各位领导、各位代表，同志们：

   中国索引学会第五届年会暨学术讨论会、第二次全国会员代表大会，今天在有“索引之乡”称号的南京市召开，这是我国索引工作者在新世纪的第一次聚会，也是本届理事会完成任务，进行新老交替的一次盛会。我代表学会理事会向大会做工作报告，请各位领导和代表审议。

我的报告分三个部分：

一、 更新观念，加快索引事业现代化、社会化步伐

我们学会是一个以公共系统、高等院校、新闻出版、科研单位等图书情报机构中从事文献信息工作为主的人员所组成的全国性学术社团。学会的任务是团结广大会员以经济建设为中心，促进索引理论研究，繁荣索引编辑出版，加强国内外学术交流，为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。本届理事会遵循学会“真诚、求实、开拓、奉献”的办会宗旨和会员活动准则，6年来做了一些工作，取得不少成绩，大致是：

(一) 调整、组建新工作班子，积极开展学会各项活动。

    1997年11月，本届理事会成立伊始，就着手调整、组建新工作班子，加强专业委员会工作，并就学会如何充分运用高科技手段，努力促使索引事业加快现代化、社会化步伐等问题进行各项专题研究，以适应新世纪索引事业发展要求。为此，学会曾多次组织学术报告会、研讨会，如1997年7月曾邀请上海市邮电管理局副局长兼总工程师张维华作信息化专题及访美见闻报告；1998年10月，我会与人民日报、解放军报联合举办“全国新闻数据库和报纸索引研讨会”；1999年6月，与中国图书馆学会、中国科技情报学会和空军政治学院联合主办“全国第三次情报检索语言发展方向研讨会”；2000年11月，请中国科学院上海文献情报中心原主任龚义台研究员作《网络图书馆的信息组织》报告；2001年4月，我会又与上海交通大学等联合主办“首届中文信息处理发展国际研讨会”。此外，学会主编《索引研究论丛》5辑，并与上海师大合编了《中国索引综录》一书，由卢正言主编，上海辞书出版社出版。还曾赴北京、西安、南京、杭州、宁波等地召开座谈会，听取对加强索引现代化和学会工作意见等。总之，通过广泛的学术与经验交流，我们开拓了见闻，逐步跟上现代高科技的时代步伐。这是本届理事会学术活动方面的一个较大收获，但这仅仅是开始，还只能说是迈出了一小步，相信今后一定会有更大的进步。生命在于运动。我们始终认为学会的生命在于活动。不开展活动，死水一潭，学会就失去了存在的价值，也就没有生命力和凝聚力了!可惜由于人力、财力等等限制，学会活动还有很大局限性，还不能尽如人意，满足全国广大会员的需求，这是十分遗憾的，只能寄希望于下届理事会，能逐步摆脱困境，开拓出学会工作新局面。

(二) “走出去，请进来”，加强国际合作与交流。

   当今我们正处于信息网络技术飞速发展的时代，而文献信息工作的发展状况与水平在相当程度上影响着人类社会科学研究的质量、效率和水平。掌握信息的数量、质量和速度，又直接关系到决策的正确性与及时性。在这个充满竞争的社会里，竞争力，归根结底是一个国家、民族和企业掌握信息、传播信息、利用信息和判断知识的能力。在信息社会、知识社会中，文献信息工作(当然也包括我们索引工作)正以人类从未想象过的速度提供着实际上是无限的信息资源，在满足全世界对信息的需要方面起着关键的作用，它定将不断扩展人们的思维和视野。所以，我们必须抓住这个机遇，不仅是热情地去迎接索引工作全面计算机化的时代，尽快把索引工作的重点转移到发展数据库上来，而更重要的是学习国外的先进经验，不断更新我们的思想观念，树立“信息是现代生产力的重要因素”和“网络是生命线和制高点”、“信息是市场发展的强大动力”等崭新的知识和信息的价值观。本届理事会工作的一个重要进展，就是与国外开展了较广泛的联系。我们觉得加强国际索引组织间的沟通和交流，借鉴国外先进技术和经验，在网络信息时代显得尤为重要。

