宝库，高校图书馆担负着为学生和教师提供有效信息服务的重任，因此，开发多种服务渠道，采取不同的服务策略，是更好地提供信息服务的保证。索引自古以来就是获取信息的一种有效工具，索引是检索信息、传递信息、报道信息和分析信息的重要信息源，它从不同的角度和深度揭示文献的内容，指引用户快速简便地获取所需信息，它使无序杂乱的信息纳入优化控制的轨道，是国际公认的极为重要的信息检索的工具之一。［1］。索引技术很早就已经在图书馆分类目录体系中得到应用，如主题索引、著者索引等。但是，传统的索引技术只是作为图书馆保存和揭示馆藏的一种辅助方式。随着社会的飞速发展，新概念、新技术、新事物不断涌现，传统的图书馆信息服务方式越来越显示出它的局限性，因此，为了适应社会进步的需要，必须采取新的信息服务策略，从而促进信息和知识得到广泛的利用和共享。本文探讨在高校图书馆信息服务中可行的索引策略。
2 建立专题索引策略
分类目录体系一直是利用图书馆资源的主要工具，但是，分类目录体系一旦建立，就有它相对的稳定性，不能够灵活适应信息多变的社会发展趋势。分类目录的编码表示对于不熟悉图书馆学科的读者和研究人员，会造成检索障碍。因此建立一套编制灵活，内容集中，查找方便的专题目录索引，提供给读者和研究人员使用就十分有必要。
2.1 按学科专业建立馆藏文献专题索引
高等院校的院、系、所、专业的划分都十分明确，学生读者和研究人员在对馆藏信息进行查找时，更倾向于查找与本专业相关的文献。图书馆所应用的分类法是以科学体系为基础的，但是与学科专业的划分还有所不同，学科专业划分较科学体系来说更为详细。高校图书馆可根据馆内资金和人力等条件的具体情况，为校内重点学科专业或前沿学科专业提供详尽的图书信息索引服务，这样可以大大方便学生和科研人员开展专业研究，节省他们查找文献信息的时间。
我们以某高校经济学专业为例，经济学按照时间范畴划分，可以分为古典经济学和现代经济学；按空间范围划分，可分为西方经济学和东方经济学；按研究范围划分，可分为微观经济学和宏观经济学，等等，我们在针对某学科专业提供索引服务时，应详尽地了解读者信息需求方向，并结合一定的检索习惯，根据实际情况，按照事物和科学的发展规律以及事物本身的内在联系，按照由一般到具体，由简单到复杂，由内到外等原则，分阶段、分层次、分内容地对某个学科专业进行归类，建立某一学科专业的专题索引，分别向各个专业读者和研究人员提供信息服务。
2.2 按学科专业建立报刊专题索引
报刊是传播信息的最普遍的大众媒体，作为馆藏文献，它反映的知识内容新、传递信息快，能及时报道国内最新消息、最新科技成果、最新动态，越来越受到读者和研究人员的欢迎。高校图书馆报刊资源丰富，但是，由于报刊不仅数量庞大，而且出版分散，内容交叉重复严重，新旧更替加快，面对茫茫报刊海洋，读者通常不知从何着手，这样，就给读者查找和利用报刊信息带来巨大困难，而且图书馆开展信息服务的主要目的就是为使有价值的报刊信息能及时发挥作用，所以图书馆就需要从大量的报刊信息中进行筛选、摘编，并主动提供给有关读者。而索引就是一种非常实用的工具，按照学科专业编制报刊专题索引，可以使读者和研究人员轻松地找到与本专业和研究相关的最新信息，更好地发挥报刊信息的作用。
按学科编制报刊索引是对报刊信息的二次加工过程，索引编制人员必须对馆藏报刊信息有一个总体的了解，对读者需求情况也应进行详细和细致的调查。由于学科性质的不同，对报刊信息的需求也不同，如生物学、信息科学等学科，知识更新比较快，在提供报刊索引服务时，应注意报道信息内容的新颖性、及时性，尽可能报道国内外相关学科发展的动态和前沿问题，而像物理、数学等发展比较稳定的学科，就应该注意报道信息内容的连贯性以及信息内容的可靠性。编制专题索引，还可以根据读者的需求，对于重点科研项目和学科提供针对某个主题内容的信息索引。总之，报刊专题索引形式灵活，可以根据具体情况编制有针对性的专题索引，从而更好地开展报刊信息服务。
