年鉴索引及其编纂实践
葛永庆
(中国大百科全书出版社上海分社 200336)
摘 要 系统阐述年鉴索引及其编纂方法，并运用实例加以剖析。本文是根据作者于20世纪90年代中期在中国人民大学和复旦大学学术交流中心(黄山)所作的系列讲座讲授提纲整理而成。基于目前我国年鉴索引编制依然处于比较薄弱的状况，本文所述仍有一定现实意义。
关键词 索引 年鉴索引 编纂
20世纪80年代以来，我国年鉴出版呈现蓬勃发展趋势，不仅品种、数量日益增多，其社会影响也越来越大。据北京图书馆1991年5月的调查表明，在该馆工具书阅览室查阅年鉴资料的读者占读者总数的40%以上；而在100多位读者开列的经常使用并认为有重要参考价值的工具书名单中，年鉴类工具书约占三分之一。由此可见，目前众多读者已认识到，年鉴是一种资料信息密集型的重要工具书。年鉴事业的兴旺发达，正是国家发展、社会繁荣的标志，也是改革开放的需要和人们求知欲高涨的必然趋势。
为了更好地利用年鉴，发挥年鉴应有的作用，年鉴编纂单位在编好年鉴、提高年鉴质量的同时，必须考虑的一个重要问题是：如何帮助读者充分开发和利用年鉴中大量的资料信息。如果不能及时传递有价值的信息，不为读者充分利用这些信息创造必要的条件，年鉴的作用和价值就会大大降低。因此，如何编制符合规范化要求的年鉴索引，实在是亟待解决的一项实际问题。
1 年鉴索引工作概况
1.1 我国年鉴索引编纂工作现状
目前，我国出版的上千种年鉴，编有索引的不到5%，其中大部分还比较粗糙，谈不上有完善的检索系统。这是一个很大的问题。20世纪80年代初，我国开始出现“年鉴热”时，日本出版界对我国年鉴事业发展很注意，曾给予相当高的赞誉，但同时也指出不足之处，比如缺乏统计资料和参考图表、书后没有索引、出版周期过长，等等。后经努力有了很大改进，但惟独索引编制状况变化不大。为什么会出现这种情况呢?主要是对索引在年鉴这类出版物中的地位、作用和价值缺乏足够认识。如认为“年鉴已有目录，何必再花时间去编索引”，似有“画蛇添足”之感；也有的认为“编索引太麻烦，要增加篇幅、提高出版成本”，有点“得不偿失”；更有不少人认为索引可有可无，即便编了也只是一项“软任务”而已，如此等等，不一而足。这些想法有相当代表性，却是十分错误的。
1.2 编制年鉴索引的必要性和可行性
年鉴是工具书，主要供人查阅。工具书的功能和特性要求它必须配备索引，而非“可有可无”。因而有些国家明确规定，工具书无索引不准出版。
年鉴资料信息密集，配备索引可为读者、用户节省大量时间。
“目录”与“索引”的区别在于：前者只是全书内容的逻辑排列；后者则完全根据索引规则和要求重新加以组织。目录虽也有检索作用，但与索引的检索途径不同，且有很大局限性，其检索深度更难与索引相比。
编制年鉴索引确需花费时间、人力，也会增加出版成本，但如适当安排，合理分配均可解决。何况目前编制索引采用计算机辅助手段，已逐步摆脱手工操作方式，效率大为提高，成本自然降低。
编制年鉴索引对年鉴编纂单位来说，有助于提高年鉴的总体质量，排除叙述不明、条理不清和水份太多等等弊病。
综上所述，为年鉴(统计或图表类年鉴除外)编制相应的索引是必要的、可行的，也是大有可为的。
2 年鉴索引编纂实践
2.1 关于索引的基本概念
2.1.1 索引的定义
索引(INDEX)，旧称引得、通检等。根据《辞海》注释，索引即“将图书、报刊资料中的各种事物名称(如：字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等)分别摘录，或加注释，记明出处页数，按字顺或分类排列，附在一书之后，或单独编辑成册，称为索引，是检寻图书资料的一种工具。”当然，在现代社会，索引的内涵更广泛，以致美国有位作者在《索引的概念与方法》一书中明确指出：“没有索引，社会交往就不可能进行。”按我个人见解，索引不光是一种工具或手段，其实它本身也是信息，虽然它只是提示性、线索性的信息。当今社会万千信息扑面而来，索引就是经过提炼而成的有序信息，可以帮助我们进一步去探奥索微。
2.1.2 索引的功能和作用
(1) 能直接揭示并引导读者深入文献内部去查找资料(目录则不能)；
(2) 有助于提高读者的检索能力，尤其是依赖先进性的索引技术更可得心应手地探寻到自己需要的资料和信息；
(3) 随着计算机编制索引技术的发展，特别是各类数据库的出现，突破了二次文献局限，检索面和检索效率日益扩展、提高，索引的功能和作用更进一步增强。
2.1.3 索引的结构和体例
索引是以款目(index entry)作为它的重要组成部分。一个索引款目表示一个完整意义的基本结构(由标目、出处项等组成)；有些较完备的索引还需建立必要的参照系统，以显示索引款目之间的相互关系，目的是扩大检索途径，有利于读者查找。
索引的构成有其自身的特点和要求，主要应掌握四个基本要素：
(1) 规定一定的文献资料作为索取范围；
(2) 指定特定的款目为索取对象；
(3) 确定索引的表示方法(如参照系统的建立等)；
(4) 按照一定的序列编排。
