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试论大型索引项目的管理工作

――谈《古今图书集成索引》的管理工作

林仲湘

(广西大学中文系 南宁 530004)

一

对于大型索引工作来说，需要有较多甚至众多的人员参加。即使是现在使用电脑进行索引编制，也往往也需要多层次人员相互配合，协同工作。这样就存在一个管理的问题。

管理得好，就会提高效益；管理不善，就会降低效率，甚至使索引工作归于失败。这个道理是显而易见的。在实际工作中人们会注意到如何改进管理，提高成效，但是往往忽略了从理论上去探讨，去提高。

上世纪三、四十年代，哈佛引得学社组织了一批学者，埋头从事古籍索引工作，取得丰硕的成果，成为我国现代索引的典范。可惜的是，也未能见到该学社对其管理工作做系统的总结和介绍。

当然，现代管理学是在第二次世界大战后才得到充分的重视，而且蓬勃地发展起来。我们不能苛求前人，提出超越时代的要求。倒是我们自己应该跟上时代的步伐，与时俱进。努力地运用现代科学知识，包括现代管理学知识，来推动我们的工作。

基于这种认识，我们课题组试图通过学习现代管理学，边学习边总结自己工作的经验和教训，以便进一步改善管理，提高成效。

二

我们从事《古今图书集成索引》的编制工作，已经二十年了。参加的人员先后有一百多人。总算是做出一些成绩来。有人问我们：为什么能坚持这么久而不放弃?为什么出自众人之手而能有这样的业绩?我们自问工作中还存在许多问题，如何去改进?去提高?这也是摆在我们面前的问题。

别人的美誉，我们实不敢当；而自己的苦恼，却一直缠绕在脑间。为此熬了多少不眠之夜，开了多少次会议商讨。有的问题算是解决了，可有的问题仍然是老大难。

通过学习有关现代管理学的知识，向老专家叨教，我们的认识逐步有所提高。对照现代管理学的原理，就几个主要问题来谈谈体会。

1  决策

为什么我们要选定编制《古今图书集成索引》，而且一干就是近二十年呢?回想起来，有客观和主观两方面的因素。

1981年，党中央根据陈云同志的建议，专门作出《关于整理我国古籍的指示》。极大鼓舞了刚从十年浩劫中余生的古籍整理工作者，全国各地掀起了整理古籍的热潮。当时我们在恩师沙少海教授的鼓励和中文系领导的支持下，也行动起来。经过一番考虑，决定给《古今图书集成》编制系统的索引。就邀请系资料室、校图书馆的同仁一起动手干起来。很快就编出了三大本油印本，共80万字。向全国省级和高校图书馆征订。随着编制索引工作的不断深入，对《古今图书集成》的认识也加深了，开始有新的发现。比如，在给每一部编码过程中，发现该书凡例中所列的总部数有误，少了8部。又如，反复翻阅中，悟出该书的分类特点，尤其是经纬交织的特点。这些得到专家们的肯定，也为编制索引奠定了基础。后来巴蜀书社选中我们的油印本，作为印刷本的基础，也就因为我们有所发现。

为了搞好印刷本，我们组织了8位教职员和20多名研究生、本科生，夜以继日地苦干，平日的课余、节假日都在加班加点。用手工办法，先后抄录了22万张卡片。又特地安排在南宁市内用照相排版，我们负责培训工人学会繁体字，包括全部校核以及挖改任务。足足忙了两年半，终于完成了275万字的编印任务。该版索引正式出版后，引起很大的反响，获得省部级的大奖。

1988年起我们转入电子版的制作。开头仅仅是利用计算机作为辅助工具，新编出艺文索引和部分引书索引。跟出版社联系用印刷本形式出版，可是被一再拖延。我们并未因此泄气，仍然坚持编下去。又不满足于把计算机作为编制印刷本索引的辅助工具，而设法直接制作索引数据库。光是采用的数据库管理系统，就升级了好几次，不断追赶电子技术的新发展。经过十年的苦苦追求和耐心等待，广西金海湾电子音像出版社经过多方论证，终于下决心出版电子版《古今图书集成》。我们组织了校内外18人的老中青、高中初档、多种学科联合攻关的学术队伍，还发动了70多名研究生、本科生，接纳了16名来校实习的职高生。经过上百人的大会战，在短短的一年半时间完成了任务，计有36个索引数据库，37万条记录，共1200万字。信息资料更为全面，检索渠道更为广泛，查询速度更为快捷。