3 建立外文文献关键词索引库策略
在高校图书馆中，研究型读者占有很大比例，进行尖端的科学研究，就一定要了解和借鉴国外发达国家研究人员的优秀成果，取其精华，弃其糟粕，因此，尽可能多地掌握和阅读与本专业研究领域相关的外文文献，对于科研人员来说是十分重要的。然而我们可以发现，虽然高校图书馆外文馆藏资源丰富，学术价值很高，但是能够真正利用这些宝贵资源的读者并不多。这其中虽然受到读者外语水平的限制，但主要原因还在于读者和研究人员很难通过检索找到针对自己需求的外文文献［2］。
随着信息网络化的发展，绝大部分高校图书馆都实现了网上书目查询。在读者进行书目检索时通常是通过一定的关键词对未知题目的文献进行检索，但是由于读者所使用的关键词与馆员对外文文献进行著录时所使用的关键词会有很大差异，因此很容易产生漏检和误检现象，大大影响了外文文献的利用。因此我们可以采取建立外文文献关键词索引库来解决这一问题。
首先我们需要了解各学科读者的外文需求，并通过调查问卷的方式尽可能收集各学科专业读者和研究人员在使用外文文献时所采用的关键词，并结合馆藏情况以及馆内人力和财力的实际情况，针对某重点学科或全部学科专业建立外文关键词索引库。对初选来的关键词要经过准确性验证，筛选和剔除等步骤，形成各专业的关键词样本，最后经专家评估确定出最后的关键词。关键词选好以后，将馆藏中的外文文献根据内容分门别类，并赋予该门类的关键词［3］。最后是建立相关数据库以及检索信息系统。建立这个关键词索引库和检索系统的关键问题在于：首先是关键词的选择，因为在向读者提供服务时，需要给出与某个主题领域相关的所有关键词供读者参考，所以要求关键词必须准备全面。其次，是信息服务人员在为外文文献分配关键词时需要对书中内容进行准确把握，为每本文献分配合适的关键词，这个关键词可以是多个。关键词索引库的作用在于当读者通过书目检索系统检索外文文献时，可以按照学科专业进行检索，检索时检索系统将会与该学科相关的关键词按字母顺序列于提示区域，当读者选中某一相关关键词，并点击它，系统就会显示出与该关键词相关的所有文献。这种用索引的方式，通过关键词对文献进行链接，来辅助检索，不仅可以提高读者在关键词选取上的准确性，而且还可以大大提高外文文献检索的检准率和检全率。这种关键词索引库策略的具体实施过程可以用下图来表示(见下页)：
4 电子文献信息服务中的索引策略
近年来，随着高校图书馆自动化、网络化的快速发展，高校图书馆对电子文献的投入力度也不断增加，电子文献在馆藏中的收藏比重日益加大。电子文献适应网络时代图书馆文献信息数字化存取、传递和服务的要求，满足读者自由、快速获取文献信息的需要，提高了高校图书馆为教学科研服务的能力和水平，成为现代图书馆馆藏体系中不可或缺的组成部分，特别是在教学、科研中发挥的作用日益突出。高校图书馆电子文献资源内容丰富，载体形式多样，在很大程度上满足了读者的信息需求。但是随着图书馆电子文献资源的激增，对电子文献资源的正确检索和充分利用问题亟待解决。
电子文献是以数码方式将图、文、声、像等信息存储在磁光电介质上，通过计算机或具有类似功能的设备阅读使用，用以表达思想、普及知识和积累文化的文献［4］。具体是指电子出版物、Internet上的各种资源和各馆自建的专题数据库。在高校图书馆实施电子文献信息服务，有利于读者和科研人员更好地利用电子文献信息，使他们在检索电子文献信息时更加准确高效。高校图书馆应对馆藏电子资源进行深度开发，紧紧围绕高校教学与科研的需求，有针对性地进行电子文献资源的二次或三次加工，下面是在提供电子文献信息服务时可以采取的索引策略。