现阶段年鉴索引编制不仅数量少，而且欠规范，主要原因在于对索引的结构和体例缺乏足够认识。如有的年鉴虽然编了索引却过于单一，只是目录的细化，缺乏应有深度；有的则繁简不一，使读者检索时无所适从，等等。目前，年鉴索引大多采用主题(或内容)分析索引方法。这类索引的特点是：(1) 便于读者分析判断，尤其是对复杂的主题(如两个以上的复合主题等)，可分别组织索引款目，以便查找；(2) 将分散的主题再集中揭示出来，即用建立参照系统的方法，把相关主题(内容)串联起来，以节省大量时间。实践证明，这种有“分”、“有“合”的主题(内容)分析索引法运用到信息密集的年鉴类工具书中，是合适的，也受到了广大年鉴读者的欢迎。
2.2 年鉴索引编制程序和方法
编制图书索引一般需遵循如下程序：1.资料的选择；2.标目的确定；3.参照系统的建立；4.次序的排列。年鉴作为工具书，当然也应按此程序进行。
编制年鉴索引，关键在于全面掌握出版进程，合理安排各个环节。年鉴编纂工作是一项系统工程，从收集信息(资料)――组稿――编辑加工――发稿(含索引编制)――印刷出版，时间很紧，各个环节必须紧密配合。索引编制是穿插在年鉴成书前的重要阶段，它既不能超前进行，又不能滞后动手。所以，要适当掌握好它的进程，才能事半功倍。整个索引编制过程(无论是手工操作或计算机辅助)大致可分四个阶段：1. 提供索引凡例，把本索引的编制范围和使用方法作扼要说明，以备查考；2. 通过或浏览全书内容，确定索引款目(同时摘录相关内容和出处，以作参照)；3. 核对出处项，保证与正文的被索引内容一致；4. 索引款目排列次序准确。
在具体编制方法上，应注意掌握如下几点：
(1) 索引范围(即可索引内容的选取) 年鉴内容包罗万象，索引标目的选择主要有两个前提：①书中具体论述有一定参考价值，可以成为检索对象的；②具有一定检索意义的。
(2) 标目用词应简明扼要，符合读者检索思路。应尽可能用最少字句(一般10个字以内为宜)，容纳最大信息量。
(3) 参照系统 主要是表达索引款目之间的内在联系，从而使索引具有最大的概全率和专指度，不致出现“该参不参”或“参而不见”的弊病。
(4) 页码(版面区域) 页码是表明索引款目的出处(地址)。有些图书如地图、年鉴，其索引不仅指明页码，还应详注版面区域，以利检索。
(5) 序列安排 年鉴索引目前多按汉语拼音语音顺序排列，具有稳定、便捷等优点。
3 年鉴索引编制实例剖析
这里以目前年鉴索引编制中出现的某些弊病，试举实例加以说明，并与年鉴编纂单位探讨、商榷。
3.1 编制年鉴索引应向读者交代清楚本索引的体例和收录范围。有的年鉴含糊其词，读者难以捉摸。如“大事记”、“附录”等栏目未入索引，应加以说明。
3.2 标目不规范。如“编制城市总体规划”、“改善体育设施”、“拓展侨务工作”等，其中附加词应删或移于主题词之后。此外，又如漏标、缺乏专指性、异标、错标、泛标等毛病更多，严重影响索引的专指度和检准率，这里一一加以说明。
(1) 漏检 指未全面提炼文献主题，忽略了某些重要内容，或未分析文献中隐含的主题概念，因而漏标了应标引的内容，如有的年鉴把“企事业名录”等排除在索引之外，使有价值内容未能得到体现。
(2) 缺乏专指性 有的年鉴条目有两个以上主题词，索引照搬条目标题，因而专指性不突出，更淹没了另一主题。
(3) 异标 有些标目专业性、学术性较强，如：“zox-z.2型机械零件清洗机”，如果全部照标反而含糊不清，更不符检索习惯。
(4) 错标 在标引时，主题词的内涵和外延应相互吻合，避免笼统、空泛，如“新产品开发”、“学术交流”、“国情大调研”等含义太广，难以揭示实质内容，以致失去检索价值。(5) 泛标 年鉴索引中往往出现“第二届――会议召开”、“首届――讨论会举行”等空泛款目，使主题词不突出，影响索引的检准率。
3.3 未建立参照系统。这样会使索引显得单薄、一般；或虽建立因“参见项”设置过于繁琐，难以引导读者快速查检相关资料。设置参照系统目的是为读者(用户)提供多途径检索的可能，从而使索引具有最大的概全率(不遗漏)和检准率(不误检)。如年鉴中有一条目，原标题为：“一件闹了二十多年的离婚案调解结案”，在标引时仅摘出其主题词“离婚案”即可。但相关内容在年鉴的“法律”、“社会生活”等类目中可能都有，则需一一列出，如：关于离婚案的自述、国外离婚案例分析，等等，作为主题词“离婚案”的参见项，这样读者(用户)查检时就会更方便、完整了。
结语
索引是年鉴全书的重要组成部分。编制符合规范化要求的年鉴索引实是当务之急。我们认为年鉴索引的篇幅不一定繁多，但信息网罗度要高；索引款目不必冗杂，而专指性要强。通过参照更能进一步了解年鉴全书的脉络和走向，以及内容间的逻辑关系，从而大大提高查全率。这样的年鉴索引才是符合规范化要求，也一定能得到广大年鉴读者(用户)的赞赏和欢迎。当然，要做到这些，索引工作者本身还应具备相当的业务水平和职业素养，这就不在此一一细说了。
葛永庆 中国索引学会主要创始人，《中国百科年鉴》编委。