照说经过16年的艰苦奋斗，可以结束这一马拉松式的科研工作了。但是，我们并未停下脚步，就此罢休。在赞扬声中主动找差距，认为该版仍有不足之处。由于赶着国庆50周年献礼，来不及把引书索引数据库收进去。引书索引数据库的记录达50多万条，是已出版37万条记录的一倍多。另外，为了适应大陆用户的需要，应该增加输入简化字可以查找繁体字原文的功能。因此，我们又决定从1.0版升到2.0版。中间因为经费不足，我们苦撑苦熬了一段时日，后来得到自治区领导的支持，度过了难关，坚持了下来。

现在回顾起来，当初的选题是恰当的，坚持20年不懈努力也是值得的。这一决策是群策群力的结果，是符合客观的需要和实际的。

2  组织

现代管理学指出，作出正确的决策后，需要组织力量去实施。在实际工作中我们体会到组织力量包括组织人力、财力、物力和营造氛围。

(1) 组织和培训人员

作为科研的课题组，首先是物色人才，建立起一支老中青、高中初档、多学科联合攻关的学术队伍。既要有熟悉文献学、目录学的索引专业人员，又要有掌握计算机技术的专门人才，还要有尽可能多的各方面学科的人才(我们就吸收了训诂学、方言学、图书馆学、中医文献学、渔业水产等方面的专业人才)。要有高中初档次的人员。高级人员切忌挂名，而应实实在在承担职责。除了筹划决策、解答疑难、审阅定稿，还有一项重要任务，就是培训中、初级人员。中级人员既要能独立工作，又能带徒弟，负责实际工作。初级人员也要有高度责任感，在高、中级人员的指导、帮助下，完成分配给自己的任务，并逐步提高水平。至于老中青结合，不仅在精力、经验上互补，而且涉及到培养接班人的重大问题。

对科研项目来说，人员的培训和提高，是至关重要的。凡是来参加工作的学生和新手，都要先培训后上岗。讲清工作的意义，教会必要的技能(上机的操作，掌握繁体字、异体字、旧字形，学会五笔型输入)，并对每一工序提出明确的要求。还要不断提高工作人员的素质。对留用的职高生，鼓励他们业余进修，有的读了电视大学专科，又升本科。对老先生也特地安排学习电脑，逐步从校对打印件到直接在屏幕上修改，实现编制工作的无纸化和数字化。

(2) 争取并管好资金

资金是开展科研工作的必要条件。前些年文科的科研经费少得可怜，索引经费更不容易申请。我们是靠艰苦努力，做出一定成绩来，才申请到经费，得到专门的拨款。有一段时间是靠自掏腰包度日。因而特别珍惜来之不易的经费。

我们的口号是“外争经费，内行节约”。1988年为了购置第一台电脑，到处游说、求情。有的领导从不理解你们文科干嘛要电脑，到感慨地说：“听你这么讲，如果我家有台电脑，都要送给你了。”出差的费用如果能在有关部门报销，就拿去报销，没有出差补贴也算了，更不要去考虑面子好不好看。只要能筹集到经费就行。在组内实行会计和出纳分立、严格报销手续。尽可能节省开支，减少耗费。针式打印机的色带用到颜色太浅才更换，非正式的打印一律用废纸反过来打。

时间就是金钱。我们特别注意把握好时间，充分利用好每一寸光阴。提高工作效率，腾出时间进行某些相关的项目，以筹集资金。例如，在编制索引中发现字形处理是个大问题，尤其是古籍索引遇到的繁体字、异体字、旧字形，我们不能不进行专题探讨。因此曾经领取并完成国家教委项目――古籍整理用大型电脑字库的字形研究和国家语委项目――新旧字形对照表，为了宣传国家通用语言文字法和规范汉字，编制了《多功能现代汉字辞典》和《现代汉字正字手册》(后者是应广西语委的要求，用了40个日日夜夜，在前者的基础上赶编、赶排、赶校出来的)。

