・索引与数据库知识之窗・

专题索引编制法

竹  林

1  定义

专题索引是指以某一专题(较宽的主题)为收录文献范围的索引。专科索引和专业索引(以某一学科、某一专业为收录文献范围的索引)也常被混称为专题索引。

专题索引属于提供情报源的索引。

编制专题索引是图书馆和情报机构的一种重要服务形式。

2  选题

专题索引的选题范围极广，既可以针对任何研究课题、工作和学习的需要，提供参考文献；也可结合某项宣传普及内容，推荐阅读材料。

专题索引的选题来源，可以是针对服务对象的需要，主动选择(这类选题，往往要求较强的针对性和时效性)；也可以接受用户的委托，代为编制；或根据收藏中某些有特色的部分，进行编制。某些咨询服务，也是以专题索引的方式提供解答的。

专题索引一般只收录本单位的收藏或以收录本单位的收藏为主，故选题要根据本单位的收藏基础，此外还要根据人力和其他条件。

3  收录范围

专题索引中文献的收录范围，主要是依据专题内涵和实际需要而定，包括专题核心文献与相关文献。一般以期刊论文为主，图书为次，也可视需要收录其他类型的文献。如内部资料、非书资料等。可确定收录文献的时间、文种乃至地域等范围；规定只限于本单位收藏、某些单位的收藏或不限定收录文献范围。

收录文献要注意系统性、全面性和选择性。虽然专题索引一般以本单位的收藏为基础，但发现本单位的收藏有明显不足时，应尽量设法从其他途径予以增补，以扩大收录文献的覆盖面，提高其参考价值。

4  收录标准

每种专题索引，在收录文献时，一般都依据索引的性质或用户的需要，定出一个收录标准。

收录标准大致可分为研究资料、一般参考资料、推荐性资料、全部资料几种类型。

5  著录项目与格式

专题索引中期刊论文的著录，依据《检索刊物条目著录规则》(GB3793-83)，一般使用下列经简化的著者格式：

 题名/著者//刊名.―年，卷(期)，―所在页码

 图书的著录，依据《文献著录总则》(GB3792.1-83)，一般使用其简要级次，格式如下：

 题名/著者及著作方式.―出版地：出版者，出版年，页数. 

6  提要、文摘或注释

专题索引收藏的文献一般不作提要、文摘或注释。但如遇需要，也可以对部分文献作提要、文摘或注释，而且可以视各种文献的具体情况，选择文摘、提要或注释形式，不一定要求在一个索引中统一使用提要、文摘或注释。

7  款目排序与标引

文献款目的排序可视专题索引的性质采用分类法、主题字顺、著者顺序、时间顺序或按地区排列。

图书与论文可混排，也可分两个系列排。

收录文献较多的专题索引，除正文采用某种排列顺序(一般为分类顺序)外，还可采用其他需要的排列顺序作为索引，甚至可以采用多种索引。

7.1  分类体系

专题索引的正文按分类排列的比较常见。分类体系根据收录内容自拟，比较简略，一般仅一、二级，个别可分到三级。可按具体情况设置类目。

7.2  主题标引

采用主题法进行正文排序或做索引的专题索引虽不多，但其效果都比较好。要求质量高并收录文献较多的专题索引，最好在采用分类法排列索引正文之外，再采用主题法标引。

专题索引除个别检索期刊外，一般不采用叙词法，而采用不依据词表的自由标引法。可根据具体需要选用关键词自由标引或标题词自由标引。

7.3  深度标引

个别特别重要的专题索引可采用深度标引法，附加类似“群书索引”的内容索引。

8  专题索引的题名

专题索引的题名要能正确揭示该索引收录文献的范围，若能揭示其检索功能则更好。

9  使用说明

专题索引应有使用说明，其内容包括：(1)编制目的，服务对象；(2)收录文献范围和收录标准；(3)检索功能。

10  专题数据库

专题数据库实际上就是专题索引的数字化，其编制方法与专题索引基本相同，只是将文献著录项目变为字段，并增加一个检索程序而已。

专题数据库的一种特殊编制方法，就是可以从大型数据库中套录数据，然后加以审查和增补。