编制期刊年度主题索引和著者索引用的应用程序

张 琪 玉

(南京政治学院上海分院信息管理系  200433)

      摘  要  一种可用于编制期刊年度主题索引和著者索引，也可用于编制其他题录型索引的应用程序。

      关键词  年度索引  题录  主题索引  著者索引  索引应用程序

      下面的小程序可用于编制期刊年度主题索引和著者索引，使用很简单，速度也快，效果很好。缺点是UCDOS(内含WPS先前的版本)目前已少见(但市场仍有出售)，汉字dBASE-Ⅲ也较难觅。

        其实，该程序也可以一句不改地用WINDOWS下的MICROSOFT VISUAL FOXPRO运行，但运行起来不如象在dBASE下运行时那么顺畅。

1  文档设置

  1.1  索引原始文档

nn.dbf字段名t q y a b c d e f g h i j

长度60 2 4 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

    ［说明］  t    文献题名字段

q    期刊期号字段

y    文献起始页码字段(数字数据)

a～j主题(关键词)和著者名字段

  1.2  过渡文档

以下文档的字段名与nndbf相同，但字段次序不同：

    aa.dbfabcdefghijtqy

    bb.dbfbcdefghijatqy

    cc.dbfcdefghijabtqy

    dd.dbfdefghijabctqy

    ee.dbfefghijabcdtqy

    ff.dbffghijabcdetqy

    gg.dbfghijabcdeftqy

    hh.dbfhijabcdefgtqy

    ii.dbfijabcdefghtqy

    jj.dbfjabcdefghitqy

    aaa.dbf  与nn.dbf相同

    mm.dbf  与nn.dbf相同

  1.3  处理结果文档(主题索引和著者索引文档)

bbb.dbf  字段名  a   t   q  y

         长度    30  60  2  4

    ［说明］  a  主题(关键词)和著者名字段

              t  文献题名字段

              q  期刊期号字段

              y  文献起始页码字段(数字数据)

2.程序全文

  2.1  NDSYA.prg(主程序)

    use aa

    append from nn

    use bb

    append from nn    use cc

    append from nn

    use dd

    append from nn

    use ee

    append from nn

    use ff

    append from nn

    use gg

    append from nn

    use hh

    append from nn

    use ii

    append from nn

    use jj

    append from nn

    use bb

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    use cc

    copy to sdfrs sdf

    7use aa

    append from sdfrs sdf

    use dd

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs adf    use ee

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    use ff

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    use gg

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    use hh

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf    use ii

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    use jj

    copy to sdfrs sdf

    use aa

    append from sdfrs sdf

    sort to aaa on a,q,y

    use bbb

    append from aaa

    browse

    copy to ndsy.txt sdf

    use

    return

  2.2  NDSYB,prg(将文档删空程序)

    use nn

    copy to mm

    zap

    use aa

    zap

    use bb

    zap

    use cc

    zap

    use dd

    zap

    use ee

    zap

    use ff

    zap

    use gg

    zap

    use hh

    zap

    use ii

    zap

    use jj

    zap

    use aaa

    zap

    use bbb

    zap

    use

3  操作注意事项

    (1) 操作的主要步骤如下：

    ① 进入USDOS环境，打开汉字dBASE-Ⅲ软件；

    ② 打开nn.dbf文档，输入题名(t)、期号(q)、页码(y)、著者(a～j)数据；

    ③ 标引主题(关键词)(a～j，在著者后)；

    ④ 关闭nn.dbf文档，运行NDSYA.prg程序。

    (2) 须特别注意：输入数据时，著者名必须后退二个汉字，以便自动排序时将主题索引与著者索引区分开来。

    (3) 文献题名字段最多可容纳30个汉字，著者名字段最多可容纳13个汉字，若超过，容纳不下部分可用“…”表示。排版格式整理时可复原，也可不复原。著者若匿名，可用“□”表示，排版格式整理时应将其移至著者索引的尾部。

    (4) 期刊期号字段的数字属序数性质，故月刊要用01、02…11、12表示，才能正确排序。增刊若编入年度索引，则要用z或z1、z2等表示。

    (5) 文献起始页码字段因只能是数字数据，故封2、封3、封4要用9002、9003、9004表示。

    (6) 本程序的处理结果，自动生成一个数据库文件“bbb.dbf”和一个WPS文本格式文件“ndsy.txt”。

    (7) 两个处理结果文件均有大量在a字段空白的条目，应将其删去。

    (8) 为了达到排版要求，还需对ndsy.txt进行简单格式整理。

    (9) NDSYB.prg程序的功能是逐个删空全部文档。如果要保留以前的原始数据，则不要把nn.dbf删空(但为防止该文件数据被不慎删去，程序中在被删前还作了另存到mm.dbf的处理)。

    (10) 若要编制多年的累积索引，则需在所有文档中增加“n”年份字段。

    (11) 若要编制多种期刊的混合索引，则需在所有文档中增加“k”刊名字段。刊名字段可设置两个：“k1”字段为刊名代号字段，先填入；k2字段为刊名全文字段，用一由″repl all k2 with″(刊名)″for″代号″S｜ k1″替换程序句编的简单程序自动填入。替换程序句样例：repl all k2 with ″中国图书馆学报″for ″SSS″S｜k1(注：SSS为期刊代号)。该程序接到主程序之后可自动运行。

    (12) 文献的基本数据(包括文献题名、期号、页码、著者，不包括主题)也可用间接法输入，步骤如下：

    ① 在WPS下建立jbsj文件，按顺序输入文献题名、期号、页码、著者。其中：文献题名从第1列开始，期号从第61列开始，页码的最后一位与第66列对齐，著者名(最多6个)分别从71、101、131、161、191、221列开始；

    ② 用WPS的F-1功能，将jbsj文件格式转换成jbsj.txt文件格式；

    ③ 启动dBASE，打开nn文件，用appe from jbsj.txt sdf程序句读入基本数据，关闭nn文件；

    ④ 用append命令再次打开nn文件，填入文献主题或关键词，然后运行NDSY.prg程序。    (13) 用此程序编制年度索引，三分之二的工作量(录入文章题名、著者名、期号和页码)可由数据录入人员承担，三分之一的工作量(主题标引工作)则须由专业人员承担。

    (14) 此程序也可用于编制其他文献题录型索引。

    张琪玉  南京政治学院上海分院信息管理系教授，中国索引学会副理事长。