(3) 管好用好设备

用电脑编制索引，需要的设备可不少。除了电脑，还要打印机、扫描仪、刻录机、复印机，等等。我们从一台8086机起家，到286、386、486、奔4都曾用过，而且用到不能再用了才不用。

目前我们的专用机房有16台电脑，只有4台稍好一点。其余不是自筹经费买的二手货，就是向学校设备处讨来的旧机子(先后11台)，是别的单位淘汰不用，我们作为终端凑合着用。建立起自己的小型区域网，互相调用和保存文件。

尽管设备陈旧，我们还是当作宝贝来用。派专人负责保管、维修。各种机子经常出故障，要反复维修或者东拼西凑，有段时间几乎天天有故障。正因为忙于修整，倒锻炼出维修能力。年轻人提高得很快，多学了许多本领；老先生对故障也见怪不怪，往往知道机子又出了什么老毛病。

为了防止病毒的入侵，只安排一台电脑上网，并经常杀毒。为了防盗、防火，把已经录入的长期、固定的信息刻成光盘保存起来，定期把近期录入的信息拷到外置硬盘上，放在别处。

(4) 营造良好的氛围

我们深深体会到，科研管理应该包括营造一个宽松的人际环境和浓厚的学术气氛。稿科研需要环境的安宁、心情的平静和学术的交流，要有积极向上、相互促进的动力。

在物质方面，我们的条件虽然简陋，资金严重不足，但是尽可能布置一个宁静、舒适的工作室。比如保证足够的空间、灯光、饮用水等。首先考虑第一线的工作条件，而不去设置什么“所长办公室”。有人来访或参观，就在四张拼起来的办公桌边上接待，没有什么大班桌、大班椅的，连沙发椅也没有。更重要的是，在精神方面，以人为本，极力营造和谐的气氛。尊老爱幼(指年青人)、相互帮助蔚然成风。每年的老人节都搞些活动，为长者祝寿。给年青人提供进修学习的时间、条件。逢年过节或完成阶段任务后进行聚餐、郊游或者外出旅游。

我们这里没有勾心斗角，没有尔虞我诈，有的只是如何共同把项目做好。工作中大家的心情都很舒畅。即使家中有难念的经、社会上有看不惯的事，到了工作室来，把门一关，什么烦恼都关到门外去，一心一意地干活。保持一片净土，乐在其中，其乐融融。

实行充分的学术民主，遇到技术难题一起商议，不局限于少数人。大家动脑筋，共同解决。有不同意见，都摆出来。一次定不下来，下次再议；初步方案行不通，可以推翻另定。不管职称高低，谁说得对，都按谁的意见办。有时会出现意见分歧，有所争议，而各抒己见，不伤和气。不是靠一个脑袋出主意，而是每个脑袋都在运作。我们解决不了的问题，也常向外寻求帮助。因此，我们度过许多技术难关。

3  控制

整个科研集体项目是一个系统，系统的动作必须由控制来保障。控制涉及到人力、财力、物力，其中最主要的是人员分工、制定标准、检查进度、评审效果等。控制的过程是通过信息的传递和反馈来进行的，我们使用电脑和人工并行的办法。

人员的分工和财物的分配，都事先经过讨论，作出具体安排，并输入电脑。使每一个人明确自己的任务，较大时段和每周都有安排。每周周一打印出来，由各人签字认可，记录在电脑中；各人还要在电脑的工作进度数据库中，填写上一周的实际工作进度。

资金的分配和使用也做有计划，由兼职的会计和出纳执行。经常来的工作人员安排专用的电脑，有的路远在家工作，则用自己的电脑。学生是利用课余时间来工作的，人数较多，无法配置固定的电脑。只能根据各人不同的课余时间，插花式地安排电脑座位(利用电脑技术来安排)。由于有小型的区域网，无论在哪一台电脑，都可以调出和储存自己工作需要用的文件。

实行目标管理，分工时每一道工序都有具体的要求，包括进度和质量。较为复杂的操作，还打印出操作细则和样条范例，人手一份。对学生和新手，采取面对面、手把手的办法教，关键或容易出错的地方反复提醒注意。

安排有专人(即调度员)负责检查各人的工作进度，平衡各工序的快慢，保证工序之间的衔接。同时，通过抽查和下一道工序检查上一道工序的办法，进行质量的督促。根据信息的传递和反馈检查各工序的进度和质量。

