1 编制原由

   《全国报刊简明目录》(以下简称《目录》)是由江苏省报刊发行局编印的一本供人们订阅报刊使用的目录。每年发行一本，分为报纸和期刊两个部分，涵盖了全国各地几千种的报刊情况。这本《目录》是按照发行地区进行分类的，通过邮发代号查找刊名和价格，使用起来极其不方便。在查找某一报刊时，如果只记住刊名和发行地，而不知道它的代号，在这儿千条款目中是很难找到的，如：北京地区的期刊就有近两千种，要把这么多的款目都浏览一遍才能找出自己所需要的那个，大大降低了检索效率，万一记错了就会搞混。此外，如果只想订阅某一方面的报刊，如经济类报刊，查找起来就更麻烦了，需要把这几千条的款目全都浏览一遍，挑出相关款目，费时费力。因此，本人认为很有必要为这本《目录》编制一个题名的关键词索引，加在《目录》之后，方便人们进行查找，提高检索效率。

2 结构

   鉴于报刊名称都比较短小、主题表达也比较明确，因此可以直接抽取其关键词编制这个索引。如《中国金融》可以抽取“金融”一词作为索引的标目。在选择关键词时，对一些没有检索意义的词就没必要把它作为标目词了。对于那种可以抽取两个或两个以上关键词的报刊名，应分别予以标出，如《环境化学》应该既标出“环境”，又标出“化学”。

报刊的刊期可以在索引款目的后面用圆括号括起来简明加以注释。如(月)、(日)、(季)等。

索引款目中只需指明邮发代号，省略掉单价、年价，因为我们的目的是为了找到所需报刊的代号，通过代号就可以在《目录》查找出它的价格情况。

3 编制方法

   编制此索引时，可以采用计算机进行辅助编制，即在人工的参与下，用计算机对刊名进行标引，然后把其他事务性工作都交给计算机来完成，节省人力物力，提高工作效率。

在对标目进行排序时，应按照逐字母的排序方法编排。对同一标目下的各条款目也按照逐字母顺序排序，相同的刊名按照代号排序，这样符合中国人的查找习惯，有利于提高检索效率。

   索引款目的版面设计要求清晰、易读、易查，并且具有较高的密度。在设计版面时，应采用题外关键词索引，使用方便，易查找，并且为索引在每部分的开头自动添加一个字母作为助检标志，便于检索。索引的字体宜采用宋体，字号采用小五号字体，使用紧凑格式，行间不留行间距，使版面密度达到最大，每页分为3栏，则一栏能排55行左右，这样一页就能排下160多行。依照2003年版的《目录》看，报纸部分和杂志部分共有近8000条款目，在编制索引时将这两部分混排在一起，算上一部分刊名较长会产生折行以及同一款目在多个标目之下，则此索引需50页左右。若从降低成本考虑，由于报纸部分款目较少，查找起来相对容易，可以考虑不对这部分编制索引，只对杂志部分进行编制，可以减少部分篇幅。

4 使用方法

   索引编制完成后，人们就不必再为查找某一报刊而把这本厚厚的《目录》从头翻到尾了，也不必再记住那些麻烦的代号了，只要知道刊名或其中的关键词就可以很快地从索引中找到所需报刊的代号，通过代号再到前面的《目录》里查找报刊的价格情况，使用起来极其方便。

为了压缩索引的篇幅，在编制时对地名和报刊类型就不把它们作为标目词了，检索时不要从这两个方面进行查找。

   所有报刊的代号都是以“地区代号―序号”这种形式出现的，地区代码为单数的代表是报纸，地区代码为双数的代表是期刊，使用者可以从代码中进行分辨。

5 样例

 报刊名关键词索引

        A     

安全

 安全与环境学报(双)2-770

 计算机安全(月)82-27

 信息安全与通信保密(月)

62-208        

 信息网络安全(月)4-688

┊      H     

环境

 安全与环境学报(双)2-770

 环境与发展报(周)33-41

 环境与健康杂志(双)18-78

 农业环境与发展(双)6-40

┊     

          J     

教育

 教育科学研究(月)2-769

 人民教育(半)2-5

 少年素质教育报(周)17-52

 外国教育研究(月)12-102

┊     

经济

 农村经济与技术(月)66-24

 市场经济研究(双)74-28

 四川经济日报(日)61-6

 知识经济(月)78-94

┊     

计算机

 计算机安全(月)82-27

 计算机研究与发展(月)2-654

 计算机与网络(半)18-210

 学生计算机世界(周)3-36

┊      Y     

┊     

音乐

 北方音乐(双)14-98

 儿童音乐(月)2-261

 人民音乐(月)2-6

 音乐爱好者(月)4-307

赵 妍  ，女，南京农业大学信息管理系00级本科生

(南京农业大学信息管理系  210095)