1 年鉴索引编纂中存在的十大问题
作为工具书的重要形式，年鉴在我国的编辑出版处于蓬勃发展时期，目前总数已突破1500种。年鉴越来越多，内容质量和外在形式也越来越好，但毋庸置疑，我国年鉴在编纂卷后索引方面，目前还存在着较多问题。首当其冲的问题就是大多数年鉴没有编纂索引，这反映出编辑出版者尚未真正认识到索引的重要性，再加上缺乏编纂索引的客观条件，于是造成了众多年鉴在没有卷后索引的情况下，就匆匆出版发行了。
据1989年有关人士对国内100余种年鉴的调查统计，当时综合性年鉴只有《中国百科年鉴》编纂索引，专业性年鉴只有《中国药物年鉴》、《中国出版年鉴》等编纂有索引，编纂卷后索引的地方性年鉴才不过5家。总体估算起来，年鉴编纂索引的比例大约只占年鉴总数的5～7%。
10多年后，年鉴事业蓬勃发展，但索引的编纂依然没有多大起色。新出版的年鉴不编索引已成为普遍现象，致使编纂索引的年鉴占年鉴总数的比例，下降到5%以下，形成不升反降的局面。目前已经编纂了索引的年鉴，同样存在着诸多问题，如索引编纂人员少，编纂水平低，编纂技术落后等等，归纳起来主要体现在下列10个方面。
1.1 索引种类单一。基本上都是以内容分析为特征的主题索引统领着年鉴索引这片江山，而各种专名索引编纂得很少，累积索引更是寥寥无几。本来专名索引编起来既简单又省时，读者使用起来也方便、快捷，很适合那些内容比较单一的专科性年鉴，如人名索引、地名索引、机构索引等等。但实际情况是，简单的索引不去编，复杂的索引又编不好，成为国内年鉴索引编纂上的一大主流方向。
1.2 索引的标引范围广度不够。由于年鉴出版者对目录和索引的关系认识不清，以为索引跟目录一样，篇幅可长可短，于是人为地压缩索引篇幅，限制索引标引范围的事例比比皆是。还有的年鉴为节省印刷费用，追求整数印张，给索引篇幅规定强制性的页码数量，超过部分必须砍掉，使得索引编纂陷入被动局面，也必然影响到索引标引范围的广度。以上只是年鉴编辑部的问题，而具体编纂时出现的问题，则主要集中在索引范围限定偏窄，一些栏目人为地规定不去进行标引，使得这些栏目的主题内容从索引途径根本就查不到，成为检索的“死角”，也降低了索引的功能。譬如，名为综合性的内容分析索引，但很多年鉴规定对图片、表格、统计资料、广告、附录等栏目内容不作索引，而且似乎有推而广之，渐成风气之势。甚至有的索引连最应该进行主题分析的专文、特载、重要文献、报告、综述、概况等内容，也统统忽略不计，只挑那些好做的条目内容进行标引。以上做法直接导致了索引的标引范围度过窄，索引量偏小，索引质量因此也要大打折扣。
1.3 索引缺乏深度。索引的标引深度=索引款目数/条目总数。按此公式抽查几部年鉴索引，计算后得出：《北京大学年鉴》1999年卷索引深度约为5.16，《中国出版年鉴》1993年卷索引深度约为2.87，《哈尔滨年鉴》1992年卷索引深度约为1.80，《广州年鉴》1993年卷索引深度约为0.63。以上是国内编纂质量较高的年鉴索引，其索引深度最大的是《北京大学年鉴》，平均每个年鉴条目的内容可以通过5个以上索引词进行查找；而索引深度最小的《广州年鉴》还做不到一个条目对应一个索引点。目前标引深度指标偏低的年鉴索引呈现普遍现象。对以上实测数据反映的问题追根溯源，就会发现很多号称是用内容分析法编纂的主题索引，其实对正文中的多个主题、隐含主题缺乏深入分析，也很少抽取条目标题以外的索引词，索引深度只能漂浮在年鉴条目这一层面上。例如，年鉴收录了一篇很重要的文章，而索引只列出了文章标题和作者，却对文章中几十上百的主题内容不进行标引，这对读者来说检索深度是远远不够的。
