用索引法管理家庭剪报

余   晖

    报纸内容包罗万象，是我们获取各种信息的重要来源。当前订阅报纸的家庭已相当普遍。许多人常常把报纸上看到的对自己有用的消息和文章剪下来，放在一个抽屉里或贴在专门的本子上，以备日后需要时查阅。

当剪报资料日积月累保存了很多以后，要查起来就会发生困难。我们不妨用索引法来管理这些剪报资料，简便易行。具体方法如下：

  (1) 将剪报资料贴在一个杂志大小的本子上(也可直接贴在无用的杂志上)；为每一册剪报编一顺序号，再为每一册中的每篇剪报资料编一顺序号，如3-15，表示第3本的第15篇；再取一练习本，每一页编一汉语拼音字母；将剪报资料的主题内容用一个关键词(也可以用多个关键词)表示，例如一消息报道了国家食品药品监督管理局的新规定，所有药品零售店都必须在12月31日前达到24小时卖药的要求。并公布了上海中心城区4月1日起第一批率先24小时营业的药店名单(有地址和电话)，对这份剪报可用“药店，24小时营业”表示，连带剪报资料编号一并填入“Y”这一页(因为“药”字的拼音是ｙaｏ，其首字母是“Y”)。这样，以后要查关于药的资料，可到标有“Y”的那一页索引一查即得。

  (2) 如果你有电脑，可把索引存入电脑，在电脑中建一索引文件，把表示剪报资料主题内容的关键词和编码随时按拼音次序插入即可，如果你有时间，还可输入一些简要说明。

  (3) 如果你会使用数据库软件或其他有排序功能的软件，不妨为剪报资料建一个索引数据库，检索就更方便了。

  (4) 对于杂志上个别有用的资料，也可与剪报资料混在一起做索引。不必把杂志里的资料剪下，而只需把载有有用资料的杂志编一顺序号，杂志里文章所在的页码可用作资料编码。