   我们已经与美国、英国、澳大利亚、新西兰、加拿大、南非和日本等国的索引家组织或代表建立了联系，开展了合作与交流。这次应邀参加我们年会的日本福冈大学教授松浦 崇先生是一位很有成就的索引家，他编了不少我国古籍索引，这次他将为我们介绍日本索引工作情况。1999年在大连召开的第四届年会暨学术讨论会上，我们与澳大利亚索引家学会主席艾伦・沃克先生进行了较充分的交流，后来我作为学会国际代表的发言曾在英、美、澳大利亚、加拿大等国的刊物上发表或在他们的年会上全文宣读；接着在2001年4月，我国索引工作者代表团又首次走出国门，应邀参加了澳大利亚索引家学会等联合召开的国际研讨会，并且在该国首都堪培拉电台作了广播讲话，接受了新闻媒体的采访。而后，我们还接待了美国、日本等国索引界人士的来访，又连续接到英国、美国、加拿大和澳大利亚等国索引家组织要求参加他们国际研讨会的邀请，但由于经费限制未能应邀出席。然而通过这样“走出去，请进来”的广泛接触，我们大大开阔了眼界，增广了见闻；他们的不少宝贵经验，也确实值得我们借鉴和学习。半个多世纪以来，我国编制的各类索引为数不少，但大多停留在各自为政、分散经营和手工操作阶段，数据库技术也还需要不断更新和提高；索引研究更是十分薄弱的环节(迄今为止，索引专著很少，历届年会论文也不多，这次共收到50多篇，还算较多的)。因此，亟需积极开拓视野，加强索引学的学科建设，并努力学习国外先进经验。我国索引事业要持续发展，并适应新时期的需求，必须与国际接轨，走国际化的道路。

(三) 适应市场经济需要，促进索引信息化、社会化建设。

   在当前，索引的类型从一般书本式索引发展到更具信息时代特征的索引数据库，不仅方法日新月异，其功能也在不断扩展。但是作为一项成果(或产品)，最终都要进入市场，接受用户的检验和评价。因此，这里就存在两个问题：一是索引编纂选题如何迎合社会需要；一是索引成果如何及时得到广泛应用。两者都涉及到索引工作的效益问题。这在市场经济条件下是无法回避的，这就必须加强调查研究，大力促进索引信息化和社会化建设。本届理事会在这方面做了些工作，比如呼吁出版行政部门采取积极措施，重视图书索引编制，协助企业单位(如中国电信集团黄页信息公司、上海金脉信息技术有限公司等)开展科研合作或咨询服务，以及参与其他图书信息有关活动(如应邀主持大型古籍图书的首发式)，还有在经费困难情况下，力争坚持出版《中国索引》会刊，建立学会的索引网站等，甚至在“国际老年人年”(1999年)发起举办向敬老院赠书等公益活动。所有这些活动直接或间接地扩大了学会的社会影响，加强了索引信息化、社会化建设。

二、 坚持改革，积极探索学会工作新路向

   学会成立12年来，在工作实践中，我们逐步认识到，学会工作说到底大致可以归纳为三个方面：一是引导、策划，二是安排、组织，三是协调、服务。我国索引事业虽然起步较早，但长期来发展缓慢，许多专家认为关键在于缺乏一个全国性、有学术地位和影响的索引组织加以引导和推动。因此，中国索引学会成立伊始就责无旁贷地要担负起这一历史重任。对此，我们虽然没完全做好，但确是在朝这一方向努力的。12年来，我们先后举办了10多次各种类型的培训班、进修班，坚持不懈地致力于建设一支有相当水平和高素质的索引工作队伍，重视和加强人才的培养，同时提出在人才培养中强调两个观念的转变。一个是在继承传统的基础上，从传统中走出来，树立现代信息观念；另一个是从计划经济的旧模式中走出来，树立为市场经济服务的观念。这样，我们的思想就可以较前大大拓宽了，工作内容也更丰富了，工作方法也就更灵活了。因此，1999年9月在全国社会团体进行大规模清理整顿和重新登记时，我们学会被保留了下来，并且被原主管单位国家新闻出版署作了较高的评价，认为我们学会“是一个有活力、有影响的社会团体”；2001年12月，在庆祝学会成立10周年庆典时，我会新主管单位中共中央编译局也在“贺信”中肯定我会“为促进中国索引学研究和索引事业的发展作出了自己应有的贡献”。所有这些都是对我们今后工作的鞭策和鼓舞。但是，我们决不能满足现状，其实我们的工作与时代和广大会员的要求还有很大的距离。2002年3月，我们从全国理事征询意见的反馈中，就充分证明了这一点。今年初，我们将这些意见作了全面的归纳和整理，然后向学会领导班子和部分理事作了详细的传达，并进行逐项研究，以作为今后改进工作和修改《章程》的依据。例如这次换届改选，我们就充分考虑和吸取了大家意见，对候选人名单的提出进行多次反复研究；特别是首次探索了引进竞争机制，以加强学会工作的活力，一切服从于学会工作发展的需要。