1.4 索引翻版目录现象严重。目前仍有个别年鉴编辑部采取把年鉴前面的整个目录重新排序，然后充当索引的做法。殊不知，索引有着一套科学的理论和复杂的编纂方法，如果将目录搬家后再次排序就能成为索引，岂不所有年鉴的索引编纂问题便可迎刃而解了吗?另一方面，有些索引编纂者在编索引时，只从目录中抽取索引词，年鉴正文中的主题一律不予考虑，尽管抽取的主题词正确无误，索引形式也符合年鉴要求，但索引深度、索引广度均有欠缺，还会导致索引篇幅和目录等量齐观的情况出现。这是一种变相的翻版目录行为，同样会造成索引检索效果的明显下降。
1.5 主题标引粗糙。主题标引是控制索引质量的关键，但由于索引编纂人员的专业素质不达标，致使标引问题重重。具体表现有索引词选取不合规范，很多时候索引词直接照搬年鉴条目名称，而不去年鉴正文中抽取索引词。对抽取的词语不进行加工规范，错误很多，用词口语化或使用叙述体，形成不了规范的检索入口词。或者照葫芦画瓢，将目录标题直接转化为索引标目，失去了标引的真正意义。在年鉴界还出现过编辑部自己撰稿、内部使用的《年鉴工作手册》，对索引的理解和主题标引举例都存在根本性错误，误导了使用者，也造成索引质量无法保证。如某“手册”中对索引词的举例有：分局安全工作、分局运输生产等，误将范围性限定词放在索引词之首，不仅缺乏规范，还会造成索引款目排序后的位置错误。
1.6 索引编排不规范。索引编排非常讲究版式结构，不同的字形、字号、缩格等编排方式，都有其特殊的含义，编排不当就会产生歧义和误解。一些索引对款目中的多音字、重音字没有甄别出来，导致索引款目的排序错误。还有的索引在款目排序时违反规定或通行惯例，排序依据前后不统一，违反了“一元性”原则，使读者难于理解。如某年鉴索引的一级款目按汉语拼音排序，二级款目却改为按主题所在页码排列，也违反了科学编排的原则。
中药炮制 37a
雄黄的炮制 37a
何首乌的炮制 37a
侧叶柏的炮制 37b
1.7 参照系统薄弱。国内年鉴索引很少使用全面性的参照系统，大都采用只有一个标目级次的简式索引，这样“互见”自然不会出现，“参见”也很少，“见”就更无从谈起了。参照系统是索引编纂过程中的一种技术手段，是增加索引科学性、逻辑性、易用性的一种表现形式，也是让读者扩大检索范围的具体举措。可惜目前年鉴索引的编纂技术比较落后，加之对参照的理解不够，致使参照系统不是没有，就是不全面，很难起到它的应有作用。譬如一些在年鉴中出现次数很多的主题词，索引中却只列出一两个页码项，足见“参见”的全面性不够，也折射出索引的标引深度不足。对索引词不按照上下、隶属、总分关系分清级次，只设一级标目，则“互见”参照就成了无源之水、无本之本。要增加“互见”就必须对索引进行改造，编纂更为先进的、款目分级的复式索引。
1.8 索引编纂人员奇缺。这一点很多年鉴编辑部都有切身感受，本想编纂索引，提高年鉴质量，但是专门引进索引编纂人员没有人事指标，也不现实；自己编纂索引难度太大，一时也学不会；培养自己的索引编纂人员，走出去系统学习一是没有时间，二是缺乏必要的经费；而委托专门机构或人员代编，往往又无路可寻，于是索引成为很多年鉴的一块“心病”。目前情况下，准备编纂索引的年鉴一定要坚决地走出去，参加相关培训，掌握编纂技术，自力更生地完成索引编纂；或者广泛联系，寻找合适的索引编纂人员，帮助完成索引编纂任务。
1.9 索引理论和方法难于普及。无庸讳言，索引理论和编纂方法较为专深，在大学课程里也是很难学的一门专业课。中文是表意文字，主题分析起来很困难，利用计算机辅助编纂索引的技术也没有多少人能掌握，加之索引编纂费时费力，获得的稿酬又太低，导致从事索引理论研究的人稀少，索引编纂的积极性不高。这也许形成了一个怪圈，索引编纂难度大，编纂工作认知度低，获得的报酬又少，使得索引理论少人研究，索引编纂方法自然很难普及。在年鉴界举办的研讨班中，有时也包括索引编纂的培训内容，但时间太短，内容艰深，发挥的作用不甚理想，因此说索引理论和索引编纂方法的普及仍然是任重而道远。
