年鉴索引――年鉴信息资源深度开发的工具

沈美新  蒋  皓 管美凤

(《上海文化年鉴》编辑部  200031)

    摘  要  针对国内年鉴出版物索引编制比较薄弱这一情况，阐述了编制年鉴索引的重要性，并以《上海文化年鉴》索引编制为例，提出了扩大标引范围、增加标引深度、规范取词和利用计算机技术等编制索引时应注意的问题。

    关键词 索引  年鉴索引  《上海文化年鉴》  标引

    年鉴是一种资料密集型的工具书，它按年度出版，概述或反映某一地区、某一领域或某一专业的发展，记录该范围内的最新事实和最新成果，此外还汇集了大量有关的图片和统计图表。因而，在信息社会，年鉴是一种重要的信息资源。

索引是把图书中的各种信息单元作为标目，按一定的规则排序，并注明它在书中的页码，以供读者快速检索书中的内容，是揭示文献资料内容的工具。年鉴索引由于其提供的信息量比目录大，揭示文献内容的深度也广得多，其基本功能在于将读者直接指向信息资料的确切位置，能较好地满足读者“查全、查准、查快”的要求，因而是利用年鉴、开发年鉴信息资源的重要手段。

我国年鉴出版物中，索引的编制历来是一个较为薄弱的环节。据统计，目前国内出版的各类年鉴中，编制较为规范的书末索引的可能连20%都不到。有些全国性的大型综合性年鉴也不设索引；不少年鉴虽有索引，但编制却极其不规范，且索引规模小，标引深度低，这些都给日后年鉴信息资源的深度开发利用带来了缺憾。造成这种状况是因为一些年鉴编辑部门并不认为年鉴索引是读者查阅资料的方便捷径，以为只要通过目录就能查到所需资料。其实年鉴索引能对资料内容进行深一步揭示，尤其是内容丰富的条目往往含有多个主题，各条目标题并不能将内容全部表达。同时条目中的人物、事件，也能通过索引清晰地展示在读者面前，而仅靠目录是无法做到这一点的。年鉴索引从主题分析入手，比较接近常人的思考路径，便于读者查阅资料，读者可以很方便地找到同一主题在年鉴不同部类、不同条目的相关信息，有利于读者对这些信息进行深度开发。

《上海文化年鉴》自1987年创刊以来，至今出版18卷。已成为全面反映上海文化建设面貌，客观记录历年上海文化事业重大事件及文化领域新气象、新成果的大型权威工具书。我们是从2000年开始设置年鉴书末索引的，但开始索引做得比较简单，无论从取词、标引范围及索引深度等方面来看，都不很规范。最近，编辑部在讨论提高年鉴编辑质量时，专门探讨了编好年鉴索引的问题，认真学习了有关索引学的专著，学习了一些兄弟年鉴的长处，进一步认识到编好年鉴索引的重要性，并达成共识：目前仅是文献载体更换中的调整期，只要年鉴的纸质出版形式存在，认真规范地编制好书末索引仍是我们年鉴编辑工作的一项重要内容。此外，为了更方便读者从不同角度检索信息，我们还在以往主题分析索引的基础上，增加了人名索引，因为很多文化现象、文艺理论都是由著名的文化人物来引领的。人名索引编起来简单，读者使用起来也方便、快捷，实践证明，人名索引可以成为专业年鉴索引中的一个特色。

具体编制索引时，我们注意了以下几点：

1 扩大标引范围

    年鉴是一种史料性的工具书，其每一部分都具有极其重要的信息价值，而以往我们编制年鉴索引往往忽略了这一点，收录范围不够完整。主题分析索引与目录雷同，几乎是目录的另一种排列方式，不能深层次地揭示主题内容。此次新版年鉴编制索引时，我们注意扩大标引范围，除了正文以外，还将特载、专文，甚至图表也列入了索引范围。多年来，不断增加的图和表格，特别是内容丰富、设计精美的宣传彩页，已成为《上海文化年鉴》的一个特色，如果对这部分不作标引，很多重要内容无法查到。

2 增加标引的深度 

    过去我们编制索引时，主要从条目标题中抽取索引主题词，索引内容显得很肤浅，难免成为目录的翻版。此次，我们首先将条目或文章内的多个主题以及隐含主题或辅助主题进行深入分析，并从内容分析、各种专名等不同的角度抽取索引内容，以提供更细致、更丰富的有效信息，从而大大增加了索引标引的深度。如按标引深度＝索引款目数/条目总数的公式来粗略计算，已达到近2.5。《上海文化年鉴》有二十几个栏目，为了保证各栏目选词尽可能做到均衡，在编制索引时，我们还大致确定选词的“级别”，即根据条目内容的层次，或者条目内容，规定一个“深度”。

3 认真规范取词

    过去我们选取标引词往往简单地直接照搬年鉴条目名称，失去了标引的真正意义。此次改变了原来的做法，主要从正文中抽取标引词，再认真对抽取的标引词进行规范加工。主要从以下几方面着手：(1)标引词均应是单主题词。因此必须把一些多主题词拆成单主题词。如“业余教育与远程教育”是个多主题词，应分列成“业余教育”与“远程教育”两个单主题词，编入索引。(2)一些口语化或叙述体的标引词不应出现在标引中，如“上海档案目录中心建成开通”就不能作为标引词，应该选择“上海档案目录中心”作为标引词。(3) 改正了一些将范围限定词放在标引词之首的做法，如“第2届上海国际艺术节”，则改为“上海国际艺术节(第2届)”。对于某些限定词的删减应注意仔细推敲，不能因强调简明而影响其专指的性能。如“文化产业资源要素的合理配置”，若标引为“资源要素的合理配置”则含义太宽，此种情况下应保留原主题词。(4)对于一些不确定性的词，应设法删去如“对于”、“关于”等。(5) 遵从读者的检索习惯，主题词的中心词要尽量前置或使用被动式，避免使用动宾词组；主题词不带报道性内容和具体资料。如“开拓境外印刷业务”、“‘锦江之星’接管‘新亚之星’”等都不宜作为标引词。(6)注意选收反映新概念的主题词，如“城市景观体育”、“长三角大都市旅游圈”等。(7) 注意在重要栏目下设置二级目录，以增强索引的引荐作用。例如，《上海文化年鉴》在2003年度中华文学人物栏目下，就设置了“进步最快的作家”、“人气最旺的作家”、“最富争议的作家”、“最具潜质的青年作家”等下位栏目。体现了索引的科学结构，有利于读者对资料的合理利用。

取词注意了以上几个方面，就能确保编制出较为规范完整的索引，使年鉴作为一种资料性工具书体现出其现代性和完整性。

4 充分利用计算机技术

    这是加快索引编制速度的关键。利用计算机直接从排版文件中抽取标引词和页码项，并自动完成排序工作，大大提高了索引的编制质量和工作效率。

    经过以上工作，2004版《上海文化年鉴》书末索引面貌有了改观，不仅在原来主题分析索引基础上增加了人名索引，采用三栏编排，篇幅也从原来的12页扩展到18页，且提高了质量，相信一定能有助于读者查阅检索，促进对年鉴信息资源的深度开发。

沈美新  《上海文化年鉴》编辑部主任，副编审。

蒋  皓  《上海文化年鉴》编辑部副主任，副研究馆员。

管美凤  《上海文化年鉴》编辑部编辑，副研究馆员。