   我们觉得作为一个全国性的学术社团，在坚持不懈地开展各种学术活动和培训教育的同时，更应不断完善学会自身建设。有人说学会是个松散组织，但要真正办成几件事，是决不能松松夸夸的。这样才能更进一步增强学会自身的活力，把全国会员和广大索引工作者团结在我们的周围。为此，在这次全国会员代表大会上，我们还将对学会《章程》作适当修改。

三、 继往开来，与时俱进，迎接索引事业的光辉明天

   本届理事会从1997年到今年已整整6年了，根据《章程》规定4年换届已经超期。这次大会的重要议程之一，就是进行换届改选，许多早期参加学会工作的老同志(包括本人)都将退下，充实新的力量，建立新的班子，从而使学会工作继续前进，并通过努力更上一个新的台阶。回顾本届理事会6年来的工作，有成绩，但也存在不少缺点和问题，主要表现在如下三个方面：

   一是学会活动的数量偏少，质量也有待提高。不少活动仅在上海举行，面向全国的不多，有显著局限性，难怪不少上海以外的会员有意见；还有不少理论问题或工作实践中产生的问题应及时组织会员开展讨论和交流，但由于经费和人力关系，也往往“一动不如一静”地拖掉了，而没有千方百计想办法解决，主观上存在消极、松夸情绪，这在本届理事会工作后期显得尤为突出。这是值得注意的一条经验教训。只有通过不断地解决实际问题，树立新的观念，才能使学会工作富有朝气地加快前进的步伐。

   二是缺乏开拓进取精神。本届理事会设立4个专业委员会，还在各省、市成立联络处、站等三级网络作为学会的派出机构，但真正能有效地开展工作的为数不多，有的实际上是徒有其名，形同虚设。这里当然有各种主客观原因，也确有实际困难。但学会领导层没有及时研究，从而有针对性地开展工作，解决问题，以致使本来能全面推动学会工作的两个轮子：专业委员会和派出机构工作没有能够正常而有力地运转。这是本届理事会工作的一个很大的缺憾。

   三是学会领导班子几乎全是兼职，平时本身工作较忙，无暇顾及学会，学会工作往往受到排挤，加上经费缺乏，工作效率不高等原因，许多问题未能及时研究改进，给学会工作带来损失。今后学会主要工作人员不能挂名而不干事，而应实实在在承担职责。

   鉴于上述问题，现提出几点改进建议，供新一届理事会工作参考：

(1) 争取建立专职工作班子(最好两人以上)，主要负责人应有较充裕时间关注学会工作，健全工作和会议制度。提高工作效率，及时研究解决各类问题。要继续引进和确立竞争机制，如条件许可还应适当增强激励机制(目前多为义务工作制)。

(2) 加强专业委员会和各地派出机构(联络处、站)，切实解决他们工作中存在的困难和问题，帮助他们有效地开展工作。

(3) 开展各种有偿服务，积极探索“以会养会”的新路子。

(4) 坚持出版《中国索引》会刊，巩固和加强学会网站，并争取在较短时期内将会刊转为正式期刊，以加强与国外和各系统间的联系和交流。

(5) 继续开展国际交流，力求在信息技术等各方面达到与国际接轨水平。

   同志们，在本届理事会工作即将结束、新一届理事会将要诞生这一新老交替的时刻，我代表学会向6年来关心和支持本届理事会工作的各位领导、各位顾问和全体会员(包括团体会员单位)表示衷心的感谢；这里我本人也要向在我主持中国索引学会(包括它的前身中国索引学社)工作15年来各方面的关心和支持，表示深深的谢意；还要向从学会成立至今为学会作出贡献的原挂靠单位――华东师大表示真诚的感谢；向为召开这次大会而辛勤操作和劳动的金陵图书馆以及会务工作同志致谢。

同志们，让我们团结一致，为共同开创索引事业更光辉的明天而继续努力。我的报告完了，请各位代表审议。谢谢!

――在中国索引学会第二次全国会员代表大会上的工作报告

中国索引学会常务副理事长  葛 永 庆

(2003年11月12日  南京)