1.10 现代索引编纂技术未能充分利用。随着计算机等现代技术的普及，索引编纂也可以利用计算机来完成自动排序、辅助抽词等具体工作，甚至还出现了编纂索引的专业软件，能够直接从排版文件中抽取索引词和页码项，大大提高了索引的编纂质量和工作效率。但是由于索引理论和编纂方法尚未全面普及，在索引的基础知识都不甚了解的情况下，利用计算机来辅助编纂索引自然受到了很大制约。同时，利用现代索引编纂技术仍然需要较大开支，如购买索引编纂软件，配备较好的计算机设备等，这些也多少影响了现代索引编纂技术的普及和利用。
2 索引编纂滞后的症结分析
从以上分析我们可以肯定地说，年鉴索引编纂的现状是不能令人满意的，它大大落后于年鉴的编辑出版工作，也影响了年鉴本身的使用，以及年鉴信息的开发。但问题不能一概而论，国内索引编纂好的年鉴也有不少，像《中华人民共和国年鉴》、《北京大学年鉴》、《中国法律年鉴》、《中国铁道年鉴》、《郑州铁路局年鉴》等卷后索引，不仅索引质量高，而且采用计算机进行辅助编纂，使索引质量与效率得到完美结合，很值得其他年鉴学习借鉴。
通过调查了解，笔者认为，我国年鉴索引编纂滞后的症结主要有五点：
一是认识层面上的问题。年鉴工作者要正确认识和看待索引的作用，及其编纂索引的必要性。那种认为索引可有可无的错误理解，应该从年鉴工作者的脑子里清除出去，要把索引编纂纳入到年鉴编辑出版的正常工作范围之内。认识正确了，索引编纂再难，困难再多，也是可以逐渐克服的。
二是出版时间上的冲突。年鉴追究时效性，力争早出版的确是件好事，但编纂索引一般要等到稿件终校完成后才能进行，时间上的冲突使得年鉴决策者往往是赶出版而放弃索引。但是，年鉴编得再好，也是为了让读者使用的，索引恰好可以帮助读者更好地检索和利用年鉴信息，为什么不把索引编完了再去印刷呢?如果为读者着想，那抢出来的一周到10天时间，就不会有多大意义了。
三是经费上的考虑。索引自己编纂要计算工作量。请专家代编要付给编纂费用，这笔一两千元的开支从哪里出，也是一些年鉴编辑部头疼的事情。试想，编目录所发生的费用可以顺利解决，到编索引时怎么就成了问题呢?根本上还是很多人把编纂索引划在年鉴编辑工作之外，认为索引是超支花钱的“多余”部分。可整部年鉴编出来是为了用的，作为年鉴工作者辛辛苦苦编出来的内容不被读者所知，就是因为缺乏完整的检索系统，查不到所需的信息，最后导致使读者不再购买和使用年鉴。这笔经济帐算下来是赚是赔，还请年鉴工作者三思。
四是编纂技术方面的困难。这个问题如果算作一个症结，那么解决起来也很简单。决定独立自主、自力更生编纂索引就要不惜气力，把编索引的真本领学到手。尽管很难很苦，但上百万字的年鉴都能编出来，再加把劲把每年几万字的索引攻下来，应该不算什么大问题。如果决定委托索引专家代为编纂年鉴索引，这些技术方面的问题也就不存在了，只要了解索引的基本原理，付给索引专家合理的费用，拿到索引时认真检查核对，那么任务和问题就留给索引专家去承担了。
五是与编纂人员的合作关系。委托索引专家或者专门机构来代编索引，会面临两个问题需要解决。第一是寻找合适的索引编纂专家，既要保证索引质量，又要收费合理。目前能找到稳定而愉快的合作者确实比较难，现在北京地区有这样的索引专家可以为年鉴编纂索引，不妨前去联系。第二是索引编纂中的具体合作，须按照索引编纂的特殊要求，预留出足够的编纂时间，并提供完整的年鉴定稿，稿件出现问题时还要一起来迅速解决。这些看起来很繁琐，但经过年鉴工作者和索引专家的不懈努力，所有问题都将在合作中得到解决，年鉴索引的编纂也会越来越顺利。
3 解决索引编纂问题的有效方案
通过剖析年鉴索引编纂存在的问题，到探讨造成这些问题的症结，我们可以清晰地看到解决以上问题的途径抑或是有效方案。这也很简单，把年鉴索引编纂问题以及构成问题的症结总结归纳出来，采取对症下药的策略，于是就形成了下列途径或方案：