在进度和质量问题上，我们摸索到两条经验：要加快进度，不宜靠加班加点，而应该充分利用电脑技术，往往有些电脑的功能我们还未使用到，一经巧用，速度就会大大提高。要保证质量，关键的关键在于树立高质量观，处处想着如何提高质量，而不是马虎从事。为了保证质量，绞脑汁、出大汗而在所不惜，甚至推倒重来。

4  创新

创新本来是科研的基本要素。科研不同于教学、生产，教学主要是传授已知的知识，生产是严格按照规格制作产品，而科研则是探索未知，寻求新的规律。教学与科研、生产与科研之间有相互促进的关系，教学要不断吸取科研成果更新传授的知识，生产也要利用科研成果不断推出新产品。那么，科研更需要立足于创新，追求创新。

从《古今图书集成索引》来说，我们之所以能够坚持20年而不放弃，就是因为不断地创新。不断追求目标的创新、技术的创新、管理的创新。如果抱残守缺、因循守旧，仅仅停留在原有水平上，就不可能坚持这么久，也不可能得到各方面的支持。

目标创新：《古今图书集成索引》从油印本到印刷版，再到电子版，又由1.0版升级到2.0版，目标不断更新，内容不断充实。油印本只标出1934年中华书局线装本的册次、卷次、页码，内容只有总目录、经线索引(即部名索引)和图表索引，80万字。印刷版增加了1988年中华书局和巴蜀书社精装本的册次、卷次、页码、快码，内容增加了经纬目录、人物传记索引、职方典汇考索引、禽虫草木二典释名索引，共275万字。油印本和印刷版只能按四角号码检索，电子版则可以通过各种电脑输入法来检索。1.0电子版收有36个索引数据库，37万条记录，共1200万字。2.0电子版将增加到61个索引数据库，115万条记录，达2500万字。

技术创新：把手工操作更新为在电脑上操作，电脑的使用又从辅助编制索引到编制索引数据库。电脑技术也不断更新，从1989年起先后选用过Dbase、Foxbase、Foxpro、Delphi等数据库管理系统，还逐渐解决字库的选择、数据库结构的设计、有关程序的编写，等等。管理创新：从传统的、不自觉的管理模式到有意识地学习现代管理模式，逐步地提高。如前所述，不再重复。

5  领导

领导的重要性是不言而喻的。根据现代管理学，领导具有三方面的作用，一是指挥作用，二是协调作用，三是激励作用。

我们的理解，科研的领导者不是“官”，官场那一套在课题组里行不通。因为课题组大多是自由组合的，谁也不会买“官老爷”的账。领导者要起到这三种作用，必须具有德才兼备的素质。首先要有德，无德者或性格有缺陷的人，也许可以瞎指挥一通，但很难调动别人的积极性。己身之不正，何以正人?同时要有才，俗话说“主帅无能累死三军”，何况科研是探讨未知的奥秘，要有较强的能力带领大家去决策、组织、控制和创新。

我们认为领导不应是某一个人，而是一个群体。凡是骨干，都应该是领导或领导成员。因为指挥、协调和激励这三项作用，光靠一个人的力量是不够的，必须靠集体。当然领导可以分为高层领导和基层领导，层层分工领导。高层领导也是集体，不应是“一把手”说了算。基层领导不仅是执行者，也是重大决策和技术攻关的参与者，同样有发言权和表决权。只不过一般性问题没必要找一大批人来讨论、处理。

三

对照现代管理学的基本要求，我们还有许多差距，尚待今后努力赶上。首先，我们对现代管理学的认识还非常肤浅，只学到点皮毛。本文只是做一些尝试，力图边学边总结边提高，以便进一步推动今后的工作。其次，在人才培养方面，过去我们侧重在“双栖人才”(指兼通索引业务和电脑技术)，现在看来应该提“三栖人才”，增加熟悉现代管理学这一条。第三，有必要探索科研的管理学，找出科研管理的特点，解剖大量的个案，以便归纳其中共同的规律。

本文仅作为抛砖引玉，能引起重视管理问题并作进一步讨论，就算达到目的了。至于文中不当之处，请予批评指正。

林仲湘  广西大学中文系教授，中国索引学会副理事长。