4.1 为馆内电子文献数据库建立索引
高校图书馆通常会购买或自建许多电子文献数据库，包含的种类和内容都十分丰富，但是读者对每个数据库内具体包含的内容了解不多，检索时在选择数据库时比较盲目，因此有必要为馆藏电子文献数据库建立各种索引，以方便读者根据自己的需要选择不同学科、语种、文献类型的数据库。
例如，可将电子文献数据库按学科进行分类，划分为综合、数学、物理、经济、管理等，将各数据库按学科编制索引，提供给读者利用。还可以将电子文献数据库按文献类型进行分类，可以分为图书、期刊、报纸、档案、专利等，并编制成索引，读者和研究人员可以根据所需文献的类型选择相应的数据库。
4.2 为全文数据库中的电子期刊建立名称索引
高校图书馆用户以学生和科研人员为主，他们对电子文献数据库的利用通常以电子期刊为主。电子期刊内容丰富，便于异地检索和回溯检索，同时也可以实现全文检索，提高检索的准确性，因此十分受高校图书馆读者的欢迎。但是各种电子期刊分散在不同的数据库中，因此读者在选择数据库时如果不了解该数据库包含哪些期刊，就容易产生漏检，或是对每个数据库分别进行检索，增加检索强度，延长检索时间。这种现象在进行外文电子期刊检索时尤为明显。因为国内读者对外文电子期刊数据库使用不多，对数据库包含哪些期刊更是不熟悉，因此读者通常会在各个数据库之间徘徊，不知道该选哪个数据库，或者说不知道哪个数据库中包含自己所要查找的期刊，这样就使检索变得异常困难，也不便于外文电子期刊的利用［5］。
这个问题的解决可以通过为数据库中包含的电子期刊建立名称索引来解决。首先信息服务人员需要对本馆收藏的电子期刊进行全面的梳理，建立名称索引，并为每个电子期刊名称与其所在的数据库之间建立链接。这样读者在进行检索时，就可以通过索引轻松找到自己所需要的期刊，并通过链接直接进入包含该期刊的数据库进行全文检索，从而也实现了跨库检索，大大提高了检索的效率和准确性。
高校图书馆是学生和科研人员接触信息的窗口，是否开展内容更广泛、形式更多样的信息服务，关系到图书馆的丰富资源能不能得到充分的利用。信息技术的发展，给高校图书馆信息服务工作带来了冲击，高校图书馆的信息服务必须要从单一化向多元化转变，因此创新出更多更好的信息服务方式是当务之急。索引自它诞生之日起就是为信息利用服务的，但是在我国对索引的应用研究还不够深入，将索引应用于信息服务的研究还主要是在图书情报领域。随着社会现代化程度的不断提高和索引研究的不断深入，索引必将走向社会，更好地应用于信息服务。
参考文献
1 葛家翔.发展中的索引研究――挑战和机遇.中国索引，2003(4)：13-15
2 曹 迁.深化国家图书馆外文期刊信息服务的思考.国家图书馆学刊，2001(1)：4-8
3 张琪玉.索引法也是一种研究方法.中国索引，2004(2)：59
4 蒋霞美，蒋知义，邹凯.高效图书馆研究型读者的个性化信息服务.图书馆杂志，2005(6)：43-46
5 Maria Monopoli.A user-oriented evaluation of digital libraries:casestudy the “electronic journals”service of the library and information serviceof the University of Patras,Greece.Aslib Proceedings,2002(2):103-117
王知津 男，1947年生，南开大学商学院信息资源管理系教授、博士生导师。
孙 鑫 女，1978年生，南开大学商学院信息资源管理系情报学专业硕士研究生。