3.1 学习与培训。既然决定编纂自己的年鉴索引，就必须了解和掌握一定的索引理论和索引编纂技术。实践证明，参加年鉴的短期研讨班，可以学到索引的基本知识，但要真正掌握索引编纂技术，还应当进行专门培训，需要到大学进修相关课程，或者参加专题性的索引编纂学习班，把以主题标引为主的索引编纂方法真正学到手。另一个变通办法是，请索引专家到年鉴编辑部授课，个别辅导，学习效果可能会更理想。
3.2 购置必要的软件。如果年鉴编辑部已经使用了计算机、打印机等设备，可以不必再单独购买设备，重点是考虑软件的购置问题。国内有关机构已经研制出辅助编纂索引的软件如“索引之星”等，可以直接打开排版文件(即方正、华光、维思、飞腾、PS等排版文件)，并进行抽词标引，还会将页码自动跳转到索引标目之中，大大提高了索引编纂质量和效率。只要学习并掌握了主题标引技术，再充分利用索引软件，就能够顺利地编纂出合格的年鉴索引。
3.3 保障索引编纂时间和费用。如前所述，索引编纂时间和费用支出，是制约年鉴索引的两大顽症。如果年鉴工作者认识到索引的重要性，并预留出索引编纂的时间，保障一定的费用支出，那么解决索引问题就不是什么难事了。具体地讲，每次在年鉴印刷之前，预留出一周左右的时间来编纂索引，或者在稿件核红阶段，一边编纂索引，一边终校稿件，都可以解决时间问题。至于索引费用，只要第一次编纂索引时进行合理支出，接下来作为每年的编辑费用照章办事，并形成惯例，这点费用也就不成其为问题了，进而索引编纂也会纳入正常的年鉴编辑工作之列。
3.4 自己编纂索引。年鉴编辑部自己动手编纂索引首先要确定具体的编纂人员，进行必要的学习和培训；其次是拿到年鉴定稿后，进行主题标引，并将标引结果连同页码项，录入为一个单独的索引文件；第三要对索引文件进行细致校对，发现问题及时更正；第四是索引排序，既可以手工完成，也可以借助计算机自动排序；第五是索引的校对和反查，此环节对保证索引质量是必不可少的工作，主要是对照索引词和页码项来检索年鉴正文，看是否出现不相吻合的错误。第六是索引收尾工作，包括编写使用说明、添加大类标识、打印索引全文、拷贝磁盘、并入年鉴正文、排版校对等等。自己编纂索引的确很复杂，但只要坚持下来，就会逐渐熟练。
3.5 索引委托编纂。鉴于索引编纂困难和人员缺乏，许多年鉴采取了委托索引专家代为编纂的变通做法，并收到了很好的效果，可以说，这也是目前解决年鉴索引编纂问题的最佳方案。专家代编能够保证索引质量，编辑部还可以进行时间和经费控制，节省自己的人员培训费用以及设备和消耗品支出，省出时间和精力专注于年鉴的编辑工作，可谓一举多得。目前北京地区就有专门的年鉴索引编纂专家和机构，一些在北京出版的年鉴像《中华人民共和国年鉴》、《中国检察年鉴》、《北京工业年鉴》等，就是由他们代为编纂的。甚至远在内蒙古的《内蒙古年鉴》、湖北襄樊的《中铁第十一工程局年鉴》、黑龙江的《哈尔滨铁路局年鉴》等，也专程委托他们来编纂卷后索引。这样做既规范了年鉴的检索系统，也提高了年鉴的利用价值，很值得提倡。总之，还没有编纂索引的年鉴，应当尽早行动起来，通过自编或委托代编的形式，彻底解决年鉴索引问题。
参考文献
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5 王建华.年鉴索引与规范化问题.年鉴工作与研究，1992(3-4)：117～125
王彦祥 副教授，北京印刷学院出版系编辑出版教研室主任，中国索引学会会员。
已发表学术著作5部，研制“索引之星”等专业软件，编纂索引300余部，现常年负责20余种年鉴的卷后索引编纂工作。(Email:wyx1005@263.net)
(北京印刷学院出版系